Terminkalender: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 18. Dezember 2008, 16:51 Uhr

Um den Terminkalender nutzen zu können, empfiehlt es sich im Vorfeld, einige Einstellungen im Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Terminkalender durchzuführen.

Ansicht

Den Terminkalender starten Sie links über die Outlookleiste in der Hauptmaske.

Die aktuelle Ansicht kann in der folgenden Leiste gewählt werden:

Heute

Die Schaltfläche Heute verändert die Darstellungsart nicht. Im Datumsbereich wird zum heutigen Datum navigiert. Sie sehen dann ggf. je nach aktiver Ansicht die heutige Woche oder den aktuellen Monat.

Tagesansicht

Die Tagesansicht stellt Ihnen alle Termine für einen Tag in einem Kalender dar. Ganztägige Ereignisse werden am Kopf über der Zeitleiste angezeigt.

Arbeitswoche

Die Arbeitswoche stellt Ihnen alle Termine für eine Arbeitswoche in einem Kalender dar. Ganztägige Ereignisse werden am Kopf über der Zeitleiste angezeigt. Die Anzeige ist ähnlich der Tagesübersicht, wobei hier nur mehrere Tage nebeneinander positioniert sind.

Wochenansicht

Die Wochenansicht zeigt alle Termine für eine komplette Woche. Aus Platzgründen wird hier in der Darstellung nicht mehr stundengenau gegliedert. Statt dessen ist ein Tag ein Kasten, der die Termine als Einträge enthält. Ganztägige Ereignisse werden am Kopf in jedem Kasten angezeigt.

Monatsansicht

Die Monatsansicht zeigt einen kompletten Monat in der Ansicht wie der Wochenansicht.

Jahresansicht

Die Tagesansicht stellt Ihnen alle Termine für den Zeitraum von einem Jahr in einem Jahreskalender dar. Das darzustellende Jahr kann über die Jahresansicht ausgewählt werden. Es können nur ganze Jahre in der Jahresansicht angezeigt werden. Die Jahresansicht ist die einzige Darstellungsform, in der nicht mehrere Mitarbeiter zeitgleich angezeigt werden können.

Listenansicht

In der Listenansicht können Sie sich neben den Terminen auch noch Aufgaben und Akquisen anzeigen lassen.

Versäumte Termine

Allgemein

Unter Termin finden Sie die Definition dafür. Ein Termin gilt dann als versäumt, wenn dessen Endzeitpunkt überschritten ist.

Termin als versäumt kennzeichnen

Kontext Termin

Über die Schaltfläche Liste schaltet man zuerst in die Listenansicht um. Zur besseren Übersicht werden dann über den Zeitfilter Aufgaben und Akquisen ausgeblendet, indem die zugehörigen Auswahlfelder deaktiviert werden. In der Liste mit den Datensätzen befinden sich jetzt nur noch die Zeilen mit den Terminen.
Um einen solchen als versäumt zu deklarieren geht man folgendermaßen vor:

• Aufruf des Kontextmenüs vom Datensatz

• Auswahl des Eintrags als versäumt markieren

• Spalte Versäumt beim Datensatz wird mit Haken gekennzeichnet

Liste versäumter Termine

Die Menüleiste wurde ebenfalls um eine Schaltfläche mit der Aufschrift Versäumte Termine erweitert. Wird auf diese geklickt, so ändert sich die Darstellung im Terminplaner dahingehend, das nur noch die als versäumt definierten Termine als Liste dargestellt werden. Dabei ist es egal aus welcher Ansicht (z. B. Tages-, Wochen- oder Jahresansicht) diese Anzeige aufgerufen wird.

Termin verschieben

Zeitabschnitte für das Verschieben

Um versäumte Termine aber nun nicht nur einfach löschen und dann neu anlegen zu müssen, existiert in InfoAgent die Funktion Eintrag verschieben. Diese lässt sich wiederum aus dem Kontextmenü des Datensatzes aufrufen. In Ergebnis dessen erscheint ein Fly-out Menü, das in mehrere Abschnitte unterteilt ist. Damit kann ein Termin um feste Zeitabschnitte (Tage bzw. Wochen) oder auch um eine bestimmte Anzahl an Tagen bzw. zu einem bestimmten Datum verschoben werden.

