Gesamtakte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{TOCright}}
 
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[[Bild:Gesamtakte Uebersicht.png|thumb|right|Übersicht der Gesamtakte|300px]]
 
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Die '''Gesamtakte''' wird über den gleichnamigen Eintrag aus dem [[Menü Extra]] aufgerufen. Mit ihr lassen sich alle in InfoAgent angelegten Akteneinträge übersichtlich anzeigen. Dazu sind in der Maske verschiedene Filter, z. B. für Mitarbeiter, für die Zeit und den Aktentyp, integriert. Eine Ausgabe als Report über das entsprechende Icon ist ebenso vorgesehen.<br>
 
Die '''Gesamtakte''' wird über den gleichnamigen Eintrag aus dem [[Menü Extra]] aufgerufen. Mit ihr lassen sich alle in InfoAgent angelegten Akteneinträge übersichtlich anzeigen. Dazu sind in der Maske verschiedene Filter, z. B. für Mitarbeiter, für die Zeit und den Aktentyp, integriert. Eine Ausgabe als Report über das entsprechende Icon ist ebenso vorgesehen.<br>
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Zusätzlicher Einträge lasin die Gesamtakte ist jedoch '''nicht''' möglich.
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Zusätzliche Einträge lassen sich in die Gesamtakte jedoch '''nicht''' hinzufügen.
 
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{{Wichtig|Die Nutzung der Gesamtakte erfordert '''Administratorberechtigung''' in InfoAgent!}}
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{{Wichtig|Die Nutzung der Gesamtakte erfordert '''Berechtigung für die Gesamtakte''' in InfoAgent!}}
  
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{{Notiz|Abgesehen davon, dass hier alle Akten eines Kunden, eines Vertrages oder eines anderen Datenbankobjektes angezeigt werden, ist die Funktionsweise des Moduls analog zur [[Akte]]}}
  
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=== Filter ===
 
  
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Die integrierten Filter sind für die Selektion nach unterschiedlichen Kriterien bzw. zu einer Reduzierung der Anzeige bei umfangreichen Akteneinträgen vorgesehen. Dazu zählen der Zeitfilter, der Filter für Spalten (Mitarbeiter u. Aktentyp) und die Gruppierung.
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__TOC__
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== Beispiel ==
  
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Anhand eines Beispiels soll der Workflow bei der Handhabung der Gesamtakte dargestellt werden. Nach dem Aufruf erfolgt die Bedienung in folgenden Schritten:
  
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==== Zeitfilter ====
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* Start des Moduls Gesamtakte
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* Setzen der Filter
  
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[[Bild:Gesamtakte Zeitfilter.png|thumb|right|Zeitfilter]]
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:* Zeitfilter
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:* Mitarbeiter
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:* Aktentyp
  
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Der '''Zeitfilter''' wird standardmäßig bei Aufruf der Gesamtakte mit der Option ''Heute'' aufgerufen und kann per Klick auf die Schaltfläche {{Btn|Zeitfilter}} ausgeblendet werden. Über die angezeigten Optionsfelder lassen sich die zu filternden Zeitabschnitte für die Akteneinträge einstellen:
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* ggf. Gruppierung für Ergebnis wählen
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* Filtern
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{| class="prettytable"
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|-class="hintergrundfarbe5"
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! Optionsfeld        || Bedeutung
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|-
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| Heute              || Anzeige aller Akteneinträge mit heutigem Datum
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|-
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| letzen 7 Tage      || Anzeige aller Akteneinträge mit Datum der letzten 7 Tage
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|-
+
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| letzen 31 Tage      || Anzeige aller Akteneinträge mit Datum der letzten 31 Tage
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|-
+
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| Alle                || Anzeige aller Akteneinträge
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|-
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|Zeitraum            || Anzeige der Akteneinträge über den eingestellten [[Datumsauswahl|Zeitraum]] (von; bis)
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|}
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{{Tipp|Wird der Zeitfilter ausgeblendet bleiben dessen Einstellungen erhalten.}}
 
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==== Mitarbeiter auswählen ====
 
