Mitarbeiter: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 11. Februar 2009, 12:44 Uhr

Allgemein

Mitarbeiter

Unter Mitarbeiter versteht man Beschäftigte in einer Agentur, welche dort u. a. als Sachbearbeiter, Betreuer oder Vermittler tätig sein können, wobei der Vermittler vorrangig mit dem Vertrieb versicherungstechnischer Produkte beauftragt ist.

Die Mitarbeiterverwaltung wird über das Menü Stammdaten -> Mitarbeiter oder durch einen Klick auf das Symbol Mitarbeiter aus der Kategorie Stammdaten der Outlook-Leiste geöffnet. In die Symbolleiste der Verwaltung sind viele Funktionen integriert, welche die Bedienung erleichtern. Diese sind hier tabellarisch aufgelistet.

In dem Feld Gehe zu besteht die Möglichkeit in einer umfangreichen Mitarbeiterliste gezielt nach einem Mitarbeiter zu suchen. Nach Bestätigung mit Enter wird der entsprechende Mitarbeiter angezeigt und in der Liste markiert.

In der geteilten Bildschirmmaske sind Mitarbeiterliste und Registerkarten angeordnet. Diese dienen zur Verwaltung des ausgewählten Mitarbeiters. Folgende Register stehen zur Verfügung:

• Kontaktdaten
• Vermittlerdaten
• Sicherheit
• Konto
• Briefdaten

Kontaktdaten

In diesem Register werden die Kontaktdaten zum Mitarbeiter angezeigt. Für Ergänzungen bzw. Änderungen muss über Kontakt öffnen der zugehörige Kontakt aufgerufen werden, da hier nur die Kontakt- und Kommunikationsdaten aus der Kontaktverwaltung dargestellt werden.

Vermittlerdaten

Vermittlerdaten

In diesem Register werden die zugehörigen Vermittlerdaten eingestellt und gepflegt. Dieses ist in die folgenden drei Bereiche unterteilt:

• Details

• Provision

• Zahlungen

Die Daten können in Eingabezeilen eingegeben oder aus Pull-Down-Menüs ausgewählt werden. Mit Schaltflächen lassen sich u. a. weitere Funktionen aufrufen.

Details

In diesem Bereich werden die allgemeinen Daten zum Vermittler hinterlegt bzw. geändert oder ergänzt. Die Vermittlernummer wird automatisch bei Neuanlage aus dem Nummernkreis für Vermittler vergeben. Unter Vertragsverhältnis kann man zwischen Angestellt und Frei in Kombination mit Voll- bzw. Teilzeit wählen. Die Dokumentennr. besteht aus den Initialen des Mitarbeiters / Vermittlers, einer Nummer und der Jahreszahl. Dadurch ist es möglich unter InfoAgent erstellte Word-Dokumente zuzuordnen.

Provision

Mit Aktivierung der Auswahlbox Diese Einstellungen benutzen wird die Schaltfläche Sondervereinbarungen aktiviert. Die Einstellungen, die hierüber für den Vermittler bzgl. Provision oder Courtage getroffen werden, haben vor den Einstellungen in der Provisionsabrechnung Vorrang (siehe rote Ausschrift).

Zahlungen

Mit der Auswahl-Schaltfläche wird festgelegt auf welches Konto Provisionszahlungen durchgeführt werden. Das gewünschte wird per Doppelklick übernommen. Die passende Auszahlungsart wird anschließend über das gleichnamige Menü ausgewählt und enthält:

• Barauszahlung

• DTA

• Scheck

• Überweisung

Sicherheit

Dieses Register besitzt die Bereiche Allgemein, Berechtigungen und Freigaben. Die Optionen und Einstellungen wirken sich u. a. auf Anmeldemodalitäten der Mitarbeiter, auf Zugriffsberechtigungen von Programmodulen und evtl. vorhandenen Mitarbeitergruppen aus.

Allgemein

Register Sicherheit

In die Eingabezeile wird der Login-Name eingegeben, der bei der Anmeldung in InfoAgent verwendet wird. Dieser muss nicht unbedingt mit Namen des Mitarbeiters übereinstimmen. Mit der Schaltfläche Passwort setzen wird ein neues Passwort generiert. Der Hinweis ist zu bestätigen. Im folgenden Fenster wird das neue Kennwort sowie deren Wiederholung eingegeben. Bei korrekter Eingabe erscheint eine Erfolgsmeldung.

