Prozesssteuerung

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Einleitung

Die Prozesssteuerung unterstützt die Abarbeitung von immer wiederkehrenden Prozessabläufen welche zu bestimmten Ereignissen redigiert werden müssen. Aufgaben werden je nach Stand der Prozesskettenabarbeitung automatisch an Mitarbeiter oder Gruppen delegiert. Die Vorteile bei dieser Art der Prozessabarbeitung liegen in einer eindeutig geklärten Zuständigkeit sowie der Gegebenheit, die es nahezu unmöglich macht, Aufgaben nicht termingerecht abzuarbeiten. Durch die stetig anwachsende Anzahl frei konfigurierbaren Aktionen, welche einzelnen Prozessschritte hinterlegt werden können, können mehr und mehr Arbeitsabläufe zum Teil voll automatisiert werden, was die Abwicklung von Prozessen deutlich beschleunigt.

Zugriffsrechte

Insofern der angemeldete Benutzer nicht über die Rechte eines Hauptadministrators verfügt, können hier individuelle Einschränkungen für den jeweiligen Benutzer eingestellt werden. Die Rechtevergabe erfolgt zentral im Bereich 'Sicherheit' in den Stammdaten. (Bild 1)

Prozessübersicht

In der Übersicht finden sich alle relevanten Daten die für den angemeldeten Benutzer direkt oder indirekt von Bedeutung sind. Von hier aus können die zugewiesenen Aufgaben abgearbeitet werden. Im Bereich 'Eigene Aufgaben' stehen alle abzuarbeitenden Aufgaben, deren Zuständigkeit beim angemeldeten Benutzer liegen. Hier wird per Popup-Menü die Abarbeitung der Aufgabe gesteuert und auch die evtl. hinterlegten Aktionen ausgeführt. Im Bereich 'Gruppen Aufgaben' werden jene Aufgaben gelistet, welche abgearbeitet werden müssen, jedoch die Zuständigkeit noch bei einer Gruppe liegen. Hier kann die Zuständigkeit der Prozessaufgabe an einen anderen Mitarbeiter delegiert oder selber übernommen werden. Im Bereich „demnächst fällige Aufgaben“ kann Einblick auf kommende Prozessaufgaben genommen werden. Im rechten Bereich kann sich, soweit in den Prozessketten definiert, ein Überblick über die gesamte Prozesswertigkeit sowie der erwirtschaftete Wertigkeit der laufenden Prozessketten verschafft werden. (Bild 2)

Aktive Aufgaben

Unter dem Reiter 'aktive Aufgaben' steht dem Benutzer, die nötigen Rechte vorausgesetzt, eine erweiterte Übersicht der Prozessaufgaben zur Verfügung. Es stehen Filter bereit welche eine Auflistung der eigenen Aufgabe, die Aufgaben der Gruppe oder Aufgaben bestimmter Mitarbeiter ermöglicht. Des weiteren kann zwischen aktiven, bald fälligen und bereits abgeschlossenen Prozessaufgaben gefiltert werden. (Bild 3) Eine Abarbeitung aus dieser Liste ist selbstverständlich genauso möglich wie ein detailierterer Einblick in die Objekteigenschaften (Bild 4). (Bild 4)

Aktive Prozesse

Unter dem Reiter „aktive Prozesse“ besteht jederzeit die Möglichkeit, Einblick in alle laufenden aber auch bereits abgeschlossenen Prozessketten zu nehmen. Auch besteht hier die Option, bei Bedarf gestartete Prozessketten individuell anzupassen, ohne die Prozesskettenvorlage abändern zu müssen, d. h. andere Prozessketten vom gleichem Typ sind durch evtl. Änderungen nicht betroffen. Zusätzlich können hier auch fundamentale Änderungen an bereits gestarteten Prozessketten vorgenommen werden, wie z. B. das Abändern der Hauptzuständigkeit oder des Namens der Kette bis hin zum Löschen einer laufenden oder beendeten Kette. Ein weiteres Feature ist die Einsichtnahme in laufende Prozessketten. Hier offenbart sich der aktuelle Stand der jeweilig laufenden Prozesskette. (Bild 5)

Symbolerklärung:

