Akte

Alternativ kann die Akte über die entsprechende Schaltfläche der Toolbar aufgerufen werden. Die Akte enthält eine genaue Übersicht wer, wann, über was und mit welchem Ergebnis mit einem Kunden gesprochen hat. So sind Absprachen, Angebote oder Telefonate mit Kunden bzw. Interessenten später nachvollziehbar. Das ist vor allem wichtig für Mitarbeiter, die auf diese Informationen angewiesen sind (Kundenbetreuung; Innendienst). Voraussetzung dafür ist eine kontinuierliche Führung der Akte. In InfoAgent können zu den Datenbankobjekten

• Kunden
• Schäden
• Mitarbeiter
• Gesellschaften

so genannte Akteneinträge erstellt werden. Hier wird eine kurze Notiz mit Betreff und Inhalt festgehalten. Datum, Zeit und Bearbeiter werden automatisch gespeichert.

Bei Kontakt lassen alle weiteren Kontakte des Kunden selektieren. Per Doppelklick wird der gewünschte Kontakt in die Maske übernommen.

Speichern Sie Einträge über die Schaltfläche Anhängen oder mit Strg+Enter nicht vorschnell ab. Diese sind später nicht mehr änder- oder löschbar.

Die Aktennotiz hat bei Kunden und Vertrag noch eine Sonderfunktion: Sie können dabei im Menü Datum setzen: Letzter Kontakt oder Letzte Routine wählen. Wenn Sie Kontakt mit dem Kunden haben (persönlich oder telefonisch) und vermerken dies als Aktennotiz, aktualisieren Sie dabei gleich mit das Datum Letzter Kontakt. Über die Auswertungen können Sie sich dann eine Liste mit allen Kunden mit denen Sie z. B. seit mehr als 6 Monaten keine Verbindung mehr hatten anzeigen lassen und zu diesen dann wieder gezielt den Kontakt aufnehmen.

Das Menü Zufrieden: ist in Form von Smileys realisiert und soll die Stimmung des Kunden widerspiegeln und bietet folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Keine Angaben
• Zufrieden
• Neutral
• Unzufrieden

Das ist eine gute Hilfe für die spätere Kommunikation mit Kunden, um besser auf diesen und dessen Bedürfnisse einzugehen. Durch die Analyse der Kundenreaktionen (zufrieden; unzufrieden) sollte man auch versuchen, eigene Verbesserungen zu erreichen.

Zu einem Akteneintrag ist es möglich eine Aufgabe im Terminplaner anzulegen. Dazu wird die Auswahl-Box Aufgabe anlegen aktiviert. Beim Speichern der Aktennotiz mit Anhängen wird die Aufgabenerstellung aufgerufen, die dann mit Speichern und Schließen gesichert wird.