E-Mail Client
Die in InfoAgent integrierte E-Mail-Schnittstelle ermöglicht es über Standard-Mailsoftware (z. B. MAPI zu MS-Outlook), auf schnelle Art eine E-Mail an einen Kunden, einen Ansprechpartner etc. zu schreiben. Hierbei wird in zwei Kategorien unterschieden:
Inhaltsverzeichnis
E-Mails ohne Zuordnung
E-Mails ohne Zuordnung sind für Nachrichten, welche vom Inhalt her ggf. nicht geschäftlich sind (private E-Mails etc.). Diese E-Mails können nicht einem Kunden etc. zugeordnet werden. Hier besteht auch nicht die Möglichkeit, die versendete E-Mail in ELO oder in der Akte abzulegen. Die entsprechenden Auswahlfelder sind daher ausgeblendet.
Die Funktion steht fälschlicher Weise leider nur aktiv zur Verfügung, wenn auch Kunden in der Kundentabelle selektiert sind. Obwohl die Funktion nichts mit dem markierten Kundendatensatz verbindet. Dies führt häufig zur Verwirrung.
E-Mails mit Zuordnung
Bei E-Mails mit Zuordnung zu einem Kunden, einer Gesellschaft, einem Schaden, einem Störfall, einem Vertrag etc. kann eine Ablage in ELO oder in die Akte zum Objekt stattfinden. Bei diesen E-Mails werden die Zusatzoptionen in Akte ablegen und die beiden ELO Optionen (falls ELO installiert ist) eingeblendet.
Die Anhänge können, wie bei jedem anderen E-Mail Programm auch, aus dem Dateisystem entnommen werden. Zusätzlich bietet InfoAgent die Möglichkeit, Dateien aus dem ELO-Archiv (ELO Installation vorausgesetzt) in die E-Mail einzufügen.
Ein automatisches Anlegen einer Akquise oder einer Aktennotiz ist bei beiden E-Mail-Varianten möglich.
Legen Sie dazu vorab einen entsprechenden Eintrag in der Ereignissteuerung an!
Ein Einfügen von datenbankgespeicherten E-Mail Adressen ist durch die drei Schaltflächen (An, Cc und Bcc) möglich.
Das Verfassen einer Mail aus einem Vertrag an Empfänger wie Mitarbeiter, VN, An Ansprechpartner der Gesellschaft bzw. An Poolpartner erfolgt ab Version 2.8.12.7 mit einer einheitlich vorbelegten Betreffzeile. Diese besteht aus der VSNummer und dem VN. Außerdem werden jetzt die Empfänger Unterkontakt und An Gesellschaft korrekt in die Vorbelegung mit einbezogen. Bei diesen beiden war das bis dahin nicht der Fall.
E-Mailinhalte formatieren
Seit Version 2.8.11.6[1] ist es möglich, den Textinhalt einer E-Mail mit Schriftart, Größe und Farbe zu formatieren. Außerdem können verschiedene Attribute wie Fett, Kursiv oder Unterstrichen zugewiesen und die Absatzformatierung angepasst werden. Das wird per Mausklick auf die jeweilige Schaltfläche der Symbolleiste zugewiesen.
Über die Schaltfläche Bild einfügen hat man die Möglichkeit eine Grafik in den Textbereich einzufügen. In der Maske Öffnen werden der Pfad zur Datei und die Datei gewählt. Über Öffnen wird die Grafik in die Mail übertragen. Die Datei darf dabei eine Größe von 1200 x 1200 Pixel nicht überschreiten, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung. Als Alternative kann die Grafik per Bildbearbeitung verkleinert und erneut eingefügt werden. Unterstützte Formate sind z. B.:
- bmp
- jpg
- png
Das Einfügen einer Grafikdatei mit anderem Format (tif, eps, gif, cdr) führt ebenfalls zu einer Fehlermeldung. Diese lassen sich dann nur als Anhang mit der Mail verschicken.
Als Sende-Option (Versandart) für Mails darf bei Versandart nicht Standard MAPI-Programm ausgewählt werden, da dann die Symbolleiste zum Formatieren nicht angezeigt wird.
Zwischen den Versionen 2.8.11.6 bis 2.8.12.5 kann man weder über das Kontextmenü, noch über die bekannte Tastenkombination STRG + V Inhalte in eine E-Mail einfügen. Stattdessen funktioniert weiterhin die Tastenkombination SHIFT + EINFÜGEN um Textinhalte aus der Zwischenablage in die E-Mail einzufügen.
Ab Version 2.8.12.6 ist für das Einfügen die Tastenkombination STRG + V oder EINFÜGEN aus dem Kontextmenü wieder normal möglich.