• grün eingefärbtes Hauptelement mit HakenProzessschritt positiv beendet
• rot eingefärbtes Hauptelement mit Haken Prozessschritt negativ beendet
• blau eingefärbtes Hauptelement mit 'Play' Symbolgerade aktiver Prozessschritt, die Kette steht gerade an dieser Position
• blau eingefärbtes Hauptelement mit verblasster Schrift und 'Pause' Symbol nächster Prozessschritt, welcher demnächst aktiv wird
• grau eingefärbtes Hauptelement mit verblasster Schriftnoch nicht aktiver Prozessschritt

Prozessvorlagen

In diesem Bereich findet die Hauptverwaltung aller Prozesskettenvorlagen statt. Hier können neue Prozessketten erstellt und bestehende editiert, kopiert oder gelöscht werden. Auch der Im- und Export von Prozesskettenvorlagen wird in diesem Bereich durchgeführt. Unter 'Prozess starten' (Bild 8) verbergen sich 2 der Insgesamt 3 Startmöglichkeiten von Prozessketten. Detaillierte Erläuterungen finden sich im Abschnitt 'Starten von Prozessketten'.

Gruppenverwaltung

Die Gruppenverwaltung ist eine schlichte, selbsterklärende Verwaltung von Gruppen, die in Prozessschritten die Zuständigkeit erhalten können. Z. B. soll die Zuständigkeit zur Abarbeitung eines Prozessschrittes einer Gruppe „Buchhaltung“ mit den Mitarbeiter A, B und C zugeteilt werden, dann kann hier eine Gruppe „Buchhaltung“ angelegt und besagte Mitarbeiter der Gruppe untergeordnet werden. Nun kann die Zuständigkeit von Prozessschritten einer Gruppe zugeteilt werden. Näheres im Abschnitt Prozesskettendesigner. (Bild 6)

Starten von Prozessketten:

Im InfoAgent wurden drei Möglichkeiten integriert um Prozessketten anzustoßen. Die Erste ist das automatische Starten bei Eintreten eines Ereignisses. In der Ereignissteuerung können dazu verschiedene Ereignisse mit Prozesskettenvorlagen verknüpft werden. Bei jeweiligem Eintreten des Ereignisses wird dann automatisch eine Prozessketteninstanz zu diesem Vorgang angelegt und gestartet. (Bild 7)

Die zweite Möglichkeit ist das zeitlich gesteuerte Starten von Prozessketten. Es können also Prozessketten zu einem bestimmten oder auch zu einem immer wiederkehrenden Zeitpunkt gestartet werden. Zum Erstellen einer Zeit-Start-Regel wählt man die Option Routinen unter dem Menüpunkt Prozess starten im Reiter Prozessvorlagen (siehe Bild 8) (Bild 8) Im erscheinenden Fenster können Routinen hinzugefügt oder bestehende Routinen editiert und gelöscht werden. Fügt man eine neue Routine hinzu, erscheint eine Auswahlbox. Hier wird die Prozesskettenvorlage ausgewählt, welche zeitlich gestartet werden soll. Abschließend wird, ähnlich wie bei Serienterminen, ein Serienschema definiert. (Bild 9) Nach Beendigung der Konfigurationsschritte wird die Prozesskette immer zum definierten Zeitpunkt automatisch gestartet. Die dritte Möglichkeit ist das manuelle Starten einer Prozesskette. Zu finden ist diese Funktion unterhalb der Schaltfläche Routinen (siehe Bild 8). Hier wird einfach die zu startende Kette in der erscheinenden Prozessauswahl ausgewählt und bestätigt.

Ggf. erhalten Sie nach dem Starten einer Prozesskette folgendes Fenster. (Bild 10) Erscheint dieses Fenster, fehlt der Prozesskette die Zuordnung zu Objekten wie Vertrag, Kunde, Gesellschaft etc. Hier müssen die fehlenden Objekte ausgewählt werden, damit die Prozessketten aktiviert werden kann. Anmerkung: Ist eine Prozesskette für den jeweiligen Einsatzzweck optimal konfiguriert, erscheint dieses Fenster nicht, da alle benötigten Daten durch die Art des Startens mitgeliefert werden.

Beispiel: Würde eine Kette über ein Ereignis zum Vertrag gestartet werden, kann in diesem Fall der Vertrag, der Kunde, der Vertragsbetreuer und die Gesellschaft automatisch lokalisiert werden. Das obige Fenster mit der Abfrage nach einem Vertrag würde dann also nicht erscheinen.

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