Gesamtakte
Die Gesamtakte wird über den gleichnamigen Eintrag aus dem Menü Extra aufgerufen. Mit ihr lassen sich alle in InfoAgent angelegten Akteneinträge übersichtlich anzeigen. Dazu sind in der Maske verschiedene Filter, z. B. für Mitarbeiter, für die Zeit und den Aktentyp, integriert. Eine Ausgabe als Report über das entsprechende Icon ist ebenso vorgesehen.
Zusätzliche Einträge lassen sich in die Gesamtakte jedoch nicht hinzufügen.
Die Nutzung der Gesamtakte erfordert Berechtigung für die Gesamtakte in InfoAgent!
Abgesehen davon, dass hier alle Akten eines Kunden, eines Vertrages oder eines anderen Datenbankobjektes angezeigt werden, ist die Funktionsweise des Moduls analog zur Akte
Beispiel
Anhand eines Beispiels soll der Workflow bei der Handhabung der Gesamtakte dargestellt werden. Nach dem Aufruf erfolgt die Bedienung in folgenden Schritten:
- Start des Moduls Gesamtakte
- Setzen der Filter
- Zeitfilter
- Mitarbeiter
- Aktentyp
- ggf. Gruppierung für Ergebnis wählen
- Filtern
Nach der Filterung wird das Ergebnis übersichtlich im Fenster der Gesamtakte in Tabellenform dargestellt. Nun ist es möglich weitere Funktionen der Gesamtakte wie den Report oder den Excel-Export aufzurufen.
Aufgabe
Diese besteht darin, aus den letzten 31 Tagen alle verschiedenen Akteneinträge eines Mitarbeiters anzuzeigen, wobei eine Zusammenfassung (Gruppierung) nach Mitarbeiter/Aktentyp durchzuführen ist.
Zunächst wird die Gesamtakte über das Menü Extra -> Gesamtakte aufgerufen. Der Zeitfilter ist auf Heute voreingestellt, bei den Mitarbeitern und beim Typ des Akteneintrags sind keine Einträge ausgewählt. Eine Gruppierung für die Ausgabe ist ebenfalls nicht voreingestellt und lässt sich optional wählen. Da noch keine Filter gesetzt sind, aufgrund derer eine Ausgabe von Akteneinträgen erfolgen kann, ist der Button zum Filtern noch deaktiviert.
Zeitfilter
Beim Zeitfilter wird dazu das Optionsfeld letzen 31 Tage angeklickt. In die Felder 'von:', 'bis:' trägt InfoAgent automatisch das passende Datum ein.
Mitarbeiterauswahl
Per Klick auf den Button bei Mitarbeiter ruft man die Maske für die Mitarbeiterauswahl auf. Durch Aktivieren der/des jeweiligen Kontrollkästchen/s wird / werden der / die erforderliche/n Mitarbeiter selektiert. Mit Schließen der Maske wird die Auswahl übernommen.
Typ des Akteneintrags
Diese Selektion ist analog der Mitarbeiterauswahl durchzuführen. Nach Aufruf der Maske über den entsprechenden Button lassen sich die einzelnen Einträge ebenfalls durch Aktivieren der Kontrollkästchen auswählen.
Gruppieren
Im nächsten Schritt wird über das integrierte Drop-Down Menü Gruppieren die Form der Gruppierung für die spätere Ausgabe festgelegt. Nach dem Ausklappen des Menüs kann der gewünschte Punkt (hier Mitarbeiter/Aktentyp) gewählt werden. Damit wird festgelegt, wie die Liste mit den Akteneinträgen bei der Ausgabe geordnet wird.
Fertigstellung
Mit der Schaltfläche Filtern wird der gesamte Vorgang abgeschlossen. Alle Akteneinträge, die den eingestellten Vorgaben bzw. den Filtern entsprechen, werden dann selektiert und im Fenster der Gesamtakte als Tabelle dargestellt.
