Abrechnung 2.9.1 (Auszahlung): Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 9. März 2012, 14:03 Uhr

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Auszahlung

Führt man innerhalb der Abrechnung einen Klick auf die Schaltfläche Auszahlung durch, dann wird zunächst der Bereich Konten- und Auszahlungsübersicht dargestellt. In diesem sind alle Datensätze mit den Provisionen enthalten, die an die Vermittler gezahlt werden können. In der Maske ist eine Auswahl der Währung und der Vermittler (Aktiv / Alle) per Menü möglich.

Auszahlungsliste der Provisionen

sichtbare Spalten markieren

Dieser Button ist in den Bereichen Eingang, Ausgang und Auszahlung vorhanden. Die Beschreibung ist bis auf die zu aktivierenden bzw. zu deaktivierenden Spalten identisch. Unter den Ansichtsoptionen. ist die entsprechende Beschreibung zu finden.

siehe Ansichtsoptionen

Weiterhin ist in diesem Fenster eine Icon - Leiste integriert, über deren Symbole sich die Datensätze bearbeiten lassen, siehe Tabelle.

Schaltfläche	Bedeutung
	datensatzbezogene Zuordnung für die Provisionsauszahlung
	Aufruf des Assistenten zur Zahlungsdurchführung
Stornoreserve freigeben	Assistent zur Freigabe der Stornoreserve

Zahlungen

Mit einem Klick auf wird der entsprechende Assistent geöffnet. Dieser ist in die Abschnitte "Auszahlungsliste", "Auszahlungsdetails" und "Auszahlungsart" implementiert. Über diese drei Bereiche ist es dann möglich verschiedene Details für die Auszahlung der Vermittlerprovision festzulegen. In der "Auszahlungsliste" lassen sich alle die für einen Vermittler zur Verfügung stehenden Provisionen als Datensatz zur Auszahlung hinterlegen. Bei den "Auszahlungsdetails" wird u. a. der Verwendungszweck eingetragen sowie die Bankverbindungen für Agentur und Vermittler gewählt. Außerdem ist unter "Auszahlungsart" per Radio - Button die Auszahlungsart wie Barauszahