Archiv festlegen: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 11. Dezember 2007, 16:16 Uhr
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Allgemeines
InfoAgent ist mit einer leistungsfähigen Schnittstelle zum Elektronischen Leitz-Ordner (ELO) ausgestattet. Es lassen sich Dokumente platz-, kosten- und zeitsparend in papierloser Form zu Kunden, Gesellschaften oder auch Mitarbeitern unterbringen. Das wird in elektronischer Form über ein Dokumentenmanagementsystem realisiert.
Im Einrichtungsassistent wird dazu ein Archiv angegeben, in dem diese Daten abgelegt werden. Weiterhin kann die Ablagestruktur des Archivs angepasst werden. Sie sehen, welches Dokument welcher Kategorie (Kunde usw.) zugeordnet und an welcher Stelle im Archiv abgespeichert wird.
Voraussetzung ist die abgeschlossene Installation von ELO. Auf der Demo-CD befindet sich eine Test-Version von ELO-Office. Betätigen Sie die unterste Schaltfläche zur Installation. Installiert wird eine Test-Version, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
Nach Abschluss der Installation starten Sie ELO per Doppelklick auf das ELO-Icon auf Ihrem Desktop. Aus dem Menü Archiv wählen Sie Neues Archiv und betätigen Ok. In die Eingabezeile des Fensters Neues Archiv anlegen geben Sie den Namen ein und betätigen Enter oder klicken auf Ok. Es öffnet sich das neue leere Archiv.
Die Vergabe von Archivnamen in ELO unterliegt strengen Konventionen und darf nicht willkürlich erfolgen. Der Name ist auf maximal 16 Zeichen begrenzt. Zugelassen sind nur Buchstaben und Zahlen, Sonderzeichen dagegen nicht.
Archiv wählen
Im Einrichtungsassistent befindet sich unter ELO einrichten der Link Archiv wählen betätigt. Der folgende Assistent wird aufgerufen, nachdem Sie die ELO-Version, die zukünftig verwendet werden soll, bestätigt haben. Es wird ein bestehendes ELO-Archiv mit InfoAgent verbunden. In dem gewählten Archiv werden alle Daten, wie in der Ablagestruktur definiert, abgelegt. Bestätigen Sie mit OK.
In diesem Fenster des Assistenten erfolgt bei ELO-Archivname die Auswahl des ELO-Archivs. Wählen Sie das korrekte Archiv aus. Mit Weiter wird der ausgewählte Name übernommen.
Hier werden Sie über den neuen Archiv-Namen informiert. Mit OK werden die Verbindungen zwischen InfoAgent und ELO hergestellt.
Hinweis:
Achten Sie unbedingt auf die korrekte Auswahl des ELO-Archivs. Stellen Sie einen Fehler fest, bevor Sie über Fertigstellen den gesamten Vorgang abgeschlossen haben, gelangen Sie mit Zurück in die vorhergehenden Fenster und können Korrekturen vornehmen.