Anzahl der Tage

Über den Eintrag um x Tage verschieben ist der Aufruf einer Maske möglich, in deren Eingabezeile direkt eingegeben wird, um wieviel Tage die Verschiebeoperation zu betragen hat. Diese ist dann mit OK zu bestätigen. Die gesamte Operation lässt sich über die Schaltfläche Abbrechen verwerfen.

Datumsassistent

Der letzte Eintrag aus dem Kontextmenü, neues Datum setzen, öffnet die Datumsauswahl, mit der es möglich ist ein neues Datum für den Termin zu wählen. Per Klick auf das Wort Heute im Fenster wird direkt das heutige Datum ausgewählt. Nach dem Setzen bzw. der Auswahl von Tag, Monat und Jahr werden dann die Werte mit Übernehmen im aktuellen Datensatz gespeichert. Daraufhin ändert sich der Status des Termins und die Liste versäumter Termine wird automatisch aktualisiert.

Termin-/Aufgabenverwaltung

Einleitung

Mit der Version 2.8.12.0 wurde in InfoAgent die Menüleiste umgestaltet. Um die Arbeit effektiver gestalten zu können, ist die Schaltfläche Aufgaben durch die Schaltfläche Kalender ersetzt worden. Diese aktualisierte Menüleiste ist u. a. in den folgenden Modulen enthalten:

• Kundentabelle

• Gesellschaften (über Kontextmenü)

• Störfälle

• Schäden

• Mitarbeiter

• Kennzahlen

• Vertragstabelle (über Kontextmenü)

Im Kontext zu den genannten Modulen lassen sich aus dem Menü Kalender die Einträge

• Aufgaben oder

• Termin

aufrufen, so dass sich objektbezogen (Kunde,Vertrag, Mitarbeiter, Schaden, Störfall, Gesellschaft usw.) Termine und Aufgaben erstellen, wieder aufrufen und editieren lassen.

Terminverwaltung

Anhand der Kundentabelle soll an einem Beispiel dargestellt werden, wie die direkte Termin- und Aufgabenerstellung zu nutzen ist. Dazu wird die Kundentabelle aufgerufen und ein Kunde der Wahl (hier Mustermann, Max) selektiert. Der Aufruf der Terminübersicht erfolgt dann per Klick auf den Eintrag Termin aus dem Menü Kalender.

Ansichten

In der Bildschirmmaske werden alle Termine und Serientermine in einem definierten Zeitraum angezeigt. Man unterscheidet grundätzlich zwischen Kalender- und Listenansicht, wobei die Kalenderansicht Standard ist. Über die Schaltfläche Liste schaltet man in die Listenansicht um, darin lassen sich dann auch Aufgaben und Akquisen darstellen.

Mitarbeiterwahl

Mitarbeiter in InfoAgent

Mit der Schaltfläche Mitarbeiter lassen sich weitere Kalender in die Ansicht übernehmen. Durch das Aktivieren der Auswahlboxen erfolgt zunächst die Auswahl und mit OK die Übernahme der Kalenderansicht. In den Kalendern der Mitarbeiter können dann ebenfalls Termine angelegt werden.

Voraussetzung:

Es müssen die Zugriffsrechte auf den/die Kalender des/der anderen Mitarbeiter bestehen, um Termine lesen, anlegen, löschen oder ändern zu können. Im Abschnitt Rechte im Kalender finden Sie die Beschreibung, wie diese Rechte für jeden einzelnen Benutzer im Konfigurationsbaum zu setzen sind.

Terminerstellung

Kontextmenü

Zur Neuanlage eines Termins markiert man zunächst in der Terminübersicht den erforderlichen Tag. Im Kontextmenü wird der Eintrag Neuer Termin oder Neues ganztägiges Ereignis gewählt und damit die Maske für die Detailansicht des Termins aufgerufen. In dem Fenster lassen sich danach alle relevanten Daten eingeben oder aus Menüs auswählen. Unterstützt werden sowohl die Anlage von Einzel- als auch Serienterminen.

