Gesellschaftsverwaltung
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Die Gesellschaftsverwaltung wird in InfoAgent als Tabelle mit frei definierbaren Spalten dargestellt. Aufgerufen wird diese über die Kategorie Start und Doppelklick auf das Symbol Gesellschaften aus der Outlook-Leiste oder über das Menü Start->Gesellschaften.
Im Fenster ist eine Symbolleiste integriert, mit der Funktionen zur Gesellschaft sowie andere Module der Software aufgerufen werden können. Die folgende Darstellung gibt eine kurze Funktionsübersicht zu den einzelnen Schaltflächen.
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Neu | Gesellschaft neu anlegen |
| Kontakt | Kontakt der Gesellschaft öffnen |
| ELO | Menü mit Funktion zur Gesellschaft, welche mit ELO korrespondieren |
| Klemmbrett | Klemmbretteintrag hinterlegen |
| Löschen | aktuelle Gesellschaft entfernen |
| Dokumente | Menü mit Funktionen zum Briefe schreiben und Anzeigen der erstellten Dokumente |
| Mail bzw. Vorlagemail entsprechend an Kontakt versenden | |
| Aufgaben | Aufgaben zur aktuellen Gesellschaft anzeigen bzw. anlegen |
| Akte | alle Akteneinträge zur Gesellschaft öffnen / neue anlegen |
| Schadensquoten | rechn. Wert zw. Schadenaufwendungen und Beiträgen der Sparten |
| Altersstruktur | Diagramm mit dem Durchschnittsalter aller Kunden der Gesellschaft |
| Umsatz | Diagramm mit den Umsätzen des laufenden Jahres |
| Bestand | alle Anträge sowie Eigen- und Fremdverträge der aktuellen Gesellschaft |
| Produkte | Maske zur Verwaltung der Produkte der aktuellen Gesellschaft |
| Excel-Export | Export der Gesellschaftsliste als xls-Datei |
Um den Anzeigeumfang der Gesellschaften in der Tabelle zu reduzieren befindet sich an der rechten Seite ein Filter mit den Buchstaben des Alphabets. Mit einem Klick darauf werden dann alle Gesellschaften mit diesem Anfangsbuchstaben im selben Fenster aufgelistet.
Über Alle… wird der Filter aufgehoben und es werden wieder alle Gesellschaften angezeigt.
Mit der Schaltfläche Klemmbrett wird zur Gesellschaft die Eingabemaske zum Klemmbrett geöffnet. Nach Eingabe von Notizen wird über Speichern und schließen das Fenster beendet. Alternativ ist hierbei der Weg über den Eintrag Klemmbrett aus dem Kontextmenü möglich. Mit dem Aufruf des Klemmbrett lassen sich die gespeicherten Informationen anzeigen, bearbeiten und löschen.
Anlage
Das manuelle Einpflegen einer Gesellschaft wird über die Gesellschaftsverwaltung realisiert. Mit der Schaltfläche Neu öffnet sich die Maske zur Gesellschaftsauswahl. Dort lässt sich über Neuer Kontakt der Kontakt für eine neue Gesellschaft anlegen.
InfoAgent verzweigt dabei zur Kontaktneuanlage. Es ist bereits das Register Geschäftlich aktiviert, in dem neben Firmierung und Rechtsform weitere Informationen wie Steuernummer, Ansprechpartner und Briefanrede eingegeben werden.
Nach dem Erfassen und Speichern der Daten mit Speichern und Schließen wird die neue Gesellschaft in der Tabelle angezeigt und ist verfügbar. Falls nicht, dann lässt sich mit F5 die Ansicht der Tabelle aktualisieren.
Gesellschaftsmaske
Aufgerufen wird eine Gesellschaft per Doppelklick auf den Namen, die zugehörige Maske wird geöffnet. Zu deren Bearbeitung sind in dieses Fenster verschiedene Schaltflächen, Registerkarten und eine Symbolleiste integriert. Damit lassen sich Daten zur Gesellschaft hinzufügen, ergänzen und entfernen.
Die Maske enthält eine spezifische Symbolleiste, die deren Handhabung vereinfacht bzw. weitere Programmteile aufruft. Teilweise sind die einzelnen Schaltflächen der Symbolleisten aus Gesellschaftsmaske und Gesellschaftsverwaltung identisch. Folgende Tabelle listet die Funktionen der Symbolleiste auf:
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Speichern | Änderungen an Gesellschaft speichern |
| Speichern und schließen | Änderungen an Gesschaft speichern und Maske schließen |
| ELO | Menü mit Funktion zur Gesellschaft, welche mit ELO korrespondieren |
| Dokumente | Menü mit Funktionen zu Dokumenten zur aktuellen Gesellschaft |
| E-Mail an diverse Empfänger die in Verbindung mit der Gesellschaft stehen | |
| Aufgaben | Aufgaben zur aktuellen Gesellschaft anlegen / anzeigen |
| Akte | alle Akteneinträge zur Gesellschaft anzeigen / neue anlegen |
| Produkte | Maske zur Produktverwaltung der aktuellen Gesellschaft |
Register Allgemein
Das Register Allgemein ist in Details, Bankverbindung, Kommunikation und Agentur-Nr. unterteilt. Die Daten der drei ersten Teilfenster werden aus dem Kontakt der Gesellschaft übernommen. Für die Agentur-Nr. ist eine eigene Icon-Leiste integriert, mit der auch die Zugangsdaten für das Internetportal der Gesellschaft verwaltet werden können.
