Auswertung (Provision): Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 2. August 2012, 13:53 Uhr

Das Modul Auswertungen enthält die Bereiche:

1. Kontoauszüge
2. Provisionserwartungsliste
3. Provisionsforderungsliste

Auf den vorhandenen Datenbestand werden dabei jeweils Selektionen durchgeführt. Als Ergebnis wird eine Datenmenge zurückgeliefert, die dann z. B. in einem Report am Monitor dargestellt und dann auch gespeichert oder gedruckt werden kann.

1. Kontoauszüge

Maske Kontoauszüge

Der Bereich Auswertung für die Kontoauszüge ist noch einmal unterteilt in:

• Vermittler
• Vermittlergruppen
• Agentur

Vermittler

Bei den Einstellungen wählen Sie unter Vermittler per Menü zwischen Mehrere und Alle. Bei Mehrere kann per Checkbox die Auswahl einzelner Vermittler erfolgen. Eine Gruppierung nach Vermittler oder Vermittler-Nr. ist für die Ausgabe möglich (Menü). Per Assistent wird der Datumsbereich eingestellt, aus dem die Kontoauszüge im Report dargestellt werden. Um den Umfang des Reports zu reduzieren kann das Auswahlfeld Kurzfassung aktiviert werden. Bei Aktivierung des Auswahlfeldes Zusätzliche Summen, können aus dem Menü folgende Felder zusätzlich für den Report gewählt werden:

• Datum
• fällig
• Gesellschaft
• Produkt
• Spartengruppe
• Typ
• VN
• VSNummer

Betätigen Sie , dann erscheint ein Fenster, in dem dann die Sortierung nach Spalten eingestellt werden kann. Über den OK - Button schließen Sie das Fenster und der Report (Kontenübersicht) wird generiert. In das Vorschau-Fenster ist eine Toolbar integriert, welche die Handhabung des Reports steuert und erleichtert.

Vermittlergruppen

Unter Vermittlergruppe kann zwischen Mehrere und Alle ausgewählt werden. Bei Mehrere kann man nach Klick auf per Auswahlfeld einzelne Filialen für den Report auswählen. Per Assistent wird noch der Datumsbereich eingestellt, aus dem die Kontoauszüge im Report dargestellt werden. Über wird dann der Report generiert und am Bildschirm angezeigt. Er enthält, neben dem Kontostand alt und neu, den Abrechnungszeitraum, die Filiale und die Abkürzungen.

Journalexport

Mit der Version 2.8.12.9 von InfoAgent wurde der Journalexport ebenfalls für Kontoauszüge von Vermittlern und Vermittlergruppen implementiert. Über den Button Journalexport besteht hier die Möglichkeit den Report als xls-Datei zu speichern. Nach Betätigen der Schaltfläche erscheint die Maske Speichern unter, in der nach Eingabe des Dateinamens der Speicherpfad übernommen oder neu bestimmt werden kann.

Als Dateityp ist xls (Excel) voreingestellt. Dieser lässt sich nicht verändern. Mit Speichern wird die Datei dann im gewählten Pfad gesichert. Alle Daten des Reports werden ohne weitere Bildschirmausgabe in die Export-Datei übertragen. Ein Informationsfenster signalisiert den erfolgreichen Speichervorgang. Bestätigen Sie es mit OK. Existiert bereits eine Export-Datei mit identischem Namen, dann macht eine Warnmeldung darauf auf aufmerksam.

Agentur

Als Auswahl für den Report ist hier der Datumsbereich möglich. Dazu wird der Assistent in den Feldern von: und bis: verwendet. Hierbei wird nach dem Auszahlungstag selektiert (Spalte "Datum" im Excel-Journalexport). Bei Aktivierung des Auswahlfeldes Alle wird das Eingabefeld für das Datum deaktiviert. Mit Betätigung von wird die Kontoübersicht über den gesamten Datumsbereich (Provisionsabrechnung) generiert.

