Schaden
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Alle im Laufe der Zeit vom VN verursachten Schäden bzw. dem VN zugefügten Schäden, können Sie in InfoAgent erfassen, wobei es vertragsabhängig zu betrachten ist, wann der VN der Geschädigte oder der Schädigende ist.
Bei der Schadenserfassung werden alle notwendigen und wichtigen Informationen eingegeben, um anschließend die daraus erstellte Schadensanzeige an den Versicherer zu versenden. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Forderungen, sowie dazu eingegangene Zahlungen zu hinterlegen und zu verwalten.
Die Grundlage der Erfassung bildet die Kundentabelle. Nach der Auswahl des Kunden markieren Sie im Vertragsbereich den betreffenden Vertrag. Wählen Sie dann in der Symbolleiste Schäden oder aus dem Kontextmenü des markierten Vertrages den Eintrag Schäden. In dem sich öffnenden Fenster Schäden für VS Nummer:... wird über Neuer Schaden die Eingabemaske zur Erfassung des entsprechenden Schadens geöffnet, in der die Daten zu erfassen sind.
Diese Maske enthält neben allgemeinen Informationen, wie Versicherungsnehmer, die VS-Nummer des betroffenen Vertrages, eine Symbolleiste und verschiedene Register zur Aufnahme der Daten eines Schadens. Dazu gehören:
Die Register Regulierung und Dokumente werden erst nach dem Speichern eingeblendet.
Sind alle Daten vollständig eingegeben, werden diese über Speichern gesichert. Zusätzlich kann man mit Aufgaben eine Aufgabe im Terminplaner anlegen oder über Akte einen entsprechenden Eintrag vornehmen.
In der Standardübersicht haben Sie die Möglichkeit, die zum Vertrag bestehenden Schäden anzeigen zu lassen. Um einen besseren Überblick zu erhalten, dienen zur Filterung die Schaltflächen:
| Schaltfläche | zugeordnete Funktion |
|---|---|
| Unerledigt | unerledigte Schäden anzeigen |
| Erledigt | erledigte Schäden anzeigen |
| Alle | unerledigte und erledigte Schäden anzeigen |
Ist ein Schaden erledigt, d. h. ist die Forderung des Anspruchstellers reguliert, kann man mit der Schaltfläche Schaden erledigt den Status des Schadens entsprechend zuweisen. Das bedeutet, dass der Schaden nur noch geöffnet und eingesehen werden kann, einzelne Details sich jedoch nicht mehr verändern lassen.
Manuell oder per Assistent wird noch das Datum festgelegt, wann der Schaden geschlossen wurde, per Menü erfolgt die Auswahl ob positiv (ja / nein).
Es besteht auch die Möglichkeit Schäden zu entfernen. Dazu wird in der Schadentabelle nach Auswahl eines Schadens Schaden löschen betätigt. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der markierte Schaden endgültig aus der Liste entfernt. Dieser Vorgang ist nicht rückgängig zu machen!
Meldung
In diesem Register werden zunächst die Daten zur Schadensmeldung erfasst. Zur besseren Unterscheidung erfolgt deren Eingabe bzw. Auswahl in den vier Bereichen:
- Meldung bei uns
- Meldung bei Versicherer
- Person, die den Schaden gemeldet hat
- Schadenbearbeiter bei Versicherer
Meldung bei uns
Dem Schaden wird eine interne SchadenNr. zugewiesen. Das geschieht automatisch. Bevor man beginnt mit InfoAgent zu arbeiten, kann man die Start-Nr. bei Nummernkreise vorgeben (Menü Einstellungen -> Datenbankweite Einstellungen -> Nummernkreise -> Schäden).
Mit dem Assistenten für Datum / Uhrzeit legen Sie das Datum der Schadensmeldung fest. Mit der Schaltfläche Jetzt wird das aktuelle Datum und Uhrzeit übernommen. Ansonsten lassen sich Datum und Uhrzeit wählen. Die Eingabe ist auch manuell möglich. Die Art der Meldung kann man aus dem gleichnamigen Menü auswählen. Dazu gehören u.a.:
- telefonisch
- Fax
- Gesellschaft
- vom Außendienst
Person, die den Schaden gemeldet hat
Unter Person, die den Schaden gemeldet hat wird mit der Auswahl-Schaltfläche die Maske zur Kontaktauswahl aufgerufen. Nach Markierung des entsprechenden Kontaktes wird dieser per Doppelklick in das Register Meldung übernommen. Die entsprechenden Felder werden automatisch ausgefüllt. Ist der Kontakt noch nicht vorhanden, dann kann er über die Schaltfläche Neuer Kontakt in InfoAgent angelegt werden. Mit dem Lupen-Symbol kann man den zugehörigen Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um evtl. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen.
Über die Kommunikations-Schaltfläche ist InfoAgent in der Lage mit Unterstützung der Wählhilfe eine Telefonverbindung aufzubauen. In dem Textfeld lassen sich Informationen zu dem Vorgang in Textform hinterlegen.
Meldung bei Versicherer
In diesem Bereich erfassen Sie die Meldedaten den Versicherer betreffend. Über Datum / Uhrzeit wird wieder der entsprechende Assistent zur Datumseingabe bzw. -auswahl aufgerufen. Die manuelle Eingabe des Datums in die Eingabezeile ist ebenfalls möglich. Die Art der Meldung muss aus diesem Menü gewählt werden. Das Feld Gemeldet durch: ist bereits mit dem angemeldeten Benutzer vorbelegt. Von Hand kann dessen Inhalt gelöscht und ein anderer Mitarbeiter eingetragen werden.
Schadenbearbeiter bei Versicherer
In diesem Abschnitt sind bereits alle vorhandenen Felder der Gesellschaft übernommen und nicht zu ändern. Allein der Sachbearbeiter ist über die entsprechende Schaltfläche auszuwählen. Mit dem Lupen-Symbol kann man den zugehörigen Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um evtl. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen. Eine Kommunikations-Schaltfläche ist hier ebenfalls integriert, um mit Unterstützung der Microsoft Wählhilfe eine Telefonverbindung aufzubauen. In dem existierenden Textfeld lassen sich allgemeine Informationen zur Meldung des Schadens hinterlegen.
Schadenanzeige
Dieses Register ist in die Bereiche Schaden und Meldung unterteilt, um die eigentlichen Schaden- und Meldedaten besser voneinander trennen zu können.
Schaden
Der Schadenstag wird wieder per Assistent festgelegt. Besteht z. B. die Notwendigkeit einer Meldung bei der Polizei (wegen Unfall), dann muss die entsprechende Auswahlbox aktiviert werden. Das Menü Kategorie ist selbstlernend. Die in die Eingabezeile eingegebenen Begriffe lassen sich später aus dem Menü wählen. Möglich sind z. B. Haftpflicht oder Sturmschaden.
Als Schadenbearbeiter: in der Agentur ist bereits der Betreuer des Kunden voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche kann eine Maske für die Zuweisung eines anderen Bearbeiters geöffnet werden. Per Doppelklick wird der gewünschte zugeordnet. In die Eingabezeile Schadenort: wird dieser von Hand eingetragen.
Um den Schadensumfang: und den Schadenhergang: dokumentieren zu können, wurden entsprechende Textfelder integriert. Als Text werden die entsprechenden Vorgänge darin festgehalten. Die geschätzte Höhe des Schadens wird in die zugehörige Eingabezeile eingetragen, während die Abrechnungsart: als Menü realisiert ist. Hier kann zwischen Brutto und Netto gewählt werden.
Meldung
Das Datum bei Eingang: bzw. Weiterleitung: kann wieder manuell oder per Assistent eingefügt werden. Eingang ist der Tag der Meldung an die Agentur, Weiterleitung ist das Datum der Meldung von der Agentur an die Gesellschaft. Besteht die Notwendigkeit ein Gutachten zu erstellen, dann muss die Auswahlbox aktiviert werden.
