Dokumente

Der Menüpunkt Dokumente befindet sich sowohl als Menü in Toolbars als auch in verschiedenen Kontextmenüs. Der Inhalt variiert je nach den Programmodulen (Kunden, Verträge, Gesellschaften, Mitarbeiter). Innerhalb des Menüs können sich ebenfalls Untermenüs, z. B. zur Auswahl von Kontakten, befinden.

Unter Dokumente erscheint eine Liste aller aus InfoAgent erstellten Word-Dokumente. Mit Öffnen oder per Doppelklick wird die ausgewählte angezeigt. Über Löschen können Dokumente aus der Liste entfernt werden. Die Dateien sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

• Erstellungsdatum
• Bezeichnung
• Dateinamen

Verwechseln Sie bitte nicht die Bezeichnung mit dem Dateinamen. Während die Bezeichnung nur eine Beschriftung ist, wird der Dateiname automatisch vergeben.

Weitere Einträge sind u. a.:

• Brief schreiben an
• Brief schreiben
• Brief an div. Kontakt

Je nach dem, welche Schaltfläche betätigt wird, öffnet sich ein Fenster zur Kontaktauswahl (Übernahme mit Doppelklick) oder der Kontakt wird direkt aus einem Untermenü gewählt.

Es öffnet sich das Fenster Dokument an Kunden. Der Bereich Dokument erstellen ist in die drei Teile Anschrift, Details und Aktion untergliedert.

Die vorhanden Felder unter Anschrift und Details werden, soweit vorhanden mit Informationen aus der Datenbank gefüllt. Nach Auswahl der Vorlage betätigen Sie die Schaltfläche Brief mit Word starten. Alternativ kann auch ein Doppelklick auf die Vorlage erfolgen.

Zunächst wird im Eingabedialog als Bezeichnung der Name der Vorlage vorgeschlagen. Dieser ist durch eine eigene Bezeichnung zu ersetzen und wird mit OK bestätigt.

Auf der Basis der in der Vorlage enthaltenen Platzhalter überträgt InfoAgent die entsprechenden Informationen in das Dokument und zeigt es Word an. Dort klicken Sie auf das Menü Datei -> Schließen und zurückkehren zu InfoAgent. Die erstellte Datei wird daraufhin gespeichert und Word geschlossen. InfoAgent befindet sich danach wieder im Vordergrund.