Abrechnung 2.9.1 (Formeleditor): Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 22. Mai 2012, 13:19 Uhr
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Inhaltsverzeichnis
Formeleingabe
In der Gesellschaftsverwaltung lassen sich zu bereits vorhandenen Produkten Formeln zur Berechnung der Produktprovision hinterlegen. Dabei werden u. a. der bzw. die Begünstigte(n) und verschiedene Parameter für die Berechnung ausgewählt oder festgelegt:
- erste Fälligkeit
- Zahlweise
- Stornoreserve
- Verschiebung
- Ratenzahlweise
- Haftzeit
- Vorschau
Mit einem Klick auf das Register Abrechnung und dann auf das Register Produktformeln gelangen Sie in die Maske, in der sich die verschiedenen Produktformeln hinterlegen lassen. Aus dem Drop-Down-Menü Produkt: wird zunächst ein vorhandenes Produkt ausgewählt.
Durch Klick auf 'Neue Formel' (bei Agenturformel:) wird die Erfassung der Agenturformel gestartet, wobei verschiedene Eingabezeilen und Menüs aktiviert werden, die dafür erforderlich sind. Alternativ ist für die Formelerstellung die Verwendung einer Vorlage möglich. Nach der Eingabe von einer aussagekräftigen Bezeichnung ('Formelname:') werden die Fälligkeit (Wann), die Zahlweise (Wie) und die Stornoreserve (Höhe der Stornoreserve) hinterlegt. Anschließend lassen sich durch das Auswählen der Begünstigten (per Kontrollkästchen) weitere Provisionsformeln (Vermittler) hinterlegen.
In die Eingabebox für die Provisionsformel tragen Sie dann die einzelnen Elemente (Felder, Operatoren usw.) der Formel ein (siehe Abb.), die dann mit Speichern übernommen werden. Im Menü Begünstigt: besteht die Möglichkeit den (die) Begünstigten zu wählen, für den man eine zusätzliche Provisionsformel hinterlegen möchte.
Durch Klicken auf den Button 'Neue Formel' (bei Vermittlerformel:) werden alle Felder zurückgesetzt (geleert) und man kann die Formelwerte für den Begünstigten eingeben. Dann wird mit der Erfassung der Agenturformel fortgesetzt. Nach Eingabe der Werte werden diese durch erneutes Speichern gesichert und sind nun mit der Agenturformel unter dem entsprechenden Produkt zu finden.
Für die zu erstellenden Formeln gilt eine Begrenzung in der Länge. Die Zeichenanzahl ist auf maximal auf 3000 Elemente (z. B. Ziffern, Operatoren, Felder usw.) begrenzt. In der Fußzeile ist die Anzahl der bereits verwendeten Zeichen angegeben (Zeichen: xx / 3000).
Agentur- und Vermittlerformel
Der Ablauf für die Eingabe bzw. Zusammenstellung der Agentur- als auch der Vermittlerformel ist identisch. Dazu wird aus dem Drop–Down Menü der Feld-Kategorien zunächst der entsprechende Feldbereich gewählt. Die jeweils zur Verfügung stehenden InfoAgent-Felder lassen sich dann beim Erstellen der Provisionsformel mit der Maus per Drag & Drop einfügen. Verknüpft werden diese Felder dann über Operatoren, Sonderzeichen und Bedingungen (Wenn, Dann, Sonst), die sich manuell, per Tastatur oder über die entsprechenden Icon`s des Editors hinzufügen lassen. Alternativ können Felder über das Kontextmenü der Kategorie, zu der sie gehören, hinzugefügt werden.
Mit Eingabe der Kategorie und Doppelpunkt, z. B. "Vertrag:", erscheint das Kontextmenü mit allen zugehörigen Feldern. Per Mausklick übernehmen Sie das gewünschte Feld in das Editor-Fenster und können danach, verbunden mit Operatoren, weitere Felder zur Vervollständigung der Formel hinzufügen.
Zu den Kategorien gehören u. a. Daten aus den folgenden Bereichen:
- Vertrag
- IA
- Kfz - Daten
- Personendaten
- Haftpflichtdaten
- Wohngebäudedaten
- Feuer
- Hausrat
usw.
Abhängig von der gewählten Kategorie stehen unterschiedliche Datenfelder für die Formelerstellung zur Verfügung.
Elemente
Register Konto
Das Register Konto dient sowohl zur Darstellung der Buchungen auf dem Gesellschafts- als auch auf dem Stornoreservekonto. Zum Konfigurieren sind ein Menü zur Währungsverwaltung und ein sogenannter Filterbaukasten, hier zur Datumseingabe, vorhanden. Über die integrierte Symbolleiste lassen sich die entsprechenden Funktionen zur Verwaltung der Buchungen durchführen. Die Auswahl der Konten (Gesellschaftskonto, Stornoreservekonto) wird dabei über Radio-Button gesteuert.