Die drei Auswahlboxen haben folgende Bedeutung:

Berechtigungen

Dieser Bereich ist in die Register Programm, Daten und Provision. Über die enthaltenen Auswahlboxen wird festgelegt, auf welche Programmodule Zugriff bestehen soll. Unter Daten kann für Kunden und Verträge differenziert der Zugriff für Lesen, Ändern, Löschen und Anlegen bzgl. Eigene und Gruppe festgelegt werden. Im Register Provision gilt für die dortigen Auswahlboxen analog das gleiche.
Seit Version 2.8.11.6 von InfoAgent ist eine Rechtevergabe auf die Erstellung von Brief- und Email-Vorlagen in dieses Register integriert. Die entsprechende Auswahlbox trägt die Bezeichnung Vorlagenverwaltung. Nur bei aktivierter Box kann der Mitarbeiter E-Mail oder Briefvorlagen erstellen, sonst erscheint eine Fehlermeldung.

Agenturnummern zusanmmenführen
Die Funktion Agenturnummern zusammenführen unterliegt ab Version 2.8.12.7 der Rechteverwaltung unter Mitarbeiter. Zur Nutzung muss in der Mitarbeiterverwaltung auf dem Register Sicherheit bei Programm die Auswahlbox Gesellschaftverwaltung aktiviert sein, da sonst der Start nicht möglich ist. Wenn dieser Punkt nicht aktiviert ist, kann man das selbst durchführen, die notwendigen Rechte vorausgesetzt (siehe Tipp). Haben Sie diese nicht muss ein Mitarbeiter mit Administratorrechten diese Einstellung durchführen.

Wird durch die aktivierte Auswahlbox Hauptprogramm-Admin der Mitarbeiter zum Administrator in InfoAgent deklariert, besitzt er automatisch die notwendigen Berechtigungen für den Zugriff auf alle Module und Daten.

Die Schaltfläche Rechte kopieren von... ruft eine Liste aller Mitarbeiter auf, deren Rechte zum Kopieren zur Verfügung stehen. Per Doppelklick werden diese in den aktuellen Mitarbeiter übernommen (z. B. bei der Mitarbeiterneuanlage). Spezifische Daten, wie z. B. die Mail-Adresse oder die Telefon-Nr. müssen anschließend noch korrigiert werden.

Freigaben

Der Bereich Freigaben dient u.a. dazu die Strukturen von Agenturen abzubilden und Mitarbeiter entsprechend aufzuteilen. Dazu werden Gruppen (z. B. Hauptagentur und Filiale) angelegt und über die Schaltfläche Mitglied werden Mitarbeiter zugeordnet. Dafür sind verschiedene Schaltflächen vorgesehen:

Durch die Gruppenmitgliedschaft des Mitarbeiters wird festgelegt, wo er berechtigt ist Kunden / Verträge zu bearbeiten. Es besteht die Möglichkeit Mitglied in mehreren Gruppen zu sein, wobei eine dessen Hauptgruppe ist. Als Kennzeichen dafür ist der Name des Mitarbeiters fett dargestellt.

Durch die Markierung eines Mitarbeiters wird dessen Hauptgruppe sowie die Gruppen, in denen er Mitglied ist, angezeigt. Die anderen sind deaktiviert dargestellt. Nach Auswahl der Hauptgruppe werden deren Mitglieder angezeigt. Einer Hauptgruppe können mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche Mitglied werden kann nach Markierung eines Mitarbeiters und einer Gruppe eine Zuordnung zu dieser Gruppe durchgeführt werden. Dieser erscheint dann unter Mitglieder der Gruppe. Mit Mitglieder verwalten oder Gruppe verlassen können Sie die Zuordnung wieder aufheben.

Konto

Mitarbeiter-Konto

Auf diesem Register werden verschiedene Konten unterstützt. Diese betreffen das Mitarbeiter- und das Stornoreservekonto. Hier werden unterschiedliche Buchungen aufgelistet. Über die Datumsauswahl kann man per Menü den Bereich definieren. In die Eingabezeilen von: und bis: lässt sich dieser Bereich auch von Hand eintragen.

Die Schaltflächen der Symbolleiste realisieren folgende Funktionen:

Die Schaltfläche Kontoauszug ist als Menü realisiert. Mit dem Eintrag Report ändern ist es möglich das Erscheinungsbild der Kontenübersicht zu ändern. Dazu werden Felder im zu Grunde liegenden Report entfernt oder hinzugefügt. Umsatz/Gewinn ist ebenfalls ein Menü. Über den Eintrag Gewinn wird in einem Informationsfenster der erzielte Gewinn ausgegeben.

