ELO Ablagestruktur: Unterschied zwischen den Versionen
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Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den [[Einrichtungsassistent]] lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen. | Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den [[Einrichtungsassistent]] lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen. | ||
Version vom 13. Dezember 2007, 14:57 Uhr
Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den Einrichtungsassistent lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen.
Dieser wird über das Menü Programm oder das Menü Extra gestartet. Wählen Sie unter ELO einrichten den Link Ablagestruktur definieren. Als Alternative kann die Ablagestruktur über das Menü Einstellungen mit dem entsprechenden Eintrag festgelegt werden.
In diesem Fenster ist eine Standard-Struktur für ein Archiv abgebildet. Es ist zunächst das Ausgangsverzeichnis markiert, unterhalb dessen befinden sich weitere Ebenen wie Kunden, Verträge und Mitarbeiter Durch Auswahl einer Ebene und den Schaltflächen zur Strukturanpassung ist es möglich, Ebenen hinzuzufügen, vorhandene zu bearbeiten oder zu löschen.
Beispiel
An einem Beispiel soll nachfolgend die Anpassung der Ablagestruktur erklärt werden. Ausgehend vom Zweig Verträge soll die Struktur dahingehend bearbeitet werden, dass diese anschließend nach der Sparte sortiert werden.
Zunächst wird die alte Ebene markiert und dann gelöscht. Die Sicherheitsabfrage ist zu bestätigen. Es wird dann eine neue Ebene über Neue Ebene angelegt.
Es werden dabei Objekttyp, Schriftfarbe und Ablagemaske eingestellt. Der Ebenenname setzt sich aus Bausteinen zusammen. Diese werden per STRG+Ziffer oder Doppelklick eingefügt. Mehrere Bausteine sind durch Leerzeichen zu trennen. Mit Anlegen wird die neue Ebene erstellt.
Zu der angelegten Ebene wird Unterebene erstellt. Die Arbeitsschritte sind identisch zum Anlegen der Ebene (Name, Objekttyp, Ablagemaske usw.). Diese wird mit Anlegen erstellt.
- Ablagestruktur fertig.png
Die durchgeführten Änderungen sind danach im Bereich Ablagestruktur für Verträge abgebildet. Mit OK werden diese dann in das ELO-Archiv übertragen.
Es wird empfohlen nach Anpassung der Struktur diese über Vorlage speichern im Installationsverzeichnis im Ordner Vorlagen unter dem Namen der Standard-Struktur abzulegen.
Ist ein Archiv erstellt, dessen Struktur festgelegt und wurde begonnen es mit Daten zu füllen, sollte die Struktur nicht mehr verändert werden.
Es wird empfohlen, die Planung für die Anforderungen an die Ablagestruktur des Archivs auf längere Sicht durchzuführen. Das spart später langwierige und problematische Umstrukturierungen.
