Abrechnung 2.9.2 (Voraussetzungen)

Aus InfoAgent Dokumentation
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Allgemein

Das InfoAgent Abrechnungsmodul bietet Ihnen eine Vielzahl von Optionen zur Berechnung Ihrer Courtage bzw. Provision. Zur Ermittlung des Agenturbetrages stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung, zu einem Vertrag eine Berechnungsvorschrift zu hinterlegen.

  1. Hinterlegung einer Masterformel durch entsprechende Zuweisung beim Produkt
  2. Hinterlegung einer Berechnungsformel direkt hinter dem Produkt bei einer Gesellschaft
  3. Eine bereits bestehende Formel im Vertrag, entweder durch vorrangegangener Zuweisung einer Masterformel, oder direkte Hinterlegung hinter das Produkt, explizit zu ändern. (diese Änderung der Formel direkt im Vertrag, hat keine Auswirkungen auf Verträge, bei denen das gleiche Produkt verwendet wird und gilt somit nur für den betroffenen Vertrag.)


Stellenwert und Priorisierung der Berechnungsvorschriften im InfoAgent

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Die Abrechnung ermöglicht das Berechnen von Abschlussprovisionen, Bestandsprovisionen und Courtagen. Forderungen an die Gesellschaften lassen sich leicht abgleichen, bzw. die Buchung der Mitarbeiterprovision kann komplett in einem oder in mehreren Schritten auf Mitarbeiterkonten erfolgen. Auszahlungen an die Mitarbeiter können manuell oder automatisch durch verbuchen aus dem Ausgang erfolgen.

Voraussetzungen

Um die Berechnungen der verschiedenen Provisionen (Abschluss- und /oder Bestandsprovision) und der Courtage durchführen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen vorhanden sein. Dazu zählen u. a.:

  • Konfigurationseinstellungen für die Provision müssen durchgeführt sein
  • Produkte bei den Gesellschaften müssen hinterlegt sein
  • Einstellungen bei den Gesellschaften müssen hinterlegt sein (Haftzeit, Stornoreserve ...)


Aus dem Menü Einstellungen wird zunächst die "Agenturverwaltung" gestartet, um die Daten für die Agentur zu hinterlegen. In der Maske wird dazu die Schaltfläche Button Oeffnen.png für den Aufruf der Kontaktverwaltung betätigt. Dort werden alle relevanten Daten zur Agentur als geschäftlicher Kontakt in die einzelnen Register eingetragen und gespeichert. Zu den Registern gehören u. a.:

  • Allgemein
  • Anschriften
  • Kommunikation
  • Bank
  • Notizen


Startmaske für Agenturdaten























Nachdem alle Daten eingegeben und über Button OK.png gespeichert wurden, erfolgt die Übernahme in die Agenturübersicht und sind in dieser Maske zu sehen.

hinterlegte Agenturdaten (aus Kontakt)























Über den Schließen – Button Button-Close.png wird die Agenturverwaltung dann beendet. Anschließend werden im Konfigurationsbaum in der Datenbankweiten Konfiguration weitere Einstellungen vorgenommen. Dazu wird per Klick auf das + der Zweig Provision geöffnet und die folgenden Optionen eingestellt:

  • Abrechnungsbeginn
Datumsassistent: Festlegung wann die Abrechnung beginnen soll
  • Vorausberechnung in Monaten
Eingabezeile: Eingabe für welchen Zeitraum die Vorausberechnung erfolgt
  • Strukturabrechnung
Kontrollkästchen: aktivieren, wenn diese Abrechnungsart durchgeführt werden soll, für die Mitarbeiterabrechnung bleibt deaktiviert


Ist das Datum für den Abrechnungsbeginn festgelegt, kann dieses nur noch in die Zukunft verschoben, aber nie mehr in die Vergangenheit zurückgesetzt werden !


Aufruf der Abrechnung


Zum Start der Abrechnung gibt es in InfoAgent zwei Möglichkeiten. Die erste führt über die outlook - ähnliche Leiste. Dort wird die Schaltfläche Abrechnung betätigt (siehe Abb.). Damit öffnet sich diese Kategorie. Über die einzelnen Icons können dann die einzelnen Bereiche der Abrechnung direkt per Mausklick gestartet werden.


Start über Outlook - Leiste




















Alternativ ist der Start über die integrierte Menüleiste möglich. Dazu wird per Maus der Eintrag "Abrechnung" gewählt und aus dem aufklappenden Menü der entsprechende Bereich aufgerufen. Per Tastatur ist der Aufruf ebenfalls möglich. Über die Alt – Taste aktiviert man zunächst die Menüleiste und wählt mit den Cursor – Tasten den Eintrag "Abrechnung" aus und betätigt Enter. Im erscheinenden Menü kann dann per Cursor – Tasten der Bereich gewählt und mit Enter ausgeführt werden (siehe Abb.).


Start über die Menü - Leiste