Reingewinn der Agentur

Maske mit Einstellungen für Abfragen

Der Reingewinn einer Agentur bezieht sich auf die erwirtschaftete Provision und wird in Form eines Reports dargestellt. Die erforderlichen Einstellungen zur Generierung lassen sich im Fenster Auswertungen für Provision im Bereich Reingewinn der Agentur vornehmen. Aufgerufen wird diese Maske über die Kategorie Provision in der Outlook-Leiste mit einem Klick auf das Icon Auswertungen. Innerhalb der Maske sind folgende Einstellungen durchzuführen:

Datum

Datumsauswahl

Zuerst wird festgelegt in welchem Zeitbereich (von: bis:) der Reingewinn der Agentur zu errechnen ist. Hierbei wird nach dem Auszahlungstag selektiert (Spalte "Datum" im Excel-Journalexport). Eine Auswahl ist aus dem Assistenten per Maus möglich. Alternativ kann das Datum von Hand in die entsprechenden Eingabezeilen eingetragen werden. Bei Aktivierung des Auswahlfeldes alle wird der Datumsassistent deaktiviert und alle relevanten Datumswerte bei der Berechnung berücksichtigt.

Gesellschaft

Im Menü Gesellschaft lassen sich alle oder mehrere wählen. Mit diesem Punkt werden die entsprechend der InfoAgent-Datenbank vorhandenen Gesellschaften in die Abrechnung einbezogen, von der die Agentur Provisionen erhalten hat. Über mehrere wird die Auswahlschaltfläche aktiviert. Klickt man darauf, dann öffnet sich ein Fenster, in dem mehrere Gesellschaften zur Abrechnung aktiviert oder wieder deaktiviert werden können. Diese Auswahl bleibt bis zur nächsten Änderung gespeichert.

Als weiteres Auswahlkriterium sind die Sparten zu wählen. Die Handhabung ist identisch zur Auswahl bei den Gesellschaften.

Auswahl der Gruppierung

Anschließend ist noch die Gruppierung für den Report festzulegen. Dazu dient das Menü gruppiert nach: mit den Einträgen:

• Sparte / Gesellschaft (gruppiert nach Sparte / sortiert nach Gesellschaft)

• Gesellschaft / Sparte (gruppiert nach Gesellschaft / sortiert nach Sparte)
  
  

Eine weitere Option ist die Auswahlbox nur Summenzeilen anzeigen. Durch deren Aktivierung bzw. Deaktivierung wird der spätere Anzeigeumfang des Reports maßgeblich mit bestimmt.

Report

Per Klick auf die Schaltfläche Report drucken wird der durch die verschiedenen Einstellungen vorbereitete Report für den Reingewinn der Agentur am Bildschirm ausgegeben. Zur effektiven Handhabung ist in dessen Maske eine Toolbar integriert, deren Handhabung im Abschnitt Gemeinsame Einstellungen erklärt wird und für weitere Reports identisch ist.

• 

  Der Report ist gruppiert nach Gesellschaft/Sparte, wobei in der Spalte Gewinn nur die Gewinnsumme pro Gesellschaft und am Ende die gesamte Gewinnsumme der Agentur angezeigt wird. Weitere Informationen bleiben aus Gründen der Übersichtlichkeit ausgeblendet.

• 

  Dieser Report ist umfangreicher. Er enthält neben den Spalten Gesellschaft, Sparte und Gewinn zusätzlich die Spalten VSNummer, VN und Jahres-Netto, um zusätzliche Informationen zum Reingewinn der Agentur zu erhalten. Die Gesamtsumme wird am Ende des Reports ausgewiesen.

Journalexport

Eingabemaske Dateiname

Mit einem Klick auf Journalexport besteht hier die Möglichkeit den Report als xls-Datei zu speichern. Nach Betätigen der Schaltfläche erscheint die Maske Speichern unter, in der nach Eingabe des Dateinamens der Speicherpfad übernommen oder neu bestimmt werden kann.