Einzeltermin

Details zum Termin

Bestehen zu einem Kunden mehrere Kontakte (Haupt- und Unterkontakt), so ist zunächst aus der Maske Kontaktwahl der gewünschte Kontakt per Doppelklick zu selektieren. Existiert nur der Hauptkontakt, wird dieser automatisch in das Feld Kontakt: übernommen und die Auswahl über die Maske wird nicht eingeblendet. Der Betreff sowie der Ort sind manuell einzutragen, Beginn und Ende des Termins sind voreingestellt, lassen sich aber jeweils per Menü anpassen. Die Anfangs- bzw. Endzeit entsprechen den Vorgaben aus dem Konfigurationsbaum. Durch die manuelle Eingabe der Zeit oder die Betätigung der Pfeiltasten neben den Eingabefeldern ist eine Änderung der Zeiten realisierbar. Aktiviert man die Auswahlbox Ganztägig ist ein Zeitauswahl nicht mehr möglich, der Termin erscheint dann komplett über die gesamte Zeit. Ist eine Erinnerung vor dem Termin gewünscht, lässt sich das über die Auswahlbox Erinnern realisieren. Durch deren Aktivierung wird das Menü vor Fälligkeit aktiv. Daraus lässt sich die Zeit wählen, zu der man vor Beginn des Termins (Meldung am Bildschirm) erinnert werden möchte.

Dem Termin kann über das Menü Wichtigkeit eine Priorität zugeordnet werden. Folgende stehen dabei zur Auswahl:

• niedrig

• normal

• hoch

Zur besseren Unterscheidung verschiedener Termine, z. B. Einzel- und Serientermine, kann man diesen Farben zuordnen, indem Sie die Schaltfläche Terminfarbe betätigen. Aus dem sich öffnenden Fenster lassen sich die dargestellten Grundfarben: per Mausklick auswählen und mit OK zuweisen. Über Farben definieren >> kann man in einem weiteren Fenster Benutzerdefinierte Farben: generieren, die dann in die Maske Farbe übernommen und ebenso wie die Grundfarben zugewiesen werden.

Als Teilnehmer ist standardmäßig der angemeldete Benutzer voreingestellt. Diese Liste kann erweitert werden. Über die Auswahl-Schaltfläche rufen Sie zunächst die Mitarbeiterliste auf, aktivieren die, die hinzuzufügen sind und bestätigen die Auswahl mit OK.

Eine weitere Möglichkeit für die Zuordnung von Terminen sind Kategorien. Mit der Auswahl-Schaltfläche rufen Sie zunächst die Liste aller vorhandenen Kategorien auf und aktivieren diese über die jeweilige Auswahlbox. Mit OK werden diese übernommen. Das Fenster enthält die Schaltfläche Kategorien bearbeiten. Hierüber besteht die Möglichkeit die Kategorien mit den folgenden Funktionen zu bearbeiten:

• Kategorie hinzufügen

• Kategorie löschen

• Kategorie umbenennen

Auf die Art und Weise ist es möglich die Kategorien dem Bedarf Ihres Unternehmens zielgerichtet anzupassen. Das Notizfeld ist für die Eingabe interner Informationen in Textform vorgesehen. Diese lassen sich beliebig editieren, anpassen und wieder entfernen.

Ist auf dem PC MS-Outlook vorhanden und in den entsprechenden Einstellungen (Konfigurationsmaske, Benutzer) der Kalenderpfad ordnungsgemäß eingerichtet, dann ist es auch möglich den Termin in Outlook abzulegen. Dafür ist die Auswahlbox Termin in Outlook anlegen als Standard gesetzt. Soll der Termin nur in InfoAgent angelegt werden, dann ist die Box zu deaktivieren.

In der Fusszeile der Maske stellt InfoAgent als Info die Felder Angelegt am: und Angelegt von: dar und befüllt diese automatisch. Da die Felder nur für die Anzeige vogesehen sind, lassen sie sich nicht editieren.

Nachdem alle Daten zum Termin vollständig eingegeben sind, wird dieser per Klick auf Speichern bzw. Speichern und Schließen gesichert und in die Tabelle übernommen.

Serientermin

Der Unterschied zwischen Einzel- und Serienterminen liegt im zyklischen Auftreten des Serientermins. Dieser basiert auf einer Definition, nach welchen Schema er zu wiederholen ist. Unter Serientermin wird das Setzen der Optionen beschrieben. Alle anderen Optionen und Eingaben sind zum Einzeltermin identisch.

Nachdem alle Daten zum Termin vollständig eingegeben sind, wird dieser per Klick auf Speichern bzw. Speichern und Schließen gesichert und in die Tabelle übernommen.

