Vertragsimport
Verträge können mit dem Vertragsimport aus Excel in die InfoAgent-Datenbank importiert werden. Über den Einrichtungsassistenten erreichen Sie den Aufruf für den Vertragsimport.
Mittels Excel Vorlagen-Datei erstellen legen Sie auf dem Desktop ihres Rechners eine leere Excel-Datei an, in der Sie die zu importierenden Daten einfügen können.
Die in der leeren Excel-Datei erstellte Struktur darf nicht verändert werden (Spaltenformate, Arbeitsblätter etc.). Anderenfalls akzeptiert der Import unter Umständen diese Datei nicht. Beachten Sie, dass Formeln und Zellformatierungen während des Imports nicht berücksichtigt werden, sondern zu Fehlern und dem Abbruch des Imports führen können.
Die angelegte Tabelle enthält eine Reihe von Pflichtfeldern. Das sind Felder, die unbedingt vorhanden sein und richtig befüllt werden müssen, damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann. Unter der Vertragsimport/Tabellendefinition sind die Pflichtfelder abgebildet.
Mit einem Doppelklick wird die Import-Datei geöffnet, um sie mit Vertragsdaten zu befüllen. Dazu gehören nicht nur die Pflichtfelder, sondern auch Sparten-Nr., Storno-Datum, VU-Nummer, Zahlweise und das Produkt. Sichern Sie dann diese Datei.
Bevor Sie mit dem Import der Excel-Tabelle beginnen, führen Sie bitte zunächst eine Datensicherung in InfoAgent durch.
Wählen Sie per Mausklick auf Verträge importieren den Speicherort der Importdatei aus. Mit Öffnen wird die Datei importiert. Treten beim Importvorgang der Daten Fehler auf, dann erscheint sinngemäß folgende Meldung:
Nicht alle Verträge konnten importiert werden 0 Verträge sind schon vorhanden 17 Verträge haben fehlerhafte Daten 0 Verträge konnten importiert werden Sollen die problematischen Verträge in der Importdatei nun markiert werden?
Wenn Sie die fehlerhaften Vertragsdaten korrigieren wollen, wählen Sie bitte Ja. Dabei werden diese Verträge in der Spalte Importfehler markiert. Aus diesem Grund darf diese Spalte nicht mit Daten befüllt werden.
Anschließend erscheint folgende Meldung:
Mit dem Importieren fortfahren?
Bestätigen Sie mit Nein. Öffnen Sie die Excel-Datei über Excel-Vorlage öffnen und bearbeiten Sie die betroffenen Zeilen. Nach dem Einlesen beantworten Sie die Frage, ob mit dem Import fortgefahren werden soll, mit Ja und der Vertragsimport startet erneut. Nach Abschluss des Imports bestätigen Sie die Erfolgsmeldung mit OK.
Überprüfen Sie nach dem Import, bevor Sie mit InfoAgent weiter arbeiten, die Richtigkeit der eingelesenen Daten. Ein nach Wochen erkannter Importfehler kann die zukünftige Arbeit nachhaltig, negativ beeinflussen!
Bitte achten Sie darauf, dass anschließend alle importierten Verträge ohne gültiges Policierungsdatum manuell policiert werden müssen. Erst dann erscheinen diese als Eigenverträge in der Kundenauswahl. Alle nicht policierten Eigenverträge befinden sich im Antragsstatus
