Mitarbeiter

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Allgemein

Unter einem Mitarbeiter versteht man Beschäftigte einer Agentur, welche dort u. a. als Sachbearbeiter, Betreuer oder Vermittler tätig sein können, wobei der Vermittler vorrangig mit dem Vertrieb versicherungstechnischer Produkte beauftragt ist.

Die Mitarbeiterverwaltung wird über das Menü Stammdaten -> Mitarbeiter oder durch einen Klick auf das Symbol Mitarbeiter aus der Kategorie Stammdaten der Outlook-Leiste geöffnet. In die Symbolleiste der Verwaltung sind viele Funktionen integriert, die die Bedienung erleichtern. Diese sind tabellarisch aufgelistet.

Schaltfläche	Bedeutung
Neu	Mitarbeiter / Vermittler neu anlegen
Speichern	Änderungen sichern
Löschen	Mitarbeiter / Vermittler entfernen
Kontakt öffnen	zugehörigen Kontakt öffnen
Dokumente	Dokumente verwalten; Briefe schreiben
Aufgaben	Termin / Aufgabenliste zum Mitarbeiter / Vermittler
Bestand	Vertragstabelle mit dem Bestand des Vermittlers
Altersstruktur	Diagramm mit dem Durchschnittsalter der Kunden des Vermittlers
ELO	Menü mit Funktionen zum Vermittler, welche mit ELO korrespondieren
Akte	Akteneinträge zum aktuellen Mitarbeiter / Vermittler anzeigen bzw. neu anlegen
Klemmbrett	Klemmbretteinträge für Mitarbeiter / Vermittler verfassen

In dem Feld Gehe zu besteht die Möglichkeit in einer umfangreichen Mitarbeiterliste gezielt nach einem Mitarbeiter zu suchen. Nach Bestätigung mit Enter wird der entsprechende Mitarbeiter angezeigt und in der Liste markiert.

In der geteilten Bildschirmmaske sind Mitarbeiterliste und Registerkarten angeordnet. Diese dienen zur Verwaltung des ausgewählten Mitarbeiters. Folgende Register stehen zur Verfügung:

• Kontaktdaten
• Vermittlerdaten
• Sicherheit
• Konto
• Briefdaten

Kontaktdaten

In diesem Register werden die Kontaktdaten zum Mitarbeiter angezeigt. Für Ergänzungen bzw. Änderungen muss über Kontakt öffnen der zugehörige Kontakt aufgerufen werden, da hier nur die Daten aus der Kontaktverwaltung angezeigt werden. Die vorhandenen Kommunikationsdaten (z. B. Tel., Fax, E-Mail ) werden ebenfalls angezeigt.

Vermittlerdaten

In diesem Register werden die zugehörigen Vermittlerdaten eingestellt und gepflegt. Dieses ist in die folgenden drei Bereiche unterteilt:

• Details
• Provision
• Zahlungen

Die Daten können in Eingabezeilen eingegeben oder aus Pull-Down-Menüs ausgewählt werden. Mit Schaltflächen lassen sich u. a. weitere Funktionen aufrufen.

Details

in diesem Bereich werden die allgemeinen Daten zum Vermittler hinterlegt bzw. geändert oder ergänzt. Die Vermittlernummer wird automatisch bei Neuanlage aus dem Nummernkreis für Vermittler vergeben. Unter Vertragsverhältnis kann man zwischen Angestellt und Frei in Kombination mit Voll- bzw. Teilzeit wählen. Die Dokumentennr. besteht aus den Initialen des Mitarbeiters / Vermittlers, einer Nummer und der Jahreszahl. Dadurch ist es möglich unter InfoAgent erstellte Word-Dokumente zuzuordnen.

Provision

Mit Aktivierung der Auswahlbox Diese Einstellungen benutzen wird die Schaltfläche Sondervereinbarungen aktiviert. Die Einstellungen, die hierüber für den Vermittler bzgl. Provision oder Courtage getroffen werden, haben vor den Einstellungen in der Provisionsabrechnung Vorrang (siehe rote Ausschrift).

Zahlungen

Mit der Auswahl-Schaltfläche wird festgelegt auf welches Konto Provisionszahlungen durchgeführt werden. Das gewünschte wird per Doppelklick übernommen. Die passende Auszahlungsart wird anschließend über das gleichnamige Menü ausgewählt und enthält:

• Barauszahlung
• DTA
• Scheck
• Überweisung

Sicherheit

Dieses Register besitzt die Bereiche Allgemein, Berechtigungen und Freigaben. Die Optionen und Einstellungen wirken sich u. a. auf Anmeldemodalitäten der Mitarbeiter, auf Zugriffsberechtigungen von Programmodule und evtl. vorhandenen Mitarbeitergruppen aus.

Allgemein

In die Eingabezeile wird der Login-Name eingegeben, der bei der Anmeldung in InfoAgent verwendet wird. Dieser muss nicht unbedingt mit Namen des Mitarbeiters übereinstimmen. Mit der Schaltfläche Passwort setzen wird ein neues Passwort generiert. Der Hinweis ist zu bestätigen. Im folgenden Fenster wird das neue Kennwort sowie deren Wiederholung eingegeben. Bei korrekter Eingabe erscheint eine Erfolgsmeldung.

Die drei Auswahlboxen haben folgende Bedeutung:

Auswahlbox	Bedeutung
User muss Passwort beim nächsten Login ändern	Mitarbeiter muss sich bei nächstem Login neues Passwort geben
User kann Passwort nicht ändern	Passwort kann nur durch Administrator geändert werden
Konto ist deaktiviert	keine Anmeldung möglich

Die Passwörter sind verschlüselt in der Datenbank gespeichert.

Berechtigungen

Die Sicherheitsänderungenwerden erst beim nächsten Login des betroffenen Mitarbeiters wirksam!