Einrichtungsassistent

Mit dem Einrichtungsassistent können Sie in InfoAgent die wichtigsten Grunddaten, ein automatisches Backup usw. einrichten. Deaktivieren Sie zunächst die Checkbox: Diesen Dialog beim.... , der Einrichtungsassistent würde sonst bei jedem Start von InfoAgent aufgerufen. Sollte es sich zu einer späteren Zeit ergeben, dass über diesen Assistenten weitere Einstellungen notwendig sind, können Sie ihn über Programm -> Einrichtungsassistent oder Extras -> Einrichtungsassistent jederzeit starten, um erforderliche Grundeinstellungen vorzunehmen

Beginnen Sie mit dem Importieren der Grunddaten mit der Schaltfläche Gesellschaftsdaten einlesen. Die folgende Meldung brauchen Sie nur mit Ja zu bestätigen, um das Datenbank-Update zu starten.

Nachdem Sie die Gesellschaftsdaten importiert haben, kann der Importvorgang mit weiteren externen Daten vervollständigt werden. Entweder importieren Sie die gezeigten Kategorien einzeln, wie von Ihnen benötigt oder zur Vereinfachung nutzen Sie Alle Daten. Alle Vorgänge wie BLZ, Plz. usw. laufen dann automatisch und Sie müssen nicht jeden Import extra bestätigen.

Je nach Hardwarevoraussetzungen kann das Importieren der Daten einige Zeit in Anspruch nehmen. Sollten Sie als Makler z. B. nicht im Kfz.- Bereich tätig sein, ist es günstiger, die jeweiligen Kategorien der Daten bis auf die Kfz-Typenschlüssel einzeln zu importieren.

Als letzter Punkt der Grunddaten können Sie jetzt die GDV-Anlagen einlesen. Betätigen Sie dazu den gleichnamigen Menü-Punkt Grunddaten importieren innerhalb des Einrichtungsassistenten

Unter diesem Punkt werden Zusatzdaten, z. B. Schlüssel- Nr. zur Nutzung der GDV in InfoAgent importiert. Das ist wichtig, sollten Sie die GDV-Schnittstelle später nutzen wollen. Wie oben beschrieben, kann das jedoch auch vor der erstmaligen Verwendung der Schnittstelle geschehen.

Elo einrichten

InfoAgent ist mit einer leistungsfähigen Schnittstelle zum Elektronischen Leitz-Ordner (ELO) ausgestattet. Es lassen sich Dokumente platz-, kosten- und zeitsparend in papierloser Form zu Kunden, Gesellschaften oder auch Mitarbeitern unterbringen. Das geschieht in elektronischer Form über ein Dokumentenmanagementsystem. Im Einrichtungsassistenten wird dazu ein Archiv angegeben, in dem diese Daten abgelegt werden. Es wird eine Struktur festgelegt. Sie sehen, welches Dokument welcher Kategorie (Kunde usw.) zugeordnet und an welcher Stelle im Archiv abgespeichert wird.

Voraussetzung ist die abgeschlossene Installation von ELO. Auf der Demo-CD betätigen Sie hierzu den unterste Schaltfläche Installieren. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten von ELO-Office. Installiert wird eine Demo-Version, die auf die Anzahl von 200 ablegbaren Dokumenten begrenzt ist. Nach Abschluss der Installation starten Sie ELO mit einem Doppelklick auf das ELO-Icon auf Ihrem Desktop. Wenn ELO nach Abschluss der Installation automatisch gestartet wurde, schließen Sie bitte das geöffnete Archiv. In beiden Fällen erscheint dann folgende Ansicht:

Im Pull-Down Menü Archiv: Wählen Sie Neues Archiv. Betätigen Sie OK. Im nächsten Feld tragen Sie den Namen des neuen Archivs ein und betätigen wieder OK. Es öffnet sich das neue leere Archiv.

Die Vergabe von Archivnamen in ELO unterliegt strengen Konventionen und darf nicht willkürlich erfolgen. Auch der Archivname ist auf maximal 16 Zeichen begrenzt. Zugelassen sind nur Buchstaben und Zahlen, Sonderzeichen dagegen nicht

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Wenn Sie nicht mit ELO arbeiten bzw. erst zu einem späteren Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen einführen möchten, dann überspringen Sie diesen Schritt oder holen ihn zu gegebener Zeit nach.

Im Einrichtungsassistent findet sich an dieser Stelle ein Verweis auf das Menü Einstellungen -> Ablage-Archiv festlegen und Einstellungen -> Ablagestruktur festlegen, mit denen die spezifischen Einstellungen für ELO vorgenommen werden. In ausführlicherer Form werden diese Punkte im zugehörigen Kapitel des Handbuches beschrieben.