ELO Ablagestruktur
Die Verknüpfung von InfoAgent mit dem Arbeitsarchiv beinhaltet gleichzeitig die Übertragung einer Standard-Ablagestruktur. Über den Einrichtungsassistent lässt sich diese in ihrer Flexibilität zu erhöhen und an verschiedene Bedürfnisse anpassen.
Dieser wird über das Menü Programm oder das Menü Extra gestartet. Wählen Sie unter ELO einrichten den Link Ablagestruktur definieren. Alternativ kann die Funktion über das Menü Einstellungen mit Klick auf den entsprechenden Eintrag aufgerufen werden.
Das Fenster stellt eine Standard-Struktur für ein Archiv dar. Es ist das Ausgangsverzeichnis markiert, darunter befinden sich weitere Ebenen wie Kunden usw. Die neue Struktur wird über Struktur laden neu definiert.
Bei der ersten Einrichtung des Archivs kann die Warnung ignoriert und mit Ja bestätigt werden. Die vorhandene Struktur wird gelöscht und dann neu erstellt.
Als Vorlage wird InfoAgent-Standardstruktur empfohlen. Diese wird ausgewählt und über OK geladen.
Beachten Sie: Wird die Ablagestruktur eines benutzten Archivs geändert, müssen die vorhandenen Strukturelemente im ELO der neu eingestellten Ablagestruktur manuell nachgeführt werden.
Empfehlung
Generell wird empfohlen, eine Anpassung der Struktur mit den verschiedenen Elementen (Schrank, Ordner, Register) vorzunehmen und diese dann über Struktur speichern im Installationsverzeichnis (Ordner EloKnoten) unter einem eigenen Namen abzulegen.
Ab ca. 500 Kunden ist empfohlen in der Ablagestruktur für das Archiv ein sogenanntes Buchstabenregister einzurichten. Gründe aus performancetechnischer Sicht sprechen dafür.
Beispiel
An diesem Beispiel soll nachfolgend die Strukturanpassung erklärt werden. Die Ablagestruktur wird bei Verträgen und Schäden um einige Elemente erweitert, so daß im Archiv zusätzliche Informationen abgelegt werden können.
Unter Verträge soll das Mehrzweckfeld hinzugefügt werden (sinnvoll im Kfz-Bereich). Unter Name des Pfades wird die Auswahl-Schaltfläche betätigt
Der Ebenenname setzt sich aus Bausteinen zusammen. Diese werden per STRG+Ziffer oder Doppelklick eingefügt und sind durch Leerzeichen zu trennen. Mit Anlegen wird der neue Ebenenname erstellt.
Bei Ablagestruktur für Verträge unter Name des Pfades ist der korrekt angelegte Pfad zu sehen.
Bei Schäden wird das Schaddatum hinzugefügt. In der Struktur markiert man dazu den Eintrag Schäden. Unter Name des Pfades wird die Auswahl-Schaltfläche betätigt.
Die durchgeführten Änderungen sind danach im Bereich Ablagestruktur für Verträge abgebildet. Mit OK werden diese dann in das ELO-Archiv übertragen.
Ist ein Archiv erstellt, dessen Struktur festgelegt und wurde begonnen es mit Daten zu füllen, sollte die Struktur nicht mehr verändert werden.
Es wird empfohlen, die Planung für die Anforderungen an die Ablagestruktur des ELO-Archivs auf längere Sicht durchzuführen. Dadurch werden später langwierige und problematische Umstrukturierungen gespart.