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
CHF | Schweizer Franken |
DEM | Deutsche Mark |
EUR | Euro |
GBP | Britische Pfund |
USD | US Dollar |
Nach der Auswahl der Währung werden die Beträge der Buchungen angezeigt, die in der entsprechenden Währung vorhanden sind.
Gesellschaftskonto
Neue Buchung
Per Klick auf den Button öffnet sich der Assistent zum Durchführen von manuellen Buchungen, z. B. zwischen Gesellschaft und Agentur. Dieser startet im Modus für die Durchführung von Einzelbuchungen. Per Klick auf die Schaltfläche wird in den entsprechenden Modus gewechselt.
- Einzelbuchung
Hier ist jede Buchung einzeln zu erfassen und durchzuführen. Im Detailbereich der Maske sind die erforderlichen Daten einzugeben bzw. auszuwählen. Nach Eingabe von "Betrag" und "Fälligkeit" wird über der entsprechende Betrag zwischen Mandanten und Gegenkonto verbucht. Ist das Kontrollkästchen "Stornoreserve buchen" aktiviert, dann wird diese ebenfalls in den Buchung einbezogen. Dazu wird die Stornoreserve selbst und ggf. eine Haftzeit hinterlegt. Um eine bessere Übersicht bei den Buchungen zu behalten, ist ein aussagekräftiger Buchungstext einzugeben. Mit lassen sich die Eingaben ohne Buchung verwerfen und das Fenster des Assistenten wird geschlossen.
- Sammelbuchung
In diesem Assistenten werden zunächst alle Buchungen im Detailbereich erfasst und dann mit in die "Buchungsliste" übertragen. Die Eingabe der Daten ist identisch zur "Einzelbuchung" und wird deshalb an dieser Stelle nicht noch einmal erläutert. Bei Bedarf lassen sich vor dem Buchen einzelne oder fehlerhaft erfasste Datensätze über löschen. Die erfassten Datensätze werden dann über ohne Rückfrage aus der "Buchungsliste" zwischen Mandanten- und Gegenkonto verbucht und das Fenster wird automatisch geschlossen. Bei bei Bedarf lassen sich über die Eingaben ohne Buchung verwerfen, das Fenster des Assistenten wird geschlossen. Alternativ kann die Maske komplett über ohne Buchungsvorgang geschlossen werden.
Per Klick auf die Schaltfläche erfolgt wieder ein Wechsel zum entsprechenden Modus.
Kontoauszug
Über das Menü kann für die dargestellte Gesellschaft eine Kontenübersicht generiert werden. Dazu wird der Eintrag "Drucken" gewählt. Begrenzt durch Datumseinstellungen erfolgt die Darstellung über den Reporting Service als Vorschau am Bildschirm. Von hier ist es möglich die Übersicht mit drucken oder exportieren weiterzuverarbeiten.
Weitere Informationen zu den Elementen des Reports sind hier zu finden.
Export
Über das Menü können die in der Liste vorhandenen Datensätze in einer externen xls-Datei gespeichert werden. Daraus wählt man den Eintrag . Es öffnet sich die folgende Maske mit den integrierten Navigationselementen, und man wählt den Pfad zum Speichern aus. Der Dateityp ist mit "xls" fest vorgegeben und nicht änderbar. Die Vorbelegung des Dateinamens kann entweder übernommen oder durch einen eigenen ersetzt werden. Per Klick auf wird der Export durchgeführt, über lässt sich der Export vorher verwerfen.
Ist der Export abgeschlossen, dann erscheint ein Info-Fenster mit der Meldung, das dieser erfolgreich durchgeführt wurde. In der Maske ist noch einmal der vollständige Pfad der Export-Datei enthalten. Per Klick auf wird die Maske geschlossen und der Excel-Export ist damit beendet.
Nach dem Export ist es möglich die erstellte xls - Datei über den Speicherpfad im Dateisystem in Excel aufzurufen, um sie weiter be- oder verarbeiten zu können. Der Transfer der Daten in andere Systeme, zwecks Datenaustausch oder Datenabgleich, ist ebenfalls möglich.
Stornoreservekonto
Die Stornoreserve ist eine Versicherung gegen den Forderungsausfall bei der Stornierung eines Versicherungsvertrages eines Makler gegenüber dem Versicherungsunternehmen. Dieses Konto dient der Pflege der Stornoreserve zwischen Gesellschaft und Agentur. Dabei ist es möglich diese per Menü in verschiedenen Währungen zu verwalten. Folgende stehen zur Auswahl:
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
CHF | Schweizer Franken |
DEM | Deutsche Mark |
EUR | Euro |
GBP | Britische Pfund |
USD | US Dollar |
Nach der Auswahl werden nur die Stornoreserven angezeiget, die in der entsprechenden Währung vorhanden sind.
Neue Buchung
Per Klick auf den Button öffnet sich der Assistent, um manuelle Buchungen der Stornoreserve für die Gesellschaft durchführen zu können.
