Rechnungen
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Im Fenster Rechnungen innerhalb des Inkassomoduls werden alle bisher erstellten Rechnungen und Gutschriften aufgelistet. Auch stornierte Dokumente werden hier aus rechtlichen Gründen angezeigt, da dazu innerhalb der Konten auch Buchungsdatensätze existieren.
Rechnungsübersicht
Aus der Übersicht heraus kann ein Datensatz per Doppelklick geöffnet werden. Dabei öffnet sich ein neues Fenster mit den jeweiligen Details zu dieser Rechnung oder zu dieser Gutschrift. Diese Funktion steht auch über ein Kontextmenü zur Verfügung.
Weiterhin kann diese Ansicht über einen zeitlichen Filter eingeschränkt werden (siehe Abbildung, "von", "bis"). Nach der Eingabe der Datumsangaben muss diese mit Filtern bestätigt werden. Dabei wird die jeweilige Fälligkeit betrachtet und nur die Datensätze angezeigt, die in dem angegebenen Wertebereich liegen. Hinzu kommt die Funktion Offene Rechnungen, welche in Wechselwirkung mit Alle Rechnungen entweder nur die noch offenen oder teilweise offenen und alle Rechnungen anzeigt.
Unterhalb des Fälligkeitsfilters befindet sich die Anzeige des Kontostandes des Kunden, von dem ein Datensatz gerade in der Liste ausgewählt wurde. Bei dieser Anzeige werden die noch offenen im System vorhandenen Verbindlichkeiten addiert und angezeigt. Im Idealfall ist der Kontostand ausgeglichen. Weitere Informationen hierzu befinden sich unter Konten.
Als weiteres Übersichtselement ist unterhalb des Kontostandes der aktuelle Zahlungsstand des markierten Datensatzes zu sehen. Dabei wird zur Rechnungsnummer der noch offene Betrag zu diesem Dokument angezeigt, da es durchaus sein kann, dass ein Kunde eine Rechnung bisher nur teilweise bezahlt hat. Über Zuordnen kann genau dieser Rechnung ein Betrag zugeordnet werden, wenn der Kunde aus Gutschriften ein noch nicht zugeordnetes Guthaben besitzt. Dieser Vorgang entspricht der Funktion Betrag buchen, welche über Betrag buchen ausführbar ist.
Natürlich stehen auch innerhalb der Rechnungsübersicht die für InfoAgent üblichen Funktionen, wie Gruppieren und Spalten definieren über ein Kontextmenü, der Tabelle zur Verfügung. Ferner ist hier die standardisierte Suchfunktion ebenfalls nutzbar.
Sortieren
Mit der Version 2.8.12.7 werden führende Nullen in die Rechnungsnummer mit dem Ziel eingefügt, die Sortierung zu erleichtern. In den vorhergehenden Versionen war es auf Grund der fehlenden, führenden Nullen nicht möglich der Reihe nach zu sortieren.
Über den Bereich Numernkreise in der Datenbankweiten Konfiguration werden bei Inkasso die entsprechenden Stellen für die Länge der Rechnungsnummern eingestellt. Damit sollte die nun bei der Rechnungserstellung vergebene Rechnungsnummer entsprechend den Vorgaben mit führenden Nullen aufgefüllt werden.
Wird jetzt erneut ein Klick auf die Spalte Rechnung-Nr in der Tabelle ausgeführt, dann erfolgt eine korrekte Sortierung.
Alte Rechnungen werden aus rechtlichen Gründen nicht angepasst, da diese bereits eingebucht sind!
Inkassospezifische Funktionen der Ansicht
Innerhalb dieser Maske gibt es rein inkassospezifische Funktionen. Über Neue Rechnung kann händisch eine neue Rechnung angelegt werden, die sich nicht auf Vertragspositionen bezieht.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, über offenen Betrag buchen einer Rechnung automatisch genau den noch offenen Betrag zuzuweisen. Mit Betrag buchen kann man zwar auch einer Rechnung oder Gutschrift einen Betrag zuweisen, jedoch ist hier die Eingabe eines Zahlwertes im Folgefenster erforderlich, wenn man Betrag buchen auswählt.
Eine "Rechnung stornieren" kann man über den Menüpunkt Rechnung stornieren. Dabei werden die Abläufe der Stornierung vom Programm genauestens beschrieben. Die Nutzung des Menüs Rechnung ermöglicht es dem Nutzer, sich den in der Liste markierten Datensatz über Rechnungsdokument im ELO oder Dateisystem anzusehen, über ungedruckte Rechnungen ausdrucken die noch nicht erzeugten Dokumente zu erstellen und per Rechnungsmuster den Rechnungsreport, aus dem das druckbare Dokument erzeugt wird, anzupassen.
Der Menüpunkt Wechsel zu Gesellschaftsbuchungen ermöglicht den Wechsel der Ansicht zu den Gesellschaftsbuchungen, welche jedoch erst mit der Umsetzung des neuen Provisionsmoduls zur Verfügung stehen.
Über Export ist es möglich, die in der Ansicht dargestellten Dokumente als Rechnungsexport in eine Excel-Datei exportieren zu lassen.
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