Aufgabenverwaltung

Analog zum Beispiel der Termintabelle findet das gleiche Beispiel Verwendung, um darzustellen, wie die Aufgabenerstellung zu nutzen ist. Dazu wird wieder die Kundentabelle aufgerufen und der Kunde Max Mustermann ausgewählt. Das Anlegen einer Aufgabe erfolgt dann über das Menü Kalender durch den Eintrag Aufgaben.

Aufgabenerstellung

Aufgabenliste des Kunden

Per Klick auf die Schaltfläche Neu und Auswahl des Eintrags Neue Aufgabe starten Sie das Erstellen. Existieren zu einem Kunden mehrere Kontakte (Haupt- sowie Unterkontakte), ist aus der folgenden Maske der entsprechende Kontakt zum Kunden über einen Doppelklick auszuwählen. Ist nur der Hauptkontakt vorhanden, wird dieser automatisch in das Feld Kontakt: übernommen und die Auswahl über die Maske Kontaktauswahl wird nicht eingeblendet. Damit öffnet sich die Maske mit der Detailansicht zu der Aufgabe. Darin lassen sich dann alle Daten eingeben bzw. aus Menüs auswählen.

Details der Aufgabe

Der Betreff sowie der Ort werden manuell eingetragen. Als Teilnehmer ist standardmäßig der angemeldete Benutzer voreingestellt. Diese Liste lässt sich über die Auswahl-Schaltfläche erweitern. Dazu rufen Sie zunächst die Mitarbeiterliste auf, aktivieren diejenigen, die hinzuzufügen sind und bestätigen die Auswahl mit OK.

Zu jeder Aufgabe können Sie sich einen Termin zu deren Erledigung setzen. Über die Datumsauswahl oder manuell kann das Datum zugeordnet werden. Soll eine Erinnerung vor dem Termin erscheinen, lässt sich das über die Auswahlbox Erinnerung realisieren. Durch deren Aktivierung wird das zugehörige Menü zur Zeit- und Datumseinstellung aktiv. Daraus lässt sich die Zeit wählen, zu der man vor Beginn des Termins (Meldung am Bildschirm) erinnert werden möchte. Alternativ kann man das Datum dort manuell eingeben.

Im Gegensatz zu Terminen, kann man Aufgaben erledigen. In der Detailmaske gibt es dazu die Box Erledigt am. Nach Abschluss einer Aufgabe aktiviert man diese Box und kann wiederum das Datum einfügen. Im Ergebnis dessen ist eine Auswahl ob positiv oder negativ möglich. Dazu ist der Radio-Button vorgesehen.

Jeder Aufgabe kann über das Menü Wichtigkeit eine sogenannte Priorität zugeordnet werden. Als Standard ist Normal voreingestellt. Folgende stehen dabei zur Auswahl:

• niedrig

• normal

• hoch

Als Spalte wird die Wichtigkeit in der Aufgabentabelle angezeigt. Diese kann dann z. B. zum Sortieren verwendet werden. Eine weitere Möglichkeit für die Zuordnung von Aufgaben sind Kategorien. Mit der Auswahl-Schaltfläche rufen Sie zunächst die Liste aller Kategorien auf und aktivieren diese über die jeweilige Auswahlbox. Mit OK werden diese übernommen. Das Fenster enthält die Schaltfläche Kategorien bearbeiten. Hierüber besteht die Möglichkeit die Kategorien mit den folgenden Funktionen zu bearbeiten:

• Kategorie hinzufügen

• Kategorie löschen

• Kategorie umbenennen

Auf die Art und Weise ist es möglich die Kategorien dem Bedarf Ihres Unternehmens zielgerichtet anzupassen. Das Notizfeld ist für die Eingabe von Informationen in Textform vorgesehen. Diese lassen sich beliebig editieren, anpassen und wieder löschen.

aktualisierte Aufgabenliste

In der Fusszeile der Maske stellt InfoAgent als Info die Felder Angelegt am: und Angelegt von: dar und befüllt diese automatisch. Da die Felder nur für die Anzeige vogesehen sind, lassen sie sich nicht editieren.

Nachdem alle Daten zu der Aufgabe vollständig eingegeben sind, wird diese per Klick auf Speichern gesichert bzw. mit Speichern und Schließen gesichert und in die Aufgabenliste übernommen. Von dort aus kann sie wieder geöffnet editiert oder im Status verändert werden.