Terminkalender: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 2. Dezember 2008, 15:15 Uhr

Um den Terminkalender nutzen zu können, empfiehlt es sich im Vorfeld, einige Einstellungen im Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Terminkalender durchzuführen.

Ansicht

Den Terminkalender starten Sie links über die Outlookleiste in der Hauptmaske.

Die aktuelle Ansicht kann in der folgenden Leiste gewählt werden:

Heute

Die Schaltfläche Heute verändert die Darstellungsart nicht. Im Datumsbereich wird zum heutigen Datum navigiert. Sie sehen dann ggf. je nach aktiver Ansicht die heutige Woche oder den aktuellen Monat.

Tagesansicht

Die Tagesansicht stellt Ihnen alle Termine für einen Tag in einem Kalender dar. Ganztägige Ereignisse werden am Kopf über der Zeitleiste angezeigt.

Arbeitswoche

Die Arbeitswoche stellt Ihnen alle Termine für eine Arbeitswoche in einem Kalender dar. Ganztägige Ereignisse werden am Kopf über der Zeitleiste angezeigt. Die Anzeige ist ähnlich der Tagesübersicht, wobei hier nur mehrere Tage nebeneinander positioniert sind.

Wochenansicht

Die Wochenansicht zeigt alle Termine für eine komplette Woche. Aus Platzgründen wird hier in der Darstellung nicht mehr stundengenau gegliedert. Statt dessen ist ein Tag ein Kasten, der die Termine als Einträge enthält. Ganztägige Ereignisse werden am Kopf in jedem Kasten angezeigt.

Monatsansicht

Die Monatsansicht zeigt einen kompletten Monat in der Ansicht wie der Wochenansicht.

Jahresansicht

Die Tagesansicht stellt Ihnen alle Termine für den Zeitraum von einem Jahr in einem Jahreskalender dar. Das darzustellende Jahr kann über die Jahresansicht ausgewählt werden. Es können nur ganze Jahre in der Jahresansicht angezeigt werden. Die Jahresansicht ist die einzige Darstellungsform, in der nicht mehrere Mitarbeiter zeitgleich angezeigt werden können.

Listenansicht

In der Listenansicht können Sie sich neben den Terminen auch noch Aufgaben und Akquisen anzeigen lassen.

Versäumte Termine

Allgemein

Unter Termin finden Sie die Definition dafür. Ein Termin gilt dann als versäumt, wenn dessen Endzeitpunkt überschritten ist.

Termin als versäumt kennzeichnen

Kontext Termin

Über die Schaltfläche Liste schaltet man zuerst in die Listenansicht umg. Zur besseren Übersicht werden dann über den Zeitfilter Aufgaben und Akquisen ausgeblendet, indem die zugehörigen Auswahlfelder deaktiviert werden. In der Liste mit den Datensätzen befinden sich jetzt nur noch die Zeilen mit den Terminen.
Um einen solchen als versäumt zu deklarieren geht man folgendermaßen vor:

• Aufruf des Kontextmenüs vom Datensatz

• Auswahl des Eintrags als versäumt markieren

• Spalte Versäumt beim Datensatz wird mit Haken gekennzeichnet

Liste versäumter Termine

Die Menüleiste wurde ebenfalls um eine Schaltfläche mit der Aufschrift Versäumte Termine erweitert. Wird auf diese geklickt, so ändert sich die Darstellung im Terminplaner dahingehend, das nur noch die als versäumt definierten Termine als Liste dargestellt werden. Dabei ist es egal aus welcher Ansicht (z. B. Tages-, Wochen- oder Jahresansicht) diese Anzeige aufgerufen wird.

Termin verschieben

Zeitabschnitte für das Verschieben

Um versäumte Termine aber nun nicht nur einfach löschen und dann neu anlegen zu müssen, existiert in InfoAgent die Funktion Eintrag verschieben. Diese lässt sich wiederum aus dem Kontextmenü des Datensatzes aufrufen. In Ergebnis dessen erscheint ein Fly-out Menü, das in mehrere Abschnitte unterteilt ist. Damit kann ein Termin um feste Zeitabschnitte (Tage bzw. Wochen) oder auch um eine bestimmte Anzahl an Tagen bzw. zu einem bestimmten Datum verschoben werden.

Anzahl der Tage

Über den Eintrag um x Tage verschieben ist der Aufruf einer Maske möglich, in deren Eingabezeile direkt eingegeben wird, um wieviel Tage die Verschiebeoperation zu betragen hat. Diese ist dann mit OK zu bestätigen. Die gesamte Operation lässt sich über die Schaltfläche Abbrechen verwerfen.

Datumsassistent

Der letzte Eintrag aus dem Kontextmenü, neues Datum setzen, öffnet die Datumsauswahl, mit der es möglich ist ein neues Datum für den Termin zu wählen. Per Klick auf das Wort Heute im Fenster wird direkt das heutige Datum ausgewählt. Nach dem Setzen bzw. der Auswahl von Tag, Monat und Jahr werden dann die Werte mit Übernehmen im aktuellen Datensatz gespeichert. Daraufhin ändert sich der Status des Termins und die Liste versäumter Termine wird automatisch aktualisiert.