Das manuelle Buchen von Mitarbeiterkosten ist in diesem Register ebenfalls möglich. Dazu wird die Schaltfläche Kosten betätigt. In der folgenden Maske wird über Neu der Assistent zum Hinzufügen einer neuen Buchung gestartet. Nach Eingabe der Daten werden diese mit Übernehmen gesichert und das Fenster geschlossen. Über Excel Datei wird der Export in eine externe Datei aufgerufen. In dem geöffneten Fenster wird der Dateiname eingegeben und der Speicherpfad ausgewählt. Mit Speichern wird der Exportvorgang gestartet.

Briefdaten

Briefdaten des Mitarbeiters

In diesem Register werden die allgemeinen Firmen-Briefdaten, die Mitarbeiter-Briefdaten und die E-Mail Signatur hinterlegt, korrigiert oder angepasst. Die Firmen-Briefdaten werden durch Felder realisiert, welche in verschiedene Kategorien mit Eingabezeilen für die Daten unterteilt sind.

• Agentur/Firmenbezeichnung
• Adresse/Postfach
• Kommunikationsdaten
• Bankdaten (Blz; Konto-Nr.)
• Finanztechnische Daten (Steuer-Nr.; Umsatz-Steuer-Id-Nr.)

Weiterhin gibt es das Register Benutzerdefinierte Felder mit der Bezeichnung Benutzerfeld 1 bis Benutzerfeld 15. Diese lassen sich mit spezifischen Informationen zum Mitarbeiter füllen und bei Bedarf in Briefen, Briefvorlagen usw. verwenden.

Die Mitarbeiter-Briefdaten tragen Sie in die Eingabezeilen des gleichnamigen Registers ein. Die Filial-Briefdaten müssen nicht zwingend mit den allgemeinen Briefdaten übereinstimmen, da sich Filialen an unterschiedlichen Orten befinden können.

In der Version 2.8.12.4 wurde das Register Mitarbeiter-Briefdaten um zwei weitere Felder erweitert, so daß sich die IHK Behörde und die IHK Reg.-Nr. des Mitarbeiters hinterlegen lassen. Die IHK-Reg.Nr. entspricht dabei folgendem Format: D-XXXX-XXXX-XX, wobei dieses alphanumerisch ist. D. h. es sind entsprechend der Aufteilung der Gruppen sowohl Zahlen als auch Buchstaben zugelassen, jedoch nur Grossbuchstaben Der Versuch Kleinbuchstaben einzugeben wird unterbunden. Diese Felder sind für jeden vorhandenen Mitarbeiter auszufüllen.

Die Schaltfläche Briefdaten kopieren öffnet eine Liste der Mitarbeiter, deren fertig eingerichtete Briefdaten per Doppelklick übernommen werden können. Spezifische Teile davon, wie die Mitarbeiter- und Filial-Briefdaten sowie die E-Mail Signatur müssen danach unbedingt angepasst werden.

E-Mail Signatur

Mit der Schaltfläche EMail Signatur wird ein Fenster zur Eingabe der Signatur geöffnet. Es sind die gesetzlich geforderten Informationen einzugeben oder mit der Tastenkombination Strg + V aus der Zwischenablage einzufügen. Alternativ funktioniert auch Shift + Einfg, da der Eintrag Einfügen aus dem Kontextmenü nicht unterstützt wird.
Anschließend kann der Text über die integrierte Symbolleiste formatiert werden. Mit Speichern und Schließen wird die Signatur gespeichert und das Fenster geschlossen. Beim Erstellen einer E-Mail aus InfoAgent wird die Signatur dann eingefügt.

Anstatt die Signatur nach der Neuanlage eines Mitarbeiters von Hand einzugeben, kann diese auch kopiert werden. Dazu wird die Schaltfläche Signatur kopieren bei diesem betätigt. In der nächsten Maske werden alle für das Kopieren in Frage kommenden Mitarbeiter aufgelistet.
Per Doppelklick auf einen Mitarbeiter übernimmt man dessen Signaturdaten in den aktuellen Mitarbeiter. Im Anschluss daran ist die Signatur des Mitarbeiters (Name) über EMail Signatur zu korigieren. In dem sich öffnenden Fenster ändert man die Daten entsprechend und schließt es über Speichern und Schließen, um die Änderungen gleichzeitig zu sichern.