Synchronisation (PIM)
Um den InfoAgent Terminkalender mit Ihrem Outlook Kalender und somit mit jedem Standard PDA oder Mobiltelefon zu synchronisieren bietet InfoAgent die Möglichkeit, Termine zwischen InfoAgent und Microsoft Outlook abzugleichen. Hierzu müssen lediglich die Kalender- und Aufgabenpfade in InfoAgent hinterlegt werden. Natürlich ist die Angabe der Pfade keine Pflicht. Wenn z. B. nur die Aufgaben synchronisiert werden sollen, kann der Kalender-Pfad entweder weggelassen werden oder es wird "keine Outlookanbindung" gewählt. Diese Einstellungen sind jederzeit änderbar.
Termine sowie Aufgaben, die in InfoAgent angelegt werden, synchronisieren sich automatisch mit Microsoft Outlook beim Speichern. Dies ist eine Standardeigenschaft welche bei angegebenen Outlook-Pfad immer vorgeschlagen wird (Haken am unteren linken Rand des Termin-/Aufgabenformulars). Bei Terminen bzw. Aufgaben die nicht mit Outlook synchronisiert werden sollen, wird der Haken vor dem Speichern entfernt.
Aufgaben oder Termine, die in Outlook angelegt oder verändert worden sind, werden nach Betätigen des Synchronisations-Schaltfläche im Kalender in InfoAgent übernommen. Dieser Vorgang kann auch automatisch beim Beenden von InfoAgent bzw. in frei einstellbaren Intervallen vorgenommen werden. Diese Optionen sind in den benutzerdefinierten Einstellungen konfigurierbar.
Ein weiteres Feature wurde mit Version 2.8.12.4 von InfoAgent integriert. Es besteht nun die Möglichkeit der rückwirkenden Synchronisation von Terminen und Aufgaben. Die Synchronisationsrichtung ist dabei von MS-Outlook in Richtung InfoAgent. Der Standardwert beträgt hier 30 Tage. In der Benutzerdefinierten Konfiguration kann dieser Wert angepasst werden. Diese Einstellung ist für jeden Mitarbeiter separat anzupassen.
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Es sollte aber der Kalender- bzw. Aufgabenpfad nicht sorglos gewechselt werden, da bereits synchronisierte Elemente nicht mit anderen Microsoft Outlook Ordnern synchronisiert werden können! |
Bei einigen Systemkonfigurationen kann es zu Sicherheitswarnungen kommen. Diese müssen mit JA bzw. Zulassen bestätigt werden, um einen Datenaustausch zwischen InfoAgent und Microsoft Outlook zu gewährleisten. Um regelmäßige Sicherheitswarnungen mit einer dauerhaften Einstellung zu versehen, gibt es kostenfrei erhältliche Zusatzprogramme, die Beantwortungen von Sicherheitsabfragen speichern.
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