Archiv festlegen

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InfoAgent ist mit einer leistungsfähigen Schnittstelle zum Elektronischen Leitz-Ordner (ELO) ausgestattet. Es lassen sich Dokumente platz-, kosten- und zeitsparend in papierloser Form zu Kunden, Gesellschaften oder auch Mitarbeitern unterbringen. Das geschieht in elektronischer Form über ein Dokumentenmanagementsystem.

Im Einrichtungsassistent wird dazu ein Archiv angegeben, in dem diese Daten abgelegt werden. Es wird eine Struktur festgelegt. Sie sehen, welches Dokument welcher Kategorie (Kunde usw.) zugeordnet und an welcher Stelle im Archiv abgespeichert wird.

Voraussetzung ist die abgeschlossene Installation von ELO. Auf der Demo-CD befindet sich eine Test-Version von ELO-Office. Betätigen Sie die unterste Schaltfläche zur Installation. Installiert wird eine Test-Version, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Nach Abschluss der Installation starten Sie ELO per Doppelklick auf das ELO-Icon auf Ihrem Desktop. Startet ELO nach Abschluss der Installation automatisch, schließen Sie bitte das geöffnete Archiv. In beiden Fällen erscheint folgendes Fenster:

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Aus dem Menü Archiv wählen Sie Neues Archivund betätigen Ok. In die Eingabezeile tragen Sie den Namen des neuen Archivs ein und betätigen wieder Ok. Es öffnet das neue leere Archiv.

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Die Vergabe von Archivnamen in ELO unterliegt strengen Konventionen und darf nicht willkürlich erfolgen. Der Name ist auf maximal 16 Zeichen begrenzt. Zugelassen sind nur Buchstaben und Zahlen, Sonderzeichen dagegen nicht.

Im Einrichtungsassistent findet sich an dieser Stelle ein Verweis auf das Menü Einstellungen -> Ablage-Archiv festlegen und Einstellungen -> Ablagestruktur festlegen, mit denen die spezifischen Einstellungen für ELO vorgenommen werden.

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Die Archivauswahl setzt die Einrichtung fort. Der folgende Assistent wird aufgerufen, nachdem Sie die ELO-Version, die zukünftig verwendet werden soll, bestätigt haben. Es wird ein bestehendes ELO-Archiv mit InfoAgent verbunden. In dem gewählten Archiv werden alle Daten, wie in der Ablagestruktur definiert, abgelegt. Bestätigen Sie mit Weiter.

In diesem Fenster des Assistenten erfolgt bei ELO-Archivname die Auswahl des ELO-Archivs. Wählen Sie das korrekte Archiv aus. Mit [Weiter] wird der ausgewählte Name übernommen.

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Hier werden Sie über den neuen Archiv-Namen informiert. Mit [Fertigstellen] werden die Verbindungen zwischen InfoAgent und ELO hergestellt. Eine Information macht Sie darauf aufmerksam, dass das Archiv geändert wurde. In diesem Falle auf das Archiv InfoAgent und das ELO bis zum nächsten Start von InfoAgent deaktiviert ist. Maßnahmen aus sicherheitstechnischer Sicht führen zu dieser Deaktivierung.

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Hinweis:

Achten Sie unbedingt auf die korrekte Auswahl des ELO-Archivs. Stellen Sie einen Fehler fest, bevor Sie über Fertigstellen den gesamten Vorgang abgeschlossen haben, gelangen Sie mit Zurück in das vorhergehende Fenster und können Korrektur vornehmen.