Bei Änderungen und Anpassungen wird über Kontakt öffnen der entsprechende Vorgang eingeleitet. Über die Registerkarte Bank lassen sich dann die Bankdaten der Gesellschaft anpassen. Für die Kommunikationsdaten gilt in analoger Form das gleiche.
Im Bereich Agentur-Nr. werden die Agentur-Nummern von einem Makler bzw. der Agentur bei der Gesellschaft verwaltet. Das kann entweder automatisch (per GDV) oder manuell durchgeführt werden. Mit Agenturnummer hinzufügen öffnet sich diese Eingabemaske, in der unter Details eine Bezeichnung und die Nummer einzugeben sind.
Optional kann das Auswahlfeld In Vertrag nicht wählbar aktiviert werden. Bei einer Vertragsneuanlage steht diese Agentur-Nr. mit der Gesellschaft dann nicht mehr zur Verfügung. Benötigt wird diese Nummer aber z. B. noch zur Provisionsbrechnung.
Bieten Versicherungsgesellschaften Online-Portale zur Informations- und Datenübertragung an, dann werden diese nur einem berechtigten Personenkreis zugänglich gemacht, um Missbrauch auszuschließen. An dieser Stelle werden unter Internetportal Benutzername und Passwort eingegeben. Mit Übernehmen werden die eingegebenen Daten abgespeichert. Die mittlere Schaltfläche dient zum Editieren der markierten Agentur-Nr. der untere zum Löschen. Alternativ können diese Funktionen per Kontextmenü aufgerufen werden
In einem geöffneten Vertrag wird Internetportal betätigt. Über den geöffneten Browser können dann die Werte für Benutzername mit Strg+F10 und Passwort+F11 übernommen werden.
Register Ansprechpartner
Aktivieren Sie die Registerkarte Ansprechpartner, um diese bei Gesellschaften zu verwalten. Von hier aus können Sie neue anlegen, die Daten bereits vorhandener modifizieren oder nicht mehr existierende löschen.
Eine Liste vorhandener Ansprechpartner wird auf der linken Seite des Registers angezeigt. Die rechte Seite ist in Allgemeine Details, Details Ansprechpartner und Kommunikation unterteilt.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Neuer Ansprechpartner | Ansprechpartner neu anlegen |
| Ansprechpartner löschen | Ansprechpartner entfernen |
| Brief schreiben | Brief an Ansprechpartner schreiben |
| Dokumente | Dokumente verwalten |
| Email schreiben | E-Mail an Ansprechpartner schreiben |
Alternativ ist der Aufruf der Funktionen aus dem Kontextmenü möglich. Zusätzlich kann über Spalten anpassen der Anzeigeumfang durch das Ausblenden von Spalten reduziert werden. Über das Gruppierfeld lassen sich Informationen einer oder mehrerer Spalten zusammenfassen.
Zum schnelleren Auffinden eines Ansprechpartners dient das Feld Suche. Nach Eingabe des Namens und Bestätigung mit der Eingabetaste wird dieser angezeigt. Vor allem bei einer längeren Liste ist das hilfreich, um diese zu reduzieren.
Per Doppelklick auf einen vorhanden Eintrag wird der Kontakt geöffnet und steht damit zur Modifizierung zur Verfügung. Über Speichern und schließen werden die Änderungen gesichert und die Kontaktmaske geschlossen.
Register Bewertung / Notizen
In diesem Register kann sowohl eine Bewertung der Gesellschaft als auch der einzelnen Sparten aus der Liste durchgeführt werden. Weiterhin lassen sich in einem Textfeld unter Notizen zusätzliche Informationen eingeben.
Als Kriterium für die Gesellschaftsbewertung dienen:
- Finanzstärke
- Insolvenzsicherungsfonds
- Service
Unter Wert lassen sich per Pull-Down Menü entsprechende Einträge (sehr gut, gut) zuweisen. In die Notizfelder bei Vor- bzw. Nachteile kann man entsprechende Infos zur Gesellschaft eintragen.
Bei der spartenbezogenen Bewertung ist eine Liste verschiedener Sparten voreingestellt. Unter Bewertung können bei jeder Sparte Vor- bzw. Nachteile über eine Eingabezeile hinterlegt werden.
