Mitarbeiter
Inhaltsverzeichnis
Allgemein
Unter Mitarbeiter versteht man Beschäftigte in einer Agentur, welche dort u. a. als Sachbearbeiter, Betreuer oder Vermittler tätig sein können, wobei der Vermittler vorrangig mit dem Vertrieb von Versicherungsprodukten beauftragt ist.
Die Mitarbeiterverwaltung wird über das Menü Stammdaten -> Mitarbeiter oder durch einen Klick auf das Symbol Mitarbeiter aus der Kategorie Stammdaten der Outlook-Leiste geöffnet. In die Symbolleiste der Verwaltung sind viele Funktionen integriert, welche die Bedienung erleichtern. Diese sind hier tabellarisch aufgelistet.
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Mitarbeiter / Vermittler neu anlegen |
| Speichern | Änderungen sichern |
| Löschen | Mitarbeiter / Vermittler entfernen |
| Kontakt öffnen | zugehörigen Kontakt öffnen |
| Dokumente | Briefe schreiben, Dokumente verwalten |
| Kalender | Termine oder Aufgaben zum Mitarbeiter / Vermittler anlegen bzw. abrufen |
| Bestand | Vertragstabelle mit dem Bestand des Vermittlers |
| Altersstruktur | Diagramm mit dem Durchschnittsalter der Kunden des Vermittlers |
| ELO | Menü mit Funktionen zum Vermittler, welche mit ELO korrespondieren |
| Akte | Akteneinträge zum aktuellen Mitarbeiter / Vermittler anzeigen bzw. neu anlegen |
| Klemmbrett | Klemmbretteinträge für Mitarbeiter / Vermittler verfassen bzw. anlegen |
In dem Feld Gehe zu besteht die Möglichkeit in einer umfangreichen Mitarbeiterliste gezielt nach einem Mitarbeiter zu suchen. Nach Bestätigung mit Enter wird der entsprechende Mitarbeiter angezeigt und in der Liste markiert.
In der geteilten Bildschirmmaske sind Mitarbeiterliste und Registerkarten angeordnet. Diese dienen zur Verwaltung des ausgewählten Mitarbeiters. Folgende Register stehen zur Verfügung:
Kontaktdaten
In diesem Register werden die Kontaktdaten zum Mitarbeiter angezeigt. Für Ergänzungen bzw. Änderungen muss über Kontakt öffnen der zugehörige Kontakt aufgerufen werden, da hier nur die Kontakt- und Kommunikationsdaten aus der Kontaktverwaltung dargestellt werden.
Vermittlerdaten
In diesem Register werden die zugehörigen Vermittlerdaten eingestellt und gepflegt. Dieses ist in die folgenden drei Bereiche unterteilt:
- Details
- Zahlungen
Die Daten können in Eingabezeilen eingegeben oder aus Pull-Down-Menüs ausgewählt werden. Mit Schaltflächen lassen sich u. a. weitere Funktionen aufrufen.
Details
In diesem Bereich werden die allgemeinen Daten zum Vermittler hinterlegt bzw. geändert oder ergänzt. Die Vermittlernummer wird automatisch bei Neuanlage aus dem Nummernkreis für Vermittler vergeben. Unter Vertragsverhältnis kann man zwischen Angestellt und Frei in Kombination mit Voll- bzw. Teilzeit wählen. Die Dokumentennr. besteht aus den Initialen des Mitarbeiters / Vermittlers, einer Nummer und der Jahreszahl. Dadurch ist es möglich unter InfoAgent erstellte Word-Dokumente zuzuordnen.
Provision
Mit Aktivierung der Auswahlbox Diese Einstellungen benutzen wird die Schaltfläche Sondervereinbarungen aktiviert. Die Einstellungen, die hierüber für den Vermittler bzgl. Provision oder Courtage getroffen werden, haben vor den Einstellungen in der Provisionsabrechnung Vorrang (siehe rote Ausschrift).
Zahlungen
Mit dem Auswahl-Button wird festgelegt auf welches Konto Provisionszahlungen durchgeführt werden. Das gewünschte wird per Doppelklick übernommen. Die passende Auszahlungsart wird anschließend über das gleichnamige Menü ausgewählt und enthält:
- Barauszahlung
- Scheck
- Überweisung
Sicherheit
Dieses Register besitzt die Bereiche Allgemein, Berechtigungen und Freigaben. Die Optionen und Einstellungen wirken sich u. a. auf Anmeldemodalitäten der Mitarbeiter, auf Zugriffsberechtigungen von Programmodulen und evtl. vorhandenen Mitarbeitergruppen aus.
Allgemein
In die Eingabezeile wird der Login-Name eingegeben, der bei der Anmeldung in InfoAgent verwendet wird. Dieser muss nicht unbedingt mit Namen des Mitarbeiters übereinstimmen. Mit der Schaltfläche Passwort setzen wird ein neues Passwort generiert. Der Hinweis ist zu bestätigen. Im folgenden Fenster werden das neue Kennwort sowie deren Wiederholung eingegeben. Bei korrekter Eingabe erscheint eine Erfolgsmeldung.
Die drei Auswahlboxen haben folgende Bedeutung:
| Auswahlbox | Bedeutung |
|---|---|
| User muss Passwort beim nächsten Login ändern | Mitarbeiter muss sich beim nächsten Login ein neues Passwort geben |
| User kann Passwort nicht ändern | Passwort kann nur durch Administrator geändert werden |
| Konto ist deaktiviert | keine Anmeldung möglich |
Bei der Passworteingabe im Login wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden!
Berechtigungen
Dieser Bereich ist in die Register Programm, Daten und Provision unterteilt. Über die enthaltenen Checkboxen wird festgelegt, auf welche Module der User Zugriff erhalten soll. Unter Daten kann für Kunden und Verträge differenziert der Zugriff für Lesen, Ändern, Löschen und Anlegen bzgl. Eigene und Gruppe festgelegt werden. Im Register Provision gilt für die dortigen Auswahlboxen analog das gleiche.
Seit Version 2.8.11.6 von InfoAgent ist eine Rechtevergabe auf die Erstellung von Brief- und Email-Vorlagen in dieses Register integriert. Die entsprechende Auswahlbox trägt die Bezeichnung Vorlagenverwaltung. Nur bei aktivierter Box kann der Mitarbeiter E-Mail oder Briefvorlagen erstellen, sonst erscheint eine Fehlermeldung.
Programm
Daten
Provision