Hier ist jede Buchung einzeln zu erfassen und durchzuführen. Im Detailbereich der Maske sind die erforderlichen Daten einzugeben bzw. auszuwählen. Dazu zählen der "Betrag", die "Fälligkeit" und die "Haftungszeit". Um später eine bessere Übersicht bei den Buchungen zu behalten, ist bei "Buchungstext" eine aussagekräftige Bezeichnung einzugeben. Sind alle Eingaben beendet, dann wird über der entsprechende Betrag zwischen dem Mandanten- und Gegenkonto verbucht.
Mit oder lassen sich die Eingaben ohne Buchung verwerfen und das Fenster des Assistenten wird geschlossen.
Nach dem Buchen schließt sich der Assistent und die Buchung ist auf dem Stornoreservekonto der Gesellschaft mit Betrag, Währung, Fälligkeit sowie Mandanten- als auch Gegenkonto aufgelistet.
Stornoreserve freigeben
Kontoauszug
Export
Über das Menü können die in der Liste vorhandenen Datensätze in einer externen xls-Datei gespeichert werden. Daraus wählt man den Eintrag . Es öffnet sich die folgende Maske mit den integrierten Navigationselementen, und man wählt den Pfad zum Speichern aus. Der Dateityp ist mit "xls" fest vorgegeben und nicht änderbar. Die Vorbelegung des Dateinamens kann entweder übernommen oder durch einen eigenen ersetzt werden. Per Klick auf wird der Export durchgeführt, über lässt sich der Export vorher verwerfen.
Ist der Export abgeschlossen, dann erscheint ein Info - Fenster mit der Meldung, das dieser erfolgreich durchgeführt wurde. In der Maske ist noch einmal der vollständige Pfad der Export - Datei enthalten. Per Klick auf wird die Maske geschlossen und der Excel-Export ist damit beendet.
Nach dem Export ist es möglich die erstellte xls - Datei über den Speicherpfad im Dateisystem in Excel aufzurufen, um sie weiter be- oder verarbeiten zu können. Der Transfer der Daten in andere Systeme, z. B. zwecks Datenaustausch oder Datenabgleich, ist ebenfalls möglich.
Register Produktformeln
- Verschiebung: Eingabezeile, Angabe in Tagen
- Bezeichnet den Zeitraum, um den die Provision verschoben im Provisionseingang dargestellt wird. Dadurch wird eine bessere Übersicht im Eingang erreicht.
- Ratenzahlweise: Drop – Down - Menü mit diversen Auswahlmöglichkeiten für Raten
- Legt fest, in welchem Abstand bei vorhandenem Ratenzahlplan die Teilbeträge gezahlt werden
- Vorschau: Eingabezeile, Angabe in Tagen (max. 365)
- Ermöglicht für die angegebenen Tage eine Vorschau in die Zukunft für die zu erwartende Provision.
Beispiel:
Register Einstellungen
Im Register "Einstellungen" wird die Konfiguration für die Stornoreserve vorgenommen. Dazu sind in der Maske zwei Optionen (mit oder ohne Haftzeit) vorhanden, die per Radio-Button zu wählen sind. (siehe Abb.).
- mit Haftzeit: bei der Auswahl wird die Haftzeit für die Stornoreserve aktiviert
- ohne Haftzeit Deckelung bei: keine Anwendung einer Haftzeit, bei Auswahl wird die Eingabezeile aktiviert, Eingabe der Stornoreserve als Zahlenwert
Datumsauswahl
Für die Datumsauswahl bzw. -eingabe ist im Register Konto einer Gesellschaft der sogenannte Filterbaukasten integriert. Mit dem dort ausgewählten Datum wird letztendlich festgelegt, für welchen Zeitraum die Anzeige der Buchungen auf dem Gesellschaftskonto erfolgt. Dadurch werden auch die Kontenübersicht (Menü Kontoauszug) sowie der Excel-Export (Menü Export) in ihrem Ausgabeumfang entsprechend beeinflußt.
Per Klick auf wird der Filterbaukasten aufgerufen. Das Feld 'Datum' ist für die Änderung bereits ausgewählt. Durch die Kombinationsfelder 'zwischen' (von) sowie 'und' (bis) wird das Anfangs- bzw. Enddatum realisiert. Das Kombinationsfeld realisiert hier sowohl ein Menü als auch ein eine Eingabezeile. Das bedeutet, das neue Datum wird entweder per Menü gewählt (siehe Abb.), oder nach Klick auf das vorhandene Datum in die Eingabezeile eingegeben.
Nach Auswahl bzw. Eingabe der relevanten Datumswerte werden diese mit OK oder Übernehmen gespeichert. Außerdem wird bei OK die Maske geschlossen. Über Abbrechen lassen sich noch nicht gespeicherte Eingaben verwerfen, die Maske schließt sich ebenfalls.