Als Dateityp ist xls (Excel) voreingestellt. Dieser lässt sich nicht verändern. Mit Speichern wird die Datei dann im gewählten Pfad gesichert. Alle Daten des Reports werden ohne weitere Bildschirmausgabe in die Export-Datei übertragen. Ein Informationsfenster signalisiert den erfolgreichen Speichervorgang. Bestätigen Sie es mit OK. Existiert bereits eine Export-Datei mit identischem Namen, dann macht eine Warnmeldung darauf auf aufmerksam.

2. Provisionserwartungsliste

Provisionserwartungsliste

Die Provisionserwartungsliste gibt einen Überblick mit wieviel Provision am Stichtag für den kommenden Monat zu rechnen ist. Der ausgegebene Wert ist nur ein ca.-Wert, da je nach Einstellung für den Report Anträge mit einbezogen werden. Bei Gesellschaft und Sparte besteht die Auswahlmöglichkeit zwischen Alle und Mehrere. Bei letzterem Punkt kann per Auswahl-Schaltfläche eine Gesellschaftsliste aufgerufen werden. Über Auswahlfelder ist es möglich zielgerichtet einzelne Gesellschaften auszuwählen. Für Sparte gilt analog das Gleiche. Unter dem Menü Vertrag/Antrag ist noch der Umfang der Provisionserwartungsliste einzustellen. Es gibt folgende Auswahl:

• alle -> Anträge und Verträge werden berücksichtigt
• Verträge -> nur Verträge werden im Report dargestellt
• Anträge -> nur Anträge werden im Report dargestellt

Für die Darstellung der Liste kann eine Gruppierung gewählt werden. Entweder nach Sparte und innerhalb dieser nach Gesellschaften, oder nach Gesellschaften und innerhalb dieser nach Sparten. Mit Betätigung von wird dann die Provisionserwartungsliste generiert. Es werden das aktuelle Datum und der Monat angezeigt. Mit dem aktivierten Auswahlfeld nur Summenzeilen anzeigen kann der Anzeigeumfang auf die wichtigsten Informationen reduziert werden. Im Report werden dargestellt:

• Sparte
• Gesellschaft
• Anträge
• Verträge
• Gesamtbetrag

3. Provisionsforderungsliste

Provisionsforderungsliste

Die Liste enthält konkrete Forderungen an die Gesellschaften, welche durch die Buchung policierter Verträge entstehen. Für den Report ist der Datumsbereich einzustellen. Bei Gesellschaft und Sparte besteht wieder die Auswahlmöglichkeit zwischen Alle und Mehrere. Per Auswahlschaltfläche wird eine Gesellschaftsliste aufgerufen. Über Auswahlfelder ist es möglich zielgerichtet einzelne Gesellschaften auszuwählen. Für Sparten gilt analoger Form das Gleiche. Für die Darstellung der Liste kann eine Gruppierung gewählt werden. Es stehen zur Auswahl:

• Sparte/Gesellschaften
• Gesellschaften/Sparte

Mit Betätigen von wird dann die Provisionsforderungsliste generiert. Mit aktivem Auswahlfeld nur Summenzeilen anzeigen kann der Anzeigeumfang auf die wichtigsten Informationen reduziert werden. Im Report werden zur Anzeige gebracht: Sparte, Gesellschaft, Anträge, Verträge und Gesamtbetrag.

Gemeinsame Einstellungen

Icon-Leiste Report

Für die einzelnen Reports ist diese Leiste identisch. Die Symbole sind mit folgenden Funktionen verknüpft:

Zoom

Mit den auszuwählenden Werten wird der Abbildungsmaßstab für die Vorschau festgelegt. Diese ist den tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen (Display- oder Monitorgröße).

Report speichern

Mit dem Disketten-Symbol kann der Report für die spätere Verwendung gespeichert werden. Es wird ein Dateiname vergeben und Speichern betätigt. Die erforderliche Erweiterung wird automatisch angefügt.

Vorschau öffnen

Mit dem Ordner-Symbol kann ein vorhandener Report wieder geöffnet werden. Dieser wird markiert und dann über Öffnen als Vorschau-Fenster geladen. Von diesem aus kann gedruckt, gespeichert oder nach Text gesucht werden. Zum Öffnen ist alternativ der Doppelklick mit der Maus möglich.

