Schaden: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 20. März 2008, 11:15 Uhr

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Alle zu einem Vertrag, im Laufe der Zeit entstandenen und vom Versicherungsnehmer verursachten Schäden, können Sie in InfoAgent erfassen. Hier lassen sich alle notwendigen und wichtigen Informationen eingeben, um anschließend eine bereits erstellte Schadensanzeige an den Versicherer zu versenden. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Forderungen, sowie zu den Forderungen eingegangene Zahlungen zu hinterlegen und zu verwalten.

Die Grundlage, um einen Schaden anzulegen bildet die Kundentabelle. Wählen Sie den Kunden aus und markieren danach im Vertragsbereich den dazugehörigen Vertrag. Wählen Sie dazu aus der Symbolleiste oder aus dem Kontextmenü des markierten Vertrages Schäden. Mit der Schaltfläche Neu wird nach Auswahl des VN die Eingabemaske geöffnet, in der die entsprechenden Daten erfasst werden können.

Diese enthält neben allgemeinen Informationen, wie Versicherungsnehmer und VS-Nummer des betroffenen Vertrages, verschiedene Registerkarten zur differenzierten Aufnahme der Daten eines Schadens. Dazu gehören:

• Meldung
• Schadensanzeige
• Polizei / Gutachter
• Anspruchsteller
• Regulierung
• Dokumente

Nach vollständiger Eingabe aller relevanten Daten werden diese über Speichern gesichert. Zusätzlich kann man mit Aufgaben eine Aufgabe zum Schaden im Terminplaner anlegen oder über Akte einen entsprechenden Akteneintrag vornehmen.

In der Standardübersicht haben Sie die Möglichkeit, die zum Vertrag bestehenden Schäden anzeigen zu lassen. Um einen besseren Überblick zu erhalten, dienen zur Filterung die Schaltflächen:

Ist ein Schaden erledigt, gilt dieser als abgeschlossen und er erhält den gleichnamigen Status. Das bedeutet, dass der Schaden nur noch geöffnet und eingesehen, jedoch nicht mehr verändert werden kann.

Dazu dient die Schaltfläche Schaden erledigt. Manuell oder per Assistent wird festgelegt, wann der Schaden abgeschlossen wurde und per Menü ob positiv (ja / nein). Durch Betätigen der Schaltfläche Schaden abschließen erhält dieser den Status geschlossen und Änderungen lassen sich daran nicht mehr vornehmen.

Es besteht auch die Möglichkeit Schäden zu löschen. Dazu wird in der Schadentabelle nach Auswahl eines Schadens Schaden löschen betätigt. Nach der Bestätigung durch Ja wird der markierte Schaden endgültig aus der Liste entfernt. Dieser Vorgang ist nicht rückgängig zu machen!

Meldung

In diesem Register werden zunächst die Daten zur Schadensmeldung erfasst. Zur besseren Unterscheidung erfolgt deren Eingabe bzw. Auswahl in den vier Bereichen:

• Meldung bei uns
• Meldung bei Versicherer
• Person, die den Schaden gemeldet hat
• Schadenbearbeiter bei Versicherer

Meldung bei uns

Dem Schaden wird eine interne SchadenNr. zugewiesen. Das geschieht automatisch. Mit dem Assistenten für Datum / Uhrzeit legen Sie das Datum der Schadensmeldung fest. Mit der Schaltfläche Jetzt wird das aktuelle Datum und Uhrzeit übernommen. Ansonsten lassen sich Datum und Uhrzeit wählen. Die Eingabe ist auch manuell möglich. Die Art der Meldung kann man aus dem gleichnamigen Menü auswählen. Dazu gehören u.a.:

• telefonisch
• Fax
• Gesellschaft
• vom Außendienst

Person, die den Schaden gemeldet hat

Unter Person, die den Schaden gemeldet hat wird mit der Auswahl-Schaltfläche die Maske zur Kontaktauswahl aufgerufen. Nach Markierung des entsprechenden Kontaktes wird dieser per Doppelklick in das Register Meldung übernommen. Die entsprechenden Felder werden automatisch ausgefüllt. Ist der Kontakt noch nicht vorhanden, dann kann er über die Schaltfläche Neuer Kontakt in InfoAgent angelegt werden. Mit dem Lupen-Symbol kann man den zugehörigen Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um evtl. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen.

Über die Kommunikations-Schaltfläche ist InfoAgent in der Lage mit Unterstützung der Wählhilfe eine Telefonverbindung aufzubauen. In dem Textfeld lassen sich Informationen zu dem Vorgang in Textform hinterlegen.

Meldung bei Versicherer

In diesem Bereich erfassen Sie die Meldedaten den Versicherer betreffend. Über Datum / Uhrzeit wird wieder der entsprechende Assistent zur Datumseingabe bzw. -auswahl aufgerufen. Die manuelle Eingabe des Datums in die Eingabezeile ist ebenfalls möglich. Die Art der Meldung muss aus diesem Menü gewählt werden. Das Feld Gemeldet durch: ist bereits mit dem angemeldeten Benutzer vorbelegt. Von Hand kann dessen Inhalt gelöscht und ein anderer Mitarbeiter eingetragen werden.