  
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[[Bild:Gesamtakte Mitarbeiter.png|thumb|right|Auswahl der Mitarbeiter]]
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Nach der Filterung wird das Ergebnis übersichtlich im Fenster der Gesamtakte in Tabellenform dargestellt. Nun ist es möglich weitere Funktionen der Gesamtakte wie den Report oder den Excel-Export aufzurufen.  
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Für die Reduzierung des Anzeigeumfangs in der Übersicht kommt der Spaltenfilter (Mitarbeiter) zum Einsatz. Es werden dabei alle Akteneinträge angezeigt, die vom ausgewählten Mitarbeiter erstellt wurden. Dazu ist das Kontrollkästchen vor dem  jeweiligen Mitarbeiter mit der Maus zu aktivieren. Alternativ ist auch die Auswahl von zwei oder mehreren Mitarbeitern möglich. Die Einstellung wird durch Schließen des Fensters übernommen. Diese bleibt bis zur nächsten Änderung bestehen, aber höchstens solange die Gesamtakte geöffnet ist. Nach dem nächsten Aufruf ist die Mitarbeiterauswahl wieder zurückgesetzt.
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{{Notiz|Aus Performance-Gründen reagiert der Filter nicht sofort nach der Änderung eines Parameters. Zum Aktivieren muss die Schaltfläche {{Btn|Filtern}} betätigt werden.}}
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==== Typ des Akteneintrags wählen ====
 
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[[Bild:Gesamtakte Typ Akte.png|thumb|right|Auswahl der Typen der Akteneinträge]]
 
  
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Jeder Akteneintrag entspricht einem bestimmten Typ (siehe Auflistung). Dazu wird die Auswahlbox des entsprechenden Typs mit der Maus aktiviert. Alternativ kann man zwei oder mehrere der angezeigten Typen wählen. Diese Einstellung bleibt bis zur nächsten Änderung bestehen, höchstens aber solange, wie die Gesamtakte geöffnet ist. Mit deren Beendigung und dem nächsten Aufruf wird die Voreinstellung für den Aktentyp wieder hergestellt.
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==== Aufgabe ====
  
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* Gesellschaft
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Diese besteht darin, alle verschiedenen Akteneinträge des Betreuers Wis, K. seit dem 01.09.2016 anzuzeigen, wobei nur Vertragsakten berücksichtigt werden sollen.
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* Kunde
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* Mitarbeiter
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* Schaden
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* Vertrag
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* Unzugeordnet
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{{Notiz|Ein Akteneintrag entspricht dann dem Typ ''Unzugeordnet'', wenn z. B. ein Bezug auf einen Vertrag verweist, dieser aber nicht mehr existiert.}}
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[[Bild:Gesamtakte_Filter_31Tage.PNG|thumb|right|Ausgangssituation|300px]]
  
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==== Gruppierung ====
+
Zunächst wird die Gesamtakte über das Menü ''Extra -> Gesamtakte'' aufgerufen. Der Zeitfilter so voreingestellt, wie in der Konfiguration festgelegt (hier: die letzten 31 Tage). Bei den Mitarbeitern und beim Typ des Akteneintrags sind keine Einträge ausgewählt.
  
−
[[Bild:Gesamtakte Selektion Gruppierung.png|thumb|right|Gruppierung]]
+
<gallery style="text-align:center" heights="200" widths="300" caption="Filtern" perrow="2" class="float-right">
−
Mit der Auswahl einer Gruppierungsart werden die Akteneinträge in der Übersicht gruppiert. In der Reporterstellung werden die Akteneinträge wie in der Übersicht gruppiert.
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Gesamtakte_Filter_Zustaendig.PNG|Betreuer/Sachbearbeiter
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Gesamtakte_Filter_Zeit.PNG|Zeitfilter
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Gesamtakte_Filter_Aktentyp.PNG|Aktentyp
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Gesamtakte_Filter_Ende.PNG|Ergebnis
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</gallery>
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==== Betreuer-/Sachbearbeiterauswahl ====
  
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In der [[Bedienelemente#Auswahlbox|Combobox]] ''Zuständig'' ruft man die Maske für die Mitarbeiterauswahl auf. Durch Aktivieren des jeweiligen [[Bedienelemente#Kontrollkästchen|Kontrollkästchen/s]] wird der gewünschte Mitarbeiter selektiert. Mit Schließen der Maske wird die Auswahl übernommen. Erforderlichenfalls ist hier auch eine Mehrfachauswahl möglich.
  