Drucken

Im Vorschaufenster ist eine Druckmöglichkeit für den Inhalt integriert. Es wird dabei der Druck-Dialog aus Windows aufgerufen und es lassen sich die Optionen wie Seitenbereich, Kopienzahl, Drucker und Druckeinstellungen ändern. Mit OK wird der Vorgang gestartet.

Text suchen

Eine weitere Funktion ist die implementierte Textsuche. In dem bezeichneten Feld wird der Suchtext eingegeben. Bei Aktivierung des Auswahlfeldes Groß/Kleinschreibung wird diese berücksichtigt. Umfasst die Vorschau mehrere Seiten, wird unter Anfang festgelegt, ab welcher Position im Report die Suche durchgeführt werden soll.

Vorschau schließen

Zum Beenden der Vorschau betätigen Sie die entsprechende Schaltfläche der Toolbar. Alternativ ist über den Button des Vorschaufensters möglich.

Report ändern

Über die Schaltfläche wird der Report-Designer aufgerufen. Mit ihm lassen sich die Reports den eigenen Bedürfnissen entsprechend anpassen und ändern.

Formel - Tabellen

Mit der Version 2.9.0.39 von InfoAgent wurde der Export von Provisionsvereinbarungen hinzugefügt. Das bedeutet, das sich die existierenden Formeln von Provision und Courtage in eine externe Excel-Datei übertragen lassen. Dazu wird die Provision aufgerufen. Unter "Auswertung" wird die Schaltfläche betätigt und es öffnet sich die Maske, in der sich die Formeln exportieren lassen.

Per Klick auf die Schaltfläche Sichtbare Spalten hier markieren, links neben "Gesellschaft", wird eine Liste eingeblendet, welche die spezifischen Felder enthält, die zur Anzeige zur Verfügung stehen. Weitere Möglichkeiten zur Konfiguration der Anzeige werden in diesem Abschnitt beschrieben.

Durch die Aktivierung / Deaktivierung der entsprechenden Kontrollkästchen werden diese ohne Zeitverzögerung in der Tabelle ein- oder ausgeblendet. Die so festgelegten Einstellungen bleiben bis zur nächsten Anpassung der Spalten gespeichert.

Die Maske enthält die Register "Provision" und "Courtage", wobei diese wiederum in die Register "Agentur", "Vermittler" und "Sondervereinbarungen" unterteilt sind und die zu exportierenden Formeln enthalten.



Anhand eines Beispiels soll der Export von Provisionsformeln der Agentur erklärt werden. Dazu wird das Modul Provision mit dem Bereich "Auswertung" gestartet. Danach wird der Button betätigt. Anschließend wird zum Export das Register "Provision" gewählt und auf den Reiter "Agentur" geklickt. Hier erscheinen dann alle vorhandenen Formeln, gekennzeichnet durch die verschiedenen Spalten wie Gesellschaft, Produkt und Tarif. Per Klick auf die Schaltfläche wird der Export-Assistent gestartet. Vorher ist es jedoch über möglich den Formel - Export zu verlassen, ohne eine Export - Datei erstellt zu haben. Dann ist innerhalb der Provision wieder der Bereich "Auswertung" aktiv.

Provisionsformeln Agentur

In dieser Maske wird der Export der Formeln durchgeführt. Mit den integrierten Navigationselementen werden zunächst Speicherpfad und Ordner für die Export-Datei gewählt, anschließend wird der Name für die Exportdatei in die Eingabezeile bei "Dateiname eingetragen. Der Dateityp ist mit "xls" fest vorgegeben und nicht änderbar. Mit wird der Export gestartet. Über kann der Vorgang ohne Export verworfen werden.

Aus dem Speicherpfad lässt sich die Export-Datei im Öffnen-Dialog später zur Kontrolle und / oder weiteren Bearbeitung wieder öffnen (siehe Abb.).

Export - Datei