Abrechnung 2.9.2 (Auszahlung)

Aus InfoAgent Dokumentation
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Auszahlung


Führt man innerhalb der Abrechnung einen Klick auf die Schaltfläche Auszahlung durch, dann wird zunächst der Bereich Konten- und Auszahlungsübersicht dargestellt. In diesem sind alle Datensätze mit den Provisionen enthalten, die an die Vermittler gezahlt werden können. In der Maske ist eine Auswahl der Währung und der Vermittler (Aktiv / Alle) per Menü möglich.


Auszahlungsliste der Provisionen















Auszahlung2.PNG

Auszahlungen


Mit einem Klick auf „Auszahlung“ wird der entsprechende Assistent geöffnet. Dieser ist in die Abschnitte "Auszahlungsliste", "Auszahlungsdetails" und "Auszahlungsart" unterteilt. Über diese drei Bereiche ist es dann möglich verschiedene Details für die Auszahlung der Vermittlerprovision festzulegen. In der "Auszahlungsliste" lassen sich alle die für einen Vermittler zur Verfügung stehenden Provisionen als Datensatz zur Auszahlung hinterlegen. Bei den "Auszahlungsdetails" wird u. a. der Verwendungszweck eingetragen sowie die Bankverbindungen für Agentur und Vermittler gewählt. Außerdem ist unter "Auszahlungsart" per Radio - Button die Auszahlungsart wie Barauszahlung, Auszahlung per DTA oder per Überweisung zu wählen.


Auszahlungsmaske


Über Button Neu.png erstellt man einen neuen Datensatz für die Auszahlungsliste. Im Detailbereich werden der entsprechende Betrag, die Fälligkeit und die Bankverbindungen (Agentur und Vermittler) hinzugefügt. Der voreingestellte Verwendungszweck sollte durch einen aussagekräftigen Namen ersetzt werden, um die Buchung später besser zuordnen zu können.
Diese Abbildung enthält die Maske des Auszahlungsassistenten mit den einzelnem Bereichen.

In die Eingabezeile bei Verwendungszweck ist eine aussagekräftige Bezeichnung einzutragen. Diese entspricht dem späteren Buchungstext und hilft die Buchung besser zu identifizieren. Danach wird noch die Auszahlungsart für Provision festgelegt. Hier ist per Radio – Button zwischen "Scheck", "Bar", "Überweisung" oder "DTA" zu wählen. "Keine" als Option ist ebenfalls möglich.












Kontoauswahl Vermittler

Weiterhin sind die Bankverbindungen sowohl für die Agentur als auch den Vermittler für die Buchung auszuwählen. Mit einem Klick auf den Auswahl-Button öffnet sich die entsprechende Maske, in der per Doppelklick die gewünschte Bankverbindung ausgewählt und übernommen wird. Ggf. besteht vorher über die Schaltfläche Button Bank Neu.png die Möglichkeit die Kontaktverwaltung aufzurufen, um dort im Register "Bank" eine zusätzliche Bankverbindung zu hinterlegen. Die Auswahl der Bankverbindung bei der Agentur ist identisch zur Auswahl beim Vermittler, einschließlich der Neuanlage.





komplette Auszahlungsmaske


Wird in der Auszahlungsliste ein selektierter Datensatz über Button Loeschen.png entfernt, dann erfolgt dadurch eine Rückübertragung in die Konten- und Auszahlungsübersicht. Ist die Eingabe der Daten in die Maske abgeschlossen, wird der Datensatz mit Button Uebernehmen1.png in die Auszahlungsliste übernommen. Danach schließt man das Fenster über das Icon Button-Close.png oder dem Button Button Schliessen.png, um mit der Durchführung der Auszahlung(en) fortfahren zu können. Das Fenster des Assistenten schließt sich und es ist wieder die Auszahlungsübersicht aktiv. Darin ist jetzt in der Spalte "Auszahlungsbetrag" ein entsprechender Wert eingetragen und die bis dahin deaktivierte Schaltfläche Button Zahlungen durchfuehren.png ist aktiv.
















Zahlungen durchführen


Nachdem im Bereich Auszahlungen alle notwendigen Eingaben und Vorbereitungen durchgeführt wurden, wird in diesem Abschnitt beschrieben, wie die Zahlungen durchgeführt werden. Über den Button Button Zahlungen durchfuehren.png wird der Auszahlungsassistent mit dem Schritt 1 gestartet.

