ELO Ablagestruktur: Unterschied zwischen den Versionen
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Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den [[Einrichtungsassistent]] lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen. | Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den [[Einrichtungsassistent]] lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen. | ||
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Bild:Ablagestruktur fertig.png|Die durchgeführten Änderungen sind danach im Bereich Ablagestruktur für Verträge abgebildet. Mit {{Btn|OK}} werden diese dann in das ELO-Archiv übertragen. | Bild:Ablagestruktur fertig.png|Die durchgeführten Änderungen sind danach im Bereich Ablagestruktur für Verträge abgebildet. Mit {{Btn|OK}} werden diese dann in das ELO-Archiv übertragen. | ||
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Version vom 18. Januar 2008, 11:19 Uhr
Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den Einrichtungsassistent lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen.
Dieser wird über das Menü Programm oder das Menü Extra gestartet. Wählen Sie unter ELO einrichten den Link Ablagestruktur definieren. Alternativ kann die Funktion über das Menü Einstellungen mit Klick auf den entsprechenden Eintrag aufgerufen werden.
Das Fenster stellt eine Standard-Struktur für ein Archiv dar. Es ist das Ausgangsverzeichnis markiert, darunter befinden sich weitere Ebenen wie Kunden usw. Die neue Struktur wird über Struktur laden neu definiert.
Die Warnung kann ignoriert und mit Ja bestätigt werden. Dabei wird die vorhandene Struktur gelöscht und anschließend neu erstellt.
Als Vorlage wird InfoAgent-Standardstruktur empfohlen. Diese wird ausgewählt und über OK geladen.
Generell wird empfohlen, eine individuelle Anpassung der Struktur vorzunehmen und diese dann über Struktur speichern im Installationsverzeichnis im Ordner Vorlagen unter dem Namen der Standard-Struktur abzulegen.
Beispiel
An einem Beispiel soll nachfolgend die Strukturanpassung erklärt werden. Die Ablagestruktur wird bei Verträgen und Schäden um einige Elemente erweitert, so daß im Archiv zusätzliche Informationen abgelegt werden können.
Zunächst wird die alte Ebene markiert und dann gelöscht. Die Sicherheitsabfrage ist zu bestätigen. Es wird dann eine neue Ebene über Neue Ebene angelegt.
Es werden dabei Objekttyp, Schriftfarbe und Ablagemaske eingestellt. Der Ebenenname setzt sich aus Bausteinen zusammen. Diese werden per STRG+Ziffer oder Doppelklick eingefügt. Mehrere Bausteine sind durch Leerzeichen zu trennen. Mit Anlegen wird die neue Ebene erstellt.
Zu der angelegten Ebene wird Unterebene erstellt. Die Arbeitsschritte sind identisch zum Anlegen der Ebene (Name, Objekttyp, Ablagemaske usw.). Diese wird mit Anlegen erstellt.
- Ablagestruktur fertig.png
Die durchgeführten Änderungen sind danach im Bereich Ablagestruktur für Verträge abgebildet. Mit OK werden diese dann in das ELO-Archiv übertragen.
Ist ein Archiv erstellt, dessen Struktur festgelegt und wurde begonnen es mit Daten zu füllen, sollte die Struktur nicht mehr verändert werden.
Es wird empfohlen, die Planung für die Anforderungen an die Ablagestruktur des Archivs auf längere Sicht durchzuführen. Das spart später langwierige und problematische Umstrukturierungen.
