ELO Ablagestruktur

Weiterhin besteht für Sie die Möglichkeit, Einfluss darauf zu nehmen, wie die Struktur des Archivs aussehen soll. Wählen Sie dazu mit der Maus den Link Ablagestruktur definieren. In diesem Screenshot sehen Sie eine Standard-Struktur für ein Archiv. Es ist zunächst das Ausgangsverzeichnis markiert, innerhalb dessen sich die verschiedenen Ebenen wie Kunden, Verträge usw. befinden. Durch Auswahl einer Ebene und Betätigen der Schaltfläche Neue Ebene ist es möglich, weitere Ebenen hinzuzufügen, vorhandene zu bearbeiten oder zu löschen. Generell wird empfohlen, eine individuelle Anpassung der Struktur vorzunehmen und diese dann über Vorlage speichern im InfoAgent-Installationsordner unter dem Namen der Standard-Struktur abzulegen.

An einem Beispiel soll nachfolgend die Strukturkonfiguration erklärt werden. Ausgehend vom Zweig Verträge soll die Struktur dahingehend bearbeitet werden, dass diese anschließend nach der Sparte sortiert werden.

1. Zunächst wird die alte Ebene markiert und dann gelöscht. Die Sicherheitsabfrage ist zu bestätigen.

2. Im nächsten Schritt wird dann eine neue Ebene über die gleichnamigen Schaltfläche angelegt.

3. Es öffnet sich folgendes ELO-Fenster:

Dabei werden Objekttyp, Schriftfarbe und Ablagemaske eingestellt. Der Name der Ebene setzt sich aus Bausteinen zusammen, welche für Felder aus InfoAgent stehen. Diese werden per STRG + Zifferntaste oder über Doppelklick eingefügt. Mehrere Bausteine sind durch ein Leerzeichen voneinander zu trennen. Mit Anlegen wird die neue Ebene erstellt.

4. Zu der eben angelegten Ebene wird in den folgenden Schritten eine Unterebene entsprechend den Punkten 2 und 3 angelegt. Dazu wird wieder Neue Ebene betätigt.

Dabei werden Objekttyp, Schriftfarbe und Ablagemaske eingestellt. Der Name der Ebene setzt sich aus Bausteinen zusammen, welche für Felder aus InfoAgent stehen. Diese werden per STRG + Zifferntaste oder über Doppelklick eingefügt. Mehrere Bausteine werden durch ein Leerzeichen voneinander getrennt. Mit Anlegen wird die neue Ebene erstellt.

Die durchgeführten Änderungen sind danach im Bereich Ablagestruktur für Verträge abgebildet. Mit OK werden diese dann in ELO übertragen.

Ist ein Archiv erstellt, dessen Struktur festgelegt und wurde begonnen es mit Daten zu füllen, sollte die Struktur nicht mehr verändert werden.

Es wird empfohlen, die Planung für die Anforderungen der Ablagestruktur des Archiv auf längere Sicht durchzuführen. Das spart später langwierige und problematische Umstrukturierungen.