Dieser ist dreigeteilt. Unter "Anstehende Auszahlungen" sind alle zur Verfügung stehenden Zahlungen der einzelnen Kategorien aufgelistet (siehe Abb.). Im Bereich "Auszahlungen durchführen für" legt man per Radio – Button fest, für welche Kategorie der Betrag auszuzahlen ist. Unter "Allgemeine Einstellungen" lässt sich durch Aktivierung der Kontrollkästchen vor dem Buchen eine Zahlungsliste und / oder ein Kontoauszug als Report erstellen. Der Kontoauszug kann per Datumsassistent (von: bis:) oder manuell auf den gewählten Bereich begrenzt werden, um den Datenumfang bei der Ausgabe zu reduzieren.

Abhängig von der gewählten Kategorie (Auszahlung) erscheint eine Vorschau, die die entsprechenden Daten enthält. Bei der Barauszahlung ist es möglich eine Quittung aus der Vorschau zu drucken. Mit dem Schließen der Vorschau blendet InfoAgent eine Bestätigungsmaske zum Buchen der Zahlung(en) ein. Mit einem Klick auf Button Ja.png werden die einzelnen Zahlungen verbucht und in dieser Kategorie die Zahl der "Ausstehenden Zahlungen" auf 0 zurückgesetzt. In der Konten- und Auszahlungsübersicht erfolgt eine Anpassung der Zahlenwerte in den einzelnen Spalten. Über Button Nein.png schließt man die Bestätigungsmaske ohne Buchungen durchzuführen. Über Button Beenden.png kann der Assistent vorher komplett geschlossen werden.



Nun geht es um den Ausdruck der Überweisung. An dieser Stelle im Assistenten erfolgt die Aufforderung den Überweisungsträger in den Drucker einzulegen. Mit „OK“wird der Druck gestartet und zur nächsten Maske gewechselt. Per Klick auf „Abrechen“ lässt sich der Druck, sowie alle darauf folgenden Vorgänge verwerfen.


Prov Druck Ueberweisung.png


Nach dem erfolgreichen Erstellen des Überweisungsträgers (siehe anstehende Auszahlungen, Assistent Schritt1) ist es noch erforderlich die Provisionen korrekt auf die Konten von Agentur und Vermittler zu verbuchen. Die nachstehenden Maske ist dazu mit Button Ja.png zu bestätigen.


Prov Buch Bestaetigung.png


Nachdem die Provisionen auf die beteiligten Konten verbucht wurden, erscheint das folgende Info - Fenster, das mit Button OK.png zu bestätigen ist. Der Auszahlungsassistent für diese Überweisung ist damit beendet.


Prov Buch Info.png


Befinden im Bereich "Anstehende Auszahlungen" noch weitere Auszahlungen wie per Schecks, Barauszahlungen und usw., dann lassen sich diese durchführen oder innerhalb der Abrechnung bzw. weiteren Modulen von InfoAgent die Arbeit fortsetzen.

Mitarbeiterkonto gruppiert nach Datum


Prov Ma Konto.png


In der Mitarbeiterverwaltung werden die verbuchten Provisionen, die Auszahlungen als auch die Stornoreserven dargestellt. Dazu wird aus der Menüleiste der Eintrag Stammdaten -> Mitarbeiter gewählt. Aus der Vermittlerliste wird dann per Mausklick derjenige selektiert, dessen Konto als Übersicht angezeigt werden soll. Im Register Abrechnung werden unter Konto sowohl das Mitarbeiterkonto als auch das Stornoreservekonto dargestellt. Diese lassen sich einzeln per Radio-Button aktivieren.


In dieser Abb. ist das Mitarbeiterkonto eines Vermittlers dargestellt. Es ist nach dem Datum gruppiert, um die Anzeige auf den interessierenden Bereich zu reduzieren. Die dem Konto zugeflossenen Beträge (z.B. von Gesellschaften oder Agenturen) besitzen einen positiven Wert, Auszahlungen vom Konto einen Negativen.


Es können nur die anstehenden Auszahlungen durchgeführt werden, wenn der Wert >0 ist, da sonst eine Fehlermeldung ausgegeben wird, siehe Info-Fenster! Diese Meldung ist dann mit Button OK.png zu bestätigen.