Die Schaden - Nr. wird von der Gesellschaft vergeben und ist dort ein einzugeben. Erhalten Sie diese erst später, ist sie manuell nachzupflegen. Zum Schaden existiert ein sogenannter Status:. Per Assistent wird das Datum festgelegt (Status von:), ab wann dieser auf offen oder geschlossen gesetzt wird.
Zur Eingabe von Informationen wurde das Textfeld Info/Intern integriert. Darin werden die entsprechenden Info`s in Textform eingegeben und mit dem Schaden gespeichert. In der Bearbeitungsphase kann der Text beliebig erweitert, verändert oder wieder gelöscht werden.
Polizei / Gutachter
Hier besteht Möglichkeit die Daten, getrennt nach Gutachter und Polizei, einzugeben. Das ist nur notwendig, wenn im Register Schadenanzeige die Auswahlboxen Gemeldet bei Polizei bzw. Gutachten notwendig aktiviert wurden.
Polizei
Die Daten für Polizeirevier, Beamter, Adresse und Kommunikationsdaten sind von Hand in die Eingabezeilen unter Polizei einzutragen (siehe Abb.).
Gutachter
Im rechten Teil des Registers werden die Daten zum Gutachten und zum Gutachter selbst hinterlegt. Zunächst erfolgt per Auswahlbox, ob das Gutachten notwendig ist. Über die Auswahlschaltfläche bei Name: wird die Maske zur Kontaktauswahl geöffnet, um anschließend den Gutachter zuordnen zu können (Doppelklick). Ist dieser noch nicht vorhanden kann er über die Schaltfläche Neuer Kontakt angelegt werden. Mit dem Lupen-Symbol kann man den zugehörigen Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um ggf. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen.
Der Wert des Schadens bei Geschätzte Höhe: wurde ebenfalls aus dem Register Schadenanzeige übernommen. In das Feld Höhe lt. Gutachten tragen Sie den Wert aus dem Gutachten ein. Das kann u. a. eine Expertise, die Rechnung Werkstatt oder eine sonstige Rechnung sein. Mit einem Beleg ist das entsprechend nachzuweisen.
Über den Datumsassistent beauftragt am: legen Sie fest wann das Gutachten in Aufrag gegeben wurde. Bei beauftragt von: wird die Person eingetragen, die den Auftrag dazu gegeben hat. In das Textfeld lassen sich Notizen zum Gutachten hinterlegen und über die Schaltfläche Speichern sichern.
Anspruchsteller
In Abhängigkeit der gewählten Kategorie bei Schadenanzeige wird hier der VN (z. B. bei Sturmschaden) oder der Geschädigte (z. B. bei Haftpflichtschaden) gewählt. Über die entsprechende Schaltfläche bei Nachname: wird das Fenster zur Kontaktauswahl aufgerufen und per Doppelklick wird der entsprechende Kontakt mit den postalischen Daten übernommen. Mit dem Lupen-Symbol kann man den Kontakt zur Bearbeitung aufrufen, um ggf. notwendige Änderungen / Ergänzungen durchzuführen.
Über die Kommunikations-Schaltfläche ist InfoAgent in der Lage mit Unterstützung der Wählhilfe eine Telefonverbindung aufzubauen. In das Textfeld lassen sich Notizen zum Anspruchsteller hinterlegen, die dann mit Speichern des Schadens gesichert werden.
Regulierung
In dieser Maske werden sowohl die Forderungen als auch die Zahlungen zu Schäden verwaltet. Dazu ist das Register in
- Forderungen (Brutto) und
- Zahlungen (Brutto)
unterteilt.
Zunächst muss zum Schaden eine Forderung angelegt werden, erst dann ist es möglich Zahlungen zu erfassen und zu verwalten.
Forderungen (Brutto)
Über den Punkt Neue Forderung aus dem Kontextmenü wird das Fenster für die Dateneingabe gestartet. In der Maske sind dafür verschiedene Menüs und Eingabezeilen integriert.
Bei der Erfassung wird bei Beleg vom: das Datum entweder per Assistent oder manuell eingetragen. Die Art der Forderung: wird aus dem gleichnamigen Menü gewählt. Alternativ ist dieses Feld selbst lernend, so daß es um eigene Einträge erweitert werden kann. Die Eingabezeilen für die Felder Forderungssteller: und Begründung: sind händisch zu befüllen.