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==== Zeitfilter ====
  
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Beim Zeitfilter wird dazu das Optionsfeld ''ist größer als'' angeklickt. In das Felder 'bis:' trägt man das Datum vor dem gewünschten Zeitraum ein (also den 31.08.2016).
  
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=== Druck von Akteneinträgen ===
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==== Typ des Akteneintrags ====
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Die Vorbereitung zum Druck erfolgt durch Betätigen der {{Btn|Filtern}}-Schaltfläche. Gefiltert wird nach den gesetzten bzw. geänderten Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten.
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* Zeitfilter
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* Auswahl der Mitarbeiter
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* Auswahl der Aktentypen
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* Gruppierung
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Wenn der Zeitfilter oder mindestens ein Filter für Spalten (Mitarbeiter oder Typ des Akteneintrags) gesetzt wurde, erfolgt die Aktivierung des {{Btn|Filtern}}- Buttons. Die Auswahlschaltflächen von Mitarbeiter oder Typ werden farbig markiert, wenn mindestens ein Eintrag gewählt wurde. Verweilt der Mauszeiger für kurze Zeit auf eine der Auswahlschaltflächen wird der Inhalt als Quick-Info angezeigt.
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Der Druck wird realisiert wenn Akteneinträge angezeigt und über {{Btn|Report auf Bildschirm}} als Vorschau auf den Monitor ausgegeben werden. In der Symbolleiste des Reports ist ein Icon zum Druck dieser Vorschau integriert. Darüber können die angezeigten Akteneinträge auf dem Windows-Standarddrucker ausgegeben werden.
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Vorgangsbezogen kann man in der Gesamtakte die sogenannte [[Gruppierung]] anwenden. Dazu wird das Gruppierfeld eingeschaltet (siehe Link) und der betreffende Spaltenkopf in dieses Feld mit der Maus gezogen. Das Ergebnis stellt eine Zusammenfassung nach dem gruppierten Feld dar, z. B. werden die Akteneinträge eines Kunden nach Datum gruppiert.
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Außerdem ist es möglich eine vordefinierte Gruppierung für den Report einzustellen.
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Der [[Autofilter]] ist ebenso verwendbar. Damit wird es ermöglicht den Anzeigeumfang, durch Reduzierung der Datensätze, anzupassen.
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=== Excel-Export ===
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[[Bild:Gesamtakte Excel Export.png|thumb|right|Excel-Export]]
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Alle angezeigten Akteneinträge können mit {{Btn|Excel Export}} in eine Excel-Datei exportiert werden. Im Pull-Down Menü ''Speichern'' kann der Speicherpfad für den Export ausgewählt und bei ''Dateiname'' eine aussagekräftige Bezeichnung für die Export-Datei vergeben werden. Der Dateityp ist mit xls fest vorgegeben und nicht änderbar. Mit {{Btn|Speichern}} wird der Export gestartet. Vorher kann man den Vorgang durch {{Btn|Abbrechen}} verwerfen.
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=== Volltextansicht ===
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[[Bild:Gesamtakte Volltext.png|thumb|right|Volltextansicht]]
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Mit der {{Btn|Volltextansicht}} kann ein einzelner Akteneintrag in einem größeren, separaten Fenster angezeigt werden. Editieren ist dort nicht möglich. Über die Schaltfläche {{Btn|Speichern}} kann der Eintrag als externe Textdatei gespeichert werden.
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== Beispiele ==
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Anhand von zwei Beispielen soll der Workflow bei der Handhabung der Gesamtakte dargestellt werden. Nach deren Aufruf erfolgt die Bedienung in folgenden Schritten:
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- Start des Moduls<br>
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- Setzen der Filter
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  Zeitfilter
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  Mitarbeiter
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  Akteneintrag
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- ggf. Gruppierung wählen<br>
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Diese Selektion ist analog der Mitarbeiterauswahl durchzuführen. Nach Aufruf der Maske über den entsprechenden [[Button]] lassen sich die einzelnen Einträge ebenfalls durch Aktivieren der [[Bedienelemente#Kontrollkästchen|Kontrollkästchen]] auswählen.
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- Filtern
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==== Fertigstellung ====
  
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Mit der Schaltfläche {{Btn|Filtern}} wird der gesamte Vorgang abgeschlossen. Alle Akteneinträge, die den eingestellten Vorgaben bzw. den Filtern entsprechen, werden dann selektiert und im Fenster der Gesamtakte als Tabelle dargestellt.
  
