Dokumente

Der Punkt Dokumente befindet sich sowohl als Menü in unterschiedlichen Toolbars als auch in verschiedenen Kontextmenüs. Der Inhalt variiert je nach Modul (Kunden, Verträge, Gesellschaften, Mitarbeiter, Schaden). Innerhalb des Menüs können sich weitere Untermenüs, z. B. zur Auswahl von Kontakten, befinden.

Unter Dokumente erscheint eine Liste aller zum Objekt erstellten Word-Dokumente. Mit Öffnen oder per Doppelklick wird die ausgewählte Datei angezeigt. Über Löschen können Dokumente aus der Liste entfernt werden. Bestätigen Sie die erste Sicherheitsabfrage. Die Warnung, dass das Dokument von der Festplatte entfernt wird, ist ebenfalls zu bestätigen. Die Dateien sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

• Erstellungsdatum
• Bezeichnung
• Dateinamen

Verwechseln Sie bitte nicht die Bezeichnung eines Dokumentes mit dessen Dateinamen. Während die Bezeichnung nur eine Beschriftung ist, wird der Dateiname automatisch vergeben!

Weitere Einträge des Menüs sind u. a.:

• Brief schreiben an

• Brief schreiben

• Brief an div. Kontakt

Je nach dem, welche Schaltfläche betätigt wird, öffnet sich ein Fenster zur

Vorlage auswählen und Dokument erstellen

Kontaktauswahl (Übernahme mit Doppelklick) oder der Kontakt wird direkt aus einem Untermenü gewählt.

Es öffnet sich das Fenster Dokument an Kunden mit den Bereichen Dokument erstellen und Vorlage auswählen:.

Im Bereich Dokument erstellen befinden sich die drei Teile Anschrift, Details und Aktion. Die vorhandenen Felder unter Anschrift und Details werden, soweit vorhanden mit Informationen aus der Datenbank gefüllt, lassen sich aber per Hand nachträglich ändern. Über Weitere Anschriften können aus einem Fenster zu einem Kunden hinterlegte Anschriften per Doppelklick übernommen werden. Analog gilt für die Schaltfläche Absender wechseln das gleiche. In diesem Fenster ist per Doppelklick die Zuordnung eines anderen Betreuers (Mitarbeiter) als Absenders des Dokuments möglich.

Mit Schließen wird das Fenster "Erstellen von Dokumenten" beendet, ohne das Veränderungen vorgenommen werden.

Unter Vorlage auswählen: befinden sich alle zur Verfügung stehenden Vorlagen. Zur besseren Unterscheidung sind diese in verschiedene Sachgebiete unterteilt. Diese variieren je nach Programmodul. Dazu gehören u. a.:

• Allgemeine Korrespondenz

• Kundenkorrespondenz

• Risiokoerfassungsbögen

• Vertragskorrespondenz

• Werbebriefe/Infomaterial

Jede der Vorlagen besitzt eine aussagekräftige Beschriftung zu ihrem Inhalt. Unter Pfad erscheint der Dateiname der Vorlage. Die Vorlagen befinden sich im Programmordner im Unterordner Vorlagen.

Die zur Dokumenterstellung benötigte Vorlage wird per Doppelklick gestartet. Alternativ ist nach deren Auswahl der Start über die Schaltfläche Brief mit Word starten möglich.

Im Eingabedialog wird als Bezeichnung der Name der Vorlage vorgeschlagen. Dieser ist durch eine eigene Bezeichnung zu ersetzen und wird mit OK bestätigt.

Durch die in der Vorlage enthaltenen Platzhalter für Datenfelder überträgt InfoAgent die entsprechenden Informationen in das Dokument und zeigt es dann in Word an. Dort klicken Sie auf das Menü Datei -> Schließen und zurückkehren zu InfoAgent.
Die erstellte Datei wird daraufhin gespeichert, Word geschlossen und zu InfoAgent zurückgekehrt. Die erstellten Dokumente werden im Ordner Dokumente des Programmordners gespeichert bzw. bei Verwendung von ELO erfolgt die Ablage des Dokuments entsprechend der Ablagestruktur in dem mit InfoAgent verbundenen Archiv.