Prov Zahl Fehler.png

Stornoreserve


Die Stornoreserve selbst ist produktbezogen und wird innerhalb von Gesellschaften in den einzelnen Produkten hinterlegt.

In der Abrechnung ist es dann nach Ablauf der Haftzeit möglich eine vorhandene Stornoreserve an den Vermittler auszuzahlen. Das ist jedoch davon abhängig, welche Vereinbarungen zwischen Agentur und Vermittler bzgl. der Auszahlung getroffen wurden. Um eine bzw. mehrere Stornoreserven für einen Vermittler auszahlen zu können, wird in der Abrechnung zunächst der Bereich Auszahlung aufgerufen. Dort ist der Button Prov Stornoreserve freigeben.png zu bestätigen.


Prov292 Stornoreserve.png


Es erscheint die Maske "Stornoreserve freigeben", in der die entsprechenden Schritte durchgeführt werden können. Die Maske ist in die Bereiche "Verbleibende Stornoreserve" und "Freizugebende Stornoreserve" unterteilt, wobei der erstgenannte mit einem Datumsfilter kombiniert ist. Dadurch lässt sich der Umfang der darzustellenden Datensätze auf die in dem interessierenden Bereich reduzieren.


Prov freizugebende Storno.png


Nach der Selektion eines Datensatzes und per Klick auf den Button Prov Storno Uebernahme einzel.png wird er in den Bereich "Freizugebende Stornoreserve" verschoben. Gleichzeitig wird die Schaltfläche Prov Icon Stornofreigabe.png aktiviert, per Doppelklick ist das ebenfalls möglich. Über die Schaltfläche Prov Storno Uebernahme alle.png lassen sich alternativ alle zur Auszahlung angezeigten Stornoreserven, unabhängig von einer Markierung, in die "Freizugebende Stornoreserve" übertragen. Per Doppelklick lassen sich einzelne Datensätze ebenfalls übernehmen.


Ist es erforderlich, einen oder mehrere Datensätze von der Freigabe zurückzuziehen, ist diese(r) zu markieren und mit Klick auf den Button „Auswahl zurücksetzen“ in die "Verbleibende Stornoreserve" zu verschieben. Dieser Vorgang ist ggf. mehrfach zu wiederholen. Alternativ ist die Schaltfläche „Alle zurücksetzen“ vorhanden. Über diesen lassen sich dann wieder alle Datensätze aus dem Bereich "Freizugebende Stornoreserve" zurück in die "Verbleibende Stornoreserve" verschieben.


Betätigt man den Button „Schließen“, oder schließt das Fenster komplett, dann erfolgt keine Freigabe und alle Stornoreserven die bereits in die Freigabe übertragen wurden, sind bei einer erneuten Freigabe der Stornoreserve noch einmal in diesen Bereich zu übertragen.


Als nächster Schritt erfolgt die eigentliche Freigabe der Stornoreserve und damit die Zuordnung zum Vermittler. Nach der Selektion der Datensätze mit Strg + A für alle oder Strg + Mausklick für einzelne Datensätze wird der Button Prov Icon Stornofreigabe.png betätigt. Dadurch werden diese dem Vermittler zugeordnet und aus der Maske entfernt. Eine separate Bestätigung dafür erscheint nicht. Die verbuchten Werte für die Stornoreserve ist danach in der Konten- bzw. Auszahlungsübersicht zu sehen und wird zur Spalte "Kontostand" addiert. Anschließend kann die Stornoreserve dann in den Auszahlvorgang für den Vermittler mit einbezogen werden.

Einstellungen


In diesem Abschnitt lassen sich die Druckeinstellungen für die verwendeten Zahlungsmethoden festlegen. Dadurch soll beim Druck das bestmögliche Ergebnis erreicht werden. Über Button Einstellungen.png kann individuell die Druckvorlage für den Scheck- bzw. Überweisungsdruck eingestellt werden. Dazu wird die Vorlage in den integrierten Designer zwecks Anpassung geladen.


Sind alle gewünschten Änderungen an der Vorlage abgeschlossen, dann muss diese nur noch gespeichert werden. Ob die durchgeführten Änderungen das gewünschte Ergebnis bringen, ist es empfohlen diese in einem Test - System auszuprobieren, um ggf. noch existierende Fehler aufzufinden und korrigieren zu können.