Bei Gesamtforderung: wird durch InfoAgent eine evtl. vorhandene Selbstbeteiligung VN: automatisch in Abzug gebracht und im Feld Effektive Forderung: angezeigt. Bei der Eingabe der Daten ist mit Tab - Taste zwischen den Eingabezeilen zu wechseln. Mit der Schaltfläche Übernehmen werden die Eingaben gesichert und in die Forderungsliste übertragen.
Zum Anlegen und Verwalten von Forderungen bzw. Zahlungen ist in diesem Bereich ein Kontextmenü enthalten. Es hat folgende Einträge:
| Menüeintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Ansicht definieren | anzuzeigende Spalten per Auswahlbox definieren |
| Neue Forderung | neue Forderung erstellen |
| Forderung bearbeiten | eine vorhandene Forderung aktualisieren bzw. anpassen |
| Forderung löschen | markierte Forderung incl. zugehörigen Zahlungen löschen |
| Neue Zahlung zu dieser Forderung | komplett neue Zahlung erfassen |
Zahlungen (Brutto)
Zur Regulierung von Schäden werden hier die Zahlungen erstellt und verwaltet. Aus dem Kontextmenü bei Forderungen (Brutto) wird zunächst der Eintrag Neue Zahlung zu dieser Forderung angeklickt. In dem sich öffnenden Fenster (Regulierung) sind dafür verschiedene Menüs und Eingabezeilen integriert und mit verschiedenen Daten bereits vorbelegt. Anpassungen sind möglich.
Das Datum bei Zahlung vom: kann entweder übernommen, per Assistent oder von Hand eingegeben werden. Bei Zahlung ist der höchstmögliche Wert voreingestellt, der zur Regulierung verwendet werden kann. Wird eine geringere Summe gezahlt, dann tragen Sie diese in die Eingabezeile ein. Die Bezeichnung: kann wieder aus dem Menü gewählt werden. Alternativ ist die Eingabe einer selbst gewählten Bezeichnung möglich (selbst lernendes Feld).
Per Klick auf Übernehmen werden die Eingaben gespeichert und die erfasste Zahlung in der Liste unter Zahlungen (Brutto) aufgeführt.
In diesem Bereich ist ebenfalls ein Kontextmenü enthalten. Es hat folgende Einträge:
| Menüeintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Ansicht definieren | anzuzeigende Spalten per Auswahlbox definieren |
| Zahlung bearbeiten | eine vorhandene Zahlung anpassen (Ausnahme deaktivierte Felder) |
| Zahlung löschen | markierte Zahlung aus Liste entfernen |
In der Fußzeile des Registers Schadenregulierung sind als Information die Summe Forderung, die Summe Zahlung und Offen sind dargestellt. Die dortigen Werte haben nur Anzeigecharakteristik und lassen sich nicht direkt verändern.
Es werden alle vorhandenen Summen jeweils als Gesamtwert dargestellt.
Dokumente
Der zur Schadensabwicklung anfallende Schrift- und Mail - Verkehr wird hier organisiert. Über die Symbolleiste des Registers lassen sich Dokumente und Briefe erstellen, bearbeiten oder wieder entfernen. Aus dem ausklappenden Menü lassen sich die aufgeführten Empfänger wählen:
- Gesellschaft
- VN
- Mitarbeiter
- Anspruchsteller
- Schadenmelder
Unter Dokumente ist beschrieben wie nach Auswahl einer entsprechenden Vorlage Briefe mit Word erstellt werden.
Voraussetzungen: Die Pfade für Vorlagen und Dokumente sind in den Benutzereinstellungen korrekt zu setzen, außerdem müssen sich die erforderlichen Vorlagen im Vorlagenordner befinden. Möglicherweise ist sonst mit Fehlermeldungen zu rechnen.
Im Menü unter Konfiguration werden die Pfade dafür gesetzt.
- Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Benutzerkonfiguration-Name -> Office im Netzwerk -> Dokumentenpfad
- Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Benutzerkonfiguration-Name -> Office im Netzwerk -> Vorlagepfad
Ist die Kommunikation per Mail vorgesehen, dann kann dazu aus der Toolbar die Schaltfläche EMail schreiben benutzt werden. Es öffnet sich ein Menü, aus dem sich die aufgeführten Empfänger wählen lassen:
- an VN
- an Gesellschaft
- an Mitarbeiter
In der Kategorie E-Mail ist ausführlich dargestellt, wie das Modul bedient und nach Erstellung ggf. mit Anfügen einer Anlage versendet wird.
An dieser Stelle innerhalb der Konfiguration werden die Optionen für den Versand der Mails festgelegt.
- Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Benutzerkonfiguration-Name -> E-Mail
Unbedingt notwendig ist die richtige Auswahl der Versandart, die Ihrer realen Umgebung (Mailsoftware, Provider) entsprechend eingestellt werden muss. Dadurch wird auch das korrekte Versenden der Mails beeinflusst.
Schadenspiegel
Zur Auswertung und Darstellung vorhandener Schäden wird über einen sogenannten Generator ein Report generiert. Das ist generell bezogen auf einen Kunden oder auf einen Schaden möglich. Der Ausgangspunkt dafür ist ist die Kundentabelle.
Kunde
Über das Kontextmenü des Kunden in der Kundentabelle wird der Eintrag Reports -> Schadenspiegel angeklickt. In der folgenden Maske lassen sich dann Filterkriterien setzen. Unter Schadenspiegel Kunde wird beschrieben, welche Selektionen zur Generierung vorzunehmen sind.
In einer Vorschau wird der Report, entsprechend den eingestellten Selektionsmerkmalen, zunächst am Bildschirm generiert. Unter Benutzung der integrierten Icon-Leiste kann er gespeichert, gedruckt und wieder aufgerufen werden. Für umfangreiche Reports ist eine Textsuche implementiert, um eine gewünschte Textposition schnell aufzufinden.
Vertrag
Über das Kontextmenü des Vertrages aus der Kundentabelle wird der Eintrag Schadenspiegel gewählt. Selektionen sind hier nicht erforderlich. Nach kurzer Aufbereitung der Daten erscheint der Report dann am Bildschirm.
Mit der integrierten Icon-Leiste kann dieser gedruckt, gesichert und wieder geladen werden. In umfangreichen Reports lässt sich per integrierter Textsuche der gewünschte Text schnell auffinden.
Vertragswechsel
Mit der Version von 2.8.11.8 von InfoAgent wurde der Wechsel der Vertragszugehörigkeit eines Schadens ermöglicht. Um diese Funktion ausführen zu können, wurde dazu im Modul Schaden, speziell in der Übersichtsmaske die Schaltfläche Vertrag wechseln integriert. Mit Betätigung der Schaltfläche lässt sich der Vertragswechsel starten.
Es öffnet sich das Fenster Kunden auswählen.... Hier werden all die Kunden aufgelistet, die für die Auswahl und einen späteren Vertragswechsel zugeordnet werden können. In umfangreichen Listen kann per Suchfeld eine Vorauswahl getroffen werden. Der benötigte Kunde wird mit einem Doppelklick übernommen. Alternativ bietet sich an einen noch nicht vorhandenen Kunden über Neuer Kunde anzulegen.
Mit dem Doppelklick auf den Kunden wird nun ein weiteres Fenster (Bestehende Verträge) geöffnet. Darin sind alle zu einem Kunden zugeordneten Verträge aufgelistet. Per Doppelklick auf den gewünschten Vertrag vollzieht man den endgültigen Vertragswechsel zum Schaden.
Das ist daran zu erkennen das die Schaden-Nr. (Titelleiste der Maske) gleich geblieben ist, während der VN und die VS-Nummer den neu gewählten Kunden sowie dem zugeordneten Vertrag entsprechen.
Der Vertragswechsel funktioniert nur bei VN mit existierenden Verträgen, da ansonsten keine Zuordnung möglich ist!