Schadenbearbeiter bei Versicherer

In diesem Abschnitt sind bereits alle vorhandenen Felder der Ges. übernommen und nicht zu ändern. Allein der Sachbearbeiter ist über die entsprechende Schaltfläche auszuwählen. Mit dem Lupen-Symbol kann man den zugehörigen Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um evtl. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen. Eine Kommunikations-Schaltfläche ist hier ebenfalls integriert, um mit Unterstützung der Microsoft Wählhilfe eine Telefonverbindung aufzubauen. In dem existierenden Textfeld lassen sich allgem. Informationen zu der Meldung des Schadens in Textform hinterlegen.

Schadenanzeige

Dieses Register ist in die Bereiche Schaden und Meldung unterteilt, um die eigentlichen Schaden- und Meldedaten besser voneinander trennen zu können.

Schaden

Der Schadenstag wird wieder per Assistent festgelegt. Besteht z. B. die Notwendigkeit einer Meldung bei der Polizei (wegen Unfall), dann muss die entsprechende Auswahlbox aktiviert werden. Das Menü Kategorie ist selbstlernend. Die in die Eingabezeile eingegebenen Begriffe lassen sich später aus dem Menü wählen. Möglich sind z. B. Haftpflicht oder Sturmschaden.

Als Schadenbearbeiter: in der Agentur ist bereits der Betreuer des Kunden voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche kann eine Maske für die Zuweisung eines anderen Bearbeiters geöffnet werden. Per Doppelklick wird der gewünschte zugeordnet. In die Eingabezeile Schadenort: wird dieser von Hand eingetragen.

Um den Schadensumfang: und den Schadenhergang: dokumentieren zu können, wurden entsprechende Textfelder integriert. Als Text werden die entsprechenden Vorgänge darin festgehalten. Die geschätzte Höhe des Schadens wird in die zugehörige Eingabezeile eingetragen, während die Abrechnungsart: als Menü realisiert ist. Hier kann zwischen Brutto und Netto gewählt werden.

Meldung

Das Datum bei Eingang: bzw. Weiterleitung: kann wieder manuell oder per Assistent eingefügt werden. Eingang ist der Tag der Meldung an die Agentur, Weiterleitung ist das Datum der Meldung von der Agentur an die Gesellschaft. Besteht die Notwendigkeit ein Gutachten zu erstellen, dann muss die Auswahlbox aktiviert werden.

Die Schaden - Nr. wird von der Gesellschaft vergeben und ist dort ein einzugeben. Erhalten Sie diese erst später, ist sie manuell nachzupflegen. Zum Schaden existiert ein sogenannter Status:. Per Assistent wird das Datum festgelegt (Status von:), ab wann dieser auf offen oder geschlossen gesetzt wird.

Zur Eingabe von Informationen wurde das Textfeld Info/Intern integriert. Darin werden die entsprechenden Info`s in Textform eingegeben und mit dem Schaden gespeichert. In der Bearbeitungsphase kann der Text beliebig erweitert, verändert oder wieder gelöscht werden.

Polizei / Gutachter

Hier besteht Möglichkeit die Daten, getrennt nach Gutachter und Polizei, einzugeben. Das ist nur notwendig, wenn im Register Schadenanzeige die Auswahlboxen Gemeldet bei Polizei bzw. Gutachten notwendig aktiviert wurden.

Polizei

Die Daten für Polizeirevier, Beamter, Adresse und Kommunikationsdaten sind von Hand in die Eingabezeilen unter Polizei einzutragen (siehe Abb.).

Gutachter

Im rechten Teil des Registers werden die Daten zum Gutachten und zum Gutachter selbst hinterlegt. Zunächst erfolgt per Auswahlbox, ob das Gutachten notwendig ist. Über die Auswahlschaltfläche bei Name: wird die Maske zur Kontaktauswahl geöffnet, um anschließend den Gutachter zuordnen zu können (Doppelklick). Ist dieser noch nicht vorhanden kann er über die Schaltfläche Neuer Kontakt angelegt werden. Mit dem Lupen-Symbol kann man den zugehörigen Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um ggf. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen.

Der Wert des Schadens bei Geschätzte Höhe: wurde ebenfalls aus dem Register Schadenanzeige übernommen. In das Feld Höhe lt. Gutachten tragen Sie den Wert aus dem Gutachten ein. Das kann u. a. eine Expertise, die Rechnung Werkstatt oder eine sonstige Rechnung sein. Mit einem Beleg ist das entsprechend nachzuweisen.