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{{Tipp|In der Tabelle stehen die üblichen Funktionen, wie [[Spalten definieren]], [[Gruppierung]] und [[Autofilter]] ebenfalls zur Verfügung.}}
  
  
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[[Kategorie:InfoAgent]]
 
[[Kategorie:InfoAgent]]
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[[Kategorie:Akte]]

Aktuelle Version vom 11. Oktober 2016, 14:22 Uhr

Die Gesamtakte wird über den gleichnamigen Eintrag aus dem Menü Extra aufgerufen. Mit ihr lassen sich alle in InfoAgent angelegten Akteneinträge übersichtlich anzeigen. Dazu sind in der Maske verschiedene Filter, z. B. für Mitarbeiter, für die Zeit und den Aktentyp, integriert. Eine Ausgabe als Report über das entsprechende Icon ist ebenso vorgesehen.
Zusätzliche Einträge lassen sich in die Gesamtakte jedoch nicht hinzufügen.


Die Nutzung der Gesamtakte erfordert Berechtigung für die Gesamtakte in InfoAgent!


Abgesehen davon, dass hier alle Akten eines Kunden, eines Vertrages oder eines anderen Datenbankobjektes angezeigt werden, ist die Funktionsweise des Moduls analog zur Akte



Beispiel

Anhand eines Beispiels soll der Workflow bei der Handhabung der Gesamtakte dargestellt werden. Nach dem Aufruf erfolgt die Bedienung in folgenden Schritten:

  • Start des Moduls Gesamtakte
  • Setzen der Filter
  • Zeitfilter
  • Mitarbeiter
  • Aktentyp
  • ggf. Gruppierung für Ergebnis wählen
  • Filtern


Nach der Filterung wird das Ergebnis übersichtlich im Fenster der Gesamtakte in Tabellenform dargestellt. Nun ist es möglich weitere Funktionen der Gesamtakte wie den Report oder den Excel-Export aufzurufen.

Aus Performance-Gründen reagiert der Filter nicht sofort nach der Änderung eines Parameters. Zum Aktivieren muss die Schaltfläche Filtern betätigt werden.



Aufgabe

Diese besteht darin, alle verschiedenen Akteneinträge des Betreuers Wis, K. seit dem 01.09.2016 anzuzeigen, wobei nur Vertragsakten berücksichtigt werden sollen.

Ausgangssituation

Zunächst wird die Gesamtakte über das Menü Extra -> Gesamtakte aufgerufen. Der Zeitfilter so voreingestellt, wie in der Konfiguration festgelegt (hier: die letzten 31 Tage). Bei den Mitarbeitern und beim Typ des Akteneintrags sind keine Einträge ausgewählt.

  • Filtern

  • Betreuer/Sachbearbeiter

  • Zeitfilter

  • Aktentyp

  • Ergebnis

Betreuer-/Sachbearbeiterauswahl

In der Combobox Zuständig ruft man die Maske für die Mitarbeiterauswahl auf. Durch Aktivieren des jeweiligen Kontrollkästchen/s wird der gewünschte Mitarbeiter selektiert. Mit Schließen der Maske wird die Auswahl übernommen. Erforderlichenfalls ist hier auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Zeitfilter

Beim Zeitfilter wird dazu das Optionsfeld ist größer als angeklickt. In das Felder 'bis:' trägt man das Datum vor dem gewünschten Zeitraum ein (also den 31.08.2016).

Typ des Akteneintrags

Diese Selektion ist analog der Mitarbeiterauswahl durchzuführen. Nach Aufruf der Maske über den entsprechenden Button lassen sich die einzelnen Einträge ebenfalls durch Aktivieren der Kontrollkästchen auswählen.


Fertigstellung

Mit der Schaltfläche Filtern wird der gesamte Vorgang abgeschlossen. Alle Akteneinträge, die den eingestellten Vorgaben bzw. den Filtern entsprechen, werden dann selektiert und im Fenster der Gesamtakte als Tabelle dargestellt.

In der Tabelle stehen die üblichen Funktionen, wie Spalten definieren, Gruppierung und Autofilter ebenfalls zur Verfügung.

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