ELO Ablagestruktur
Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den Einrichtungsassistent lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen.
Dieser wird über das Menü Programm oder das Menü Extra gestartet. Wählen Sie unter ELO einrichten den Link Ablagestruktur definieren. Als Alternative kann die Ablagestruktur über das Menü Einstellungen mit dem entsprechenden Eintrag festgelegt werden.
In diesem Fenster ist eine Standard-Struktur für ein Archiv abgebildet. Es ist zunächst das Ausgangsverzeichnis markiert, unterhalb dessen befinden sich weitere Ebenen wie Kunden, Verträge und Mitarbeiter Durch Auswahl einer Ebene und den Schaltflächen zur Strukturanpassung ist es möglich, Ebenen hinzuzufügen, vorhandene zu bearbeiten oder zu löschen.
Zunächst wird die Struktur über Struktur laden neu definiert. Die Warnung kann ignoriert und mit Ja bestätigt werden. Dabei wird die vorhandene Struktur gelöscht und anschließend neu erstellt werden.
Als Vorlage wird die InfoAgent-Standardstruktur empfohlen. Diese wird ausgewählt und über OK geladen.
Beispiel
An einem Beispiel soll nachfolgend die Anpassung der Ablagestruktur erklärt werden. Ausgehend vom Zweig Verträge soll die Struktur dahingehend bearbeitet werden, dass diese anschließend nach der Sparte sortiert werden.
- Ablagestruktur fertig.png
Die durchgeführten Änderungen sind danach im Bereich Ablagestruktur für Verträge abgebildet. Mit OK werden diese dann in das ELO-Archiv übertragen.
Es wird empfohlen nach der Anpassung diese über Struktur speichern im Installationsverzeichnis im Ordner Vorlagen abzulegen.
Ist ein Archiv erstellt, dessen Struktur festgelegt und wurde begonnen es mit Daten zu füllen, sollte die Struktur nicht mehr verändert werden.
Es wird empfohlen, die Planung für die Anforderungen an die Ablagestruktur des Archivs auf längere Sicht durchzuführen. Das spart später langwierige und problematische Umstrukturierungen.