Briefvorlagen
Eine effektive Nutzung dieser Schnittstelle wird aber erst mit den Briefvorlagen aus unserem Produkt-Portfolio möglich. Das sind einsatzfertige Vorlagen, die nach deren Import zur Verfügung stehen. Das Einbinden der Briefvorlagen rufen Sie über den Einrichtungsassistenten aus der Kategorie Datenübernahme oder über das Menü Einstellungen -> Briefvorlagen auf.
Unterstützt werden die Word-Versionen 2003 bis Word 2007 (Systemvoraussetzungen). Dabei setzt InfoAgent voraus, dass die Textverarbeitung korrekt mit allen Service-Packs installiert ist. Word als Einzelapplikation oder als Bestandteil des Office-Paketes von Microsoft gehört nicht zum Lieferumfang von InfoAgent. Der Word-Viewer darf auf dem Betriebssystem nicht zeitgleich installiert sein.
Für das Einbinden von Briefvorlagen müssen Sie über Administratorrechte in InfoAgent verfügen.
Als weitere Voraussetzung müssen Dokumenten- und Vorlagepfade korrekt gesetzt sein. Diese werden im Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Benutzerkonfiguration <Name> festgelegt. Dazu sind die Einträge unter Office im Netzwerk vorgesehen. Mit den Auswahl-Schaltflächen werden die Pfade entsprechend dem lokalen PC oder dem Netzwerk gesetzt.
Diese Anpassung ist für jeden Benutzer separat durchzuführen. Über OK werden die Einstellungen in der Konfiguration beendet und gespeichert. Danach ist InfoAgent neu zu starten.
Die Vorlage- und Dokumentenpfade sollten immer als UNC-Pfad angegeben werden, z. B. \\Rechnername\Programme\Infoagent\Vorlagen\ .
Dazu wird der Vorlage-Assistent über das Menü Einstellungen -> Briefvorlagen oder über den Einrichtungsassistent mit Klick auf den Link 'Microsoft Word Vorlagen einbinden' gestartet. Das Einbinden wird durch die Schaltfläche Import gestartet. Das folgende Bestätigungs-Fenster kann verneint werden, während bei Betätigung von Ja nur die vorhandenen Zuordnungen, nicht aber die vorhandenen Vorlagen selbst gelöscht werden.
In der nächsten Maske wird dann der Pfad zum Öffnen der Datei ExpVorlage.dat angegeben. In dieser Indexdatei sind sämtliche Vorlagen und deren Verwendungszweck verzeichnet. Der Inhalt der ExpVorlage.dat und die kopierten Vorlagen müssen unbedingt zueinander passen, da sonst der Import nicht in gewünschter Weise funktioniert.
Navigieren Sie nun mit dem Pull-Down Menü bis zum Vorlagen-Ordner, übernehmen mit einem Doppelklick den Dateinamen und betätigen danach Öffnen. Der Inhalt der *.dat-Datei wird eingelesen und die Vorlagen zur Benutzung in InfoAgent angemeldet.
Alternativ können Sie mit dem Briefdesigner Vorlagen nach eigenen Erfordernissen zur Verwendung in InfoAgent entwerfen. Diese stehen dann nach dem Erstellen und Speichern allen angemeldeten Mitarbeitern zur Nutzung zur Verfügung.
In InfoAgent war es bisher nicht möglich in den Briefvorlagen Formularfelder einzuarbeiten, um diese dann später in Dokumenten zu nutzen. Seit der Version 2.8.11.0 ist das nun möglich. Im Briefdesigner wird die Handhabung der Formularfelder in einem Workflow dargestellt.
Wichtig hierbei ist jedoch, dass die Briefvorlage nicht innerhalb der Textverarbeitung (Word) selbst als Formular geschützt wird. Andernfalls können die InfoAgent-Felder in dem späteren Dokument nicht befüllt werden.
Unter Briefvorlagen gibt es das Auswahlfeld "Dokument schützen (für Formulareingaben)". Dessen Aktivierung bewirkt, dass nach Befüllen des Dokumentes durch InfoAgent dieses automatisch gegen Veränderungen geschützt wird und somit nur noch die Formularfelder editierbar sind. D. h. entsprechend ihrer Funktion kann man Text in ein Textformularfeld eingegeben oder voreingestellte Daten aus einem Drop-Down-Menü auswählen.