Über den Datumsassistent beauftragt am: legen Sie fest wann das Gutachten in Aufrag gegeben wurde. Bei beauftragt von: wird die Person eingetragen, die den Auftrag dazu gegeben hat. In das Textfeld lassen sich Notizen zum Gutachten hinterlegen und über die Schaltfläche Speichern sichern.

Anspruchsteller

In Abhängigkeit der gewählten Kategorie bei Schadenanzeige wird hier der VN (z. B. bei Sturmschaden) oder der Geschädigte (z. B. bei Haftpflichtschaden) gewählt. Über die entsprechende Schaltfläche bei Nachname: wird das Fenster zur Kontaktauswahl aufgerufen und per Doppelklick wird der entsprechende Kontakt mit den postalischen Daten übernommen. Mit dem Lupen-Symbol kann man den Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um ggf. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen.

Über die Kommunikations-Schaltfläche ist InfoAgent in der Lage mit Unterstützung der Wählhilfe eine Telefonverbindung aufzubauen. In das Textfeld lassen sich Notizen zum Anspruchsteller hinterlegen, die dann mit Speichern des Schadens gesichert werden.

Regulierung

In dieser Maske werden sowohl die Forderungen als auch die Zahlungen zu Schäden verwaltet. Dazu ist das Register in

• Forderungen (Brutto) und
• Zahlungen (Brutto)

unterteilt.

Zunächst muss zum Schaden eine Forderung angelegt werden, erst dann ist es möglich Zahlungen zu erfassen und zu verwalten.

Forderungen (Brutto)

Über den Punkt Neue Forderung aus dem Kontextmenü wird das Fenster für die Dateneingabe gestartet. In der Maske sind dafür verschiedene Menüs und Eingabezeilen integriert.

Bei der Erfassung wird bei Beleg vom: das Datum entweder per Assistent oder manuell eingetragen. Die Art der Forderung: wird aus dem gleichnamigen Menü gewählt. Alternativ ist dieses Feld selbst lernend, so daß es um eigene Einträge erweitert werden kann. Die Eingabezeilen für die Felder Forderungssteller: und Begründung: sind händisch zu befüllen.

Bei Gesamtforderung: wird durch InfoAgent eine evtl. vorhandene Selbstbeteiligung VN: automatisch in Abzug gebracht und im Feld Effektive Forderung: angezeigt. Bei der Eingabe der Daten ist mit Tab - Taste zwischen den Eingabezeilen zu wechseln. Mit der Schaltfläche Übernehmen werden die Eingaben gesichert und in die Forderungsliste übertragen.

Zum Anlegen und Verwalten von Forderungen bzw. Zahlungen ist in diesem Bereich ein Kontextmenü enthalten. Es hat folgende Einträge:

Zahlungen (Brutto)

Neue Zahlung

Zur Regulierung von Schäden werden hier die Zahlungen erstellt und verwaltet. Aus dem Kontextmenü bei Forderungen (Brutto) wird zunächst der Eintrag Neue Zahlung zu dieser Forderung angeklickt. In dem sich öffnenden Fenster (Regulierung) sind dafür verschiedene Menüs und Eingabezeilen integriert und mit verschiedenen Daten bereits vorbelegt. Anpassungen sind möglich.

Das Datum bei Zahlung vom: kann entweder übernommen, per Assistent oder von Hand eingegeben werden. Bei Zahlung ist der höchstmögliche Wert voreingestellt, der zur Regulierung verwendet werden kann. Wird eine geringere Summe gezahlt, dann tragen Sie diese in die Eingabezeile ein. Die Bezeichnung: kann wieder aus dem Menü gewählt werden. Alternativ ist die Eingabe einer selbst gewählten Bezeichnung möglich (selbst lernendes Feld).

Per Klick auf Übernehmen werden die Eingaben gespeichert und die erfasste Zahlung in der Liste unter Zahlungen (Brutto) aufgeführt.

In diesem Bereich ist ebenfalls ein Kontextmenü enthalten. Es hat folgende Einträge:

In der Fußzeile des Registers Schadenregulierung sind als Information die Summe Forderung, die Summe Zahlung und Offen sind dargestellt. Die dortigen Werte haben nur Anzeigecharakteristik und lassen sich nicht direkt verändern.

Es werden alle vorhandenen Summen jeweils als Gesamtwert dargestellt.

Dokumente

Dokumente und Mails zum Schaden

Der zur Schadensabwicklung anfallende Schrift- und Mail - Verkehr wird hier organisiert. Über die Symbolleiste des Registers lassen sich Dokumente und Briefe erstellen, bearbeiten oder wieder entfernen. Aus dem ausklappenden Menü lassen sich die aufgeführten Empfänger wählen:

• Gesellschaft
• VN
• Mitarbeiter
• Anspruchsteller
• Schadenmelder

Unter Dokumente ist beschrieben wie nach Auswahl einer entsprechenden Vorlage Briefe mit Word erstellt werden.

• an VN
• an Gesellschaft
• an Mitarbeiter