Termin-/Aufgabenverwaltung

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Einleitung

Mit der Version 2.8.12.0 wurde in InfoAgent die Menüleiste umgestaltet. Um die Arbeit effektiver gestalten zu können, ist der Button Aufgaben durch die Schaltfläche Kalender ersetzt worden. Die aktualisierte Menüleiste ist u. a. in den folgenden Modulen enthalten:

• Kundentabelle

• Störfälle

• Schäden

• Mitarbeiter

• Kennzahlen

• Vertragstabelle (über Kontextmenü)

Im Kontext zu den genannten Modulen kann aus dem Menü Kalender entweder die Aufgabenerstellung oder die direkte Terminerstellung aufgerufen werden.

Termin-/Aufgabenverwaltung

Anhand der Kundentabelle soll an einem Beispiel dargestellt werden, wie die direkte Termin- und Aufgabenerstellung zu nutzen ist. Dazu wird die Kundentabelle aufgerufen und ein Kunde der Wahl (hier Mustermann, Max) selektiert. Der Aufruf der Terminübersicht erfolgt dann per Klick auf den Eintrag Termin aus dem Menü Kalender.

Ansichten

In der Bildschirmmaske werden alle Termine, Serientermine sowie unerledigte Aufgaben in einem definierten Zeitraum angezeigt. Über die Schaltfläche Liste schaltet man die Anzeige in die Listenansicht um, in dieser lassen sich dann auch Aufgaben und Akquisen darstellen.

Mitarbeiterwahl

Mitarbeiter in InfoAgent

Als weiterer Punkt für die Anzeigekonfiguration ist die Schaltfläche Mitarbeiter vorgesehen. Durch das Aktivieren der Auswahlboxen erfolgt zunächst die Auswahl und mit OK die Übernahme in die Ansicht. Dort können den Mitarbeitern dann ebenfalls Termine zugeordnet werden.

Voraussetzung:

Es müssen Zugriffsrechte auf den/die Kalender des/der anderen Mitarbeiter bestehen, um Termine lesen, anlegen, löschen oder ändern zu können. Der Abschnitt Rechte Kalender beschreibt, wie diese Rechte für jeden einzelnen Benutzer im Konfigurationsbaum zu setzen sind.

Terminerstellung

Kontextmenü

Zur Neuanlage eines Termins markiert man zunächst in der Terminübersicht den erforderlichen Tag. Im Kontextmenü wird der Eintrag Neuer Termin gewählt und damit die Maske für die Detailansicht des Termins aufgerufen. In dem Fenster lassen sich danach alle relevanten Daten eingeben oder aus auswählen.

Details zum Termin

Der Betreff sowie der Ort sind manuell einzutragen, Beginnn und Ende des Termins sind ebnfalls voreingestellt. Die Anfangs- bzw. Endzeit entsprechen den Vorgaben aus dem Konfigurationsbaum. Durch manuelle Eingabe oder Betätigung der Pfeiltasten neben den Eingabefeldern ist eine Änderung der Zeiten realisierbar. Durch die Aktivierung der Auswahlbox Ganztägig ist ein Zeitauswahl nicht mehr möglich, der Termin erscheint dann komplett über die gesamte Zeit. Ist eine Erinnerung vor dem Termin gewünscht, lässt sich das über die Auswahlbox Erinnern realisieren. Durch deren Aktivierung wird das Menü vor Fälligkeit aktiv. Daraus lässt sich die Zeit wählen, zu der man vor Beginn des Termins (Meldung am Bildschirm) erinnert werden möchte.

Dem Termin kann über das Menü Wichtigkeit eine Priorität zugeordnet werden. Folgende stehen dabei zur Auswahl:

• niedrig

• normal

• hoch

Zur besseren Unterscheidung verschiedener Termine, z. B Einzel- und Serientermine, kann man diesen Farben zuordnen, indem Sie die Schaltfläche Terminfarbe betätigen. Aus dem sich öffnenden Fenster lassen sich die dargestellten Grundfarben per Mausklick auswählen und mit OK zuweisen. Über Farben definieren >> kann man in einem weiteren Fenster Benutzerdefinierte Farben generieren, die dann in die Maske Farbe übernommen und ebenso wie die Grundfarben zugewiesen werden.

Als Teilnehmer ist standardmäßig der angemeldete Benutzer voreingestellt. Diese Liste kann erweiter werden. Über die Auswahl-Schaltfläche rufen Sie zunächst die Mitarbeiterliste auf, aktivieren die, die hinzuzufügen sind und bestätigen die Auswahl mit OK.

Eine weitere Möglichkeit für die Zuordnung von Terminen sind Kategorien. Mit der Auswahl-Schaltfläche rufen Sie zunächst die Liste aller vorhandenen Kategorien auf und aktivieren diese über die jeweilige Auswahlbox. Mit OK werden diese übernommen. Das Fenster enthält die Schaltfläche Kategorien bearbeiten. Hierüber besteht die Möglichkeit die Kategorien mit den folgenden Funktionen zu bearbeiten:

• Kategorie hinzufügen

• Kategorie löschen

• Kategorie umbenennen

Auf die Art und Weise ist es möglich die Kategorien den eigenen Bedürfnissen zielgerichtet anzupassen.

Das Notizfeld ist für die Eingabe interner Informationen in Textform vorgesehen. Diese lassen beliebig editieren, anpassen und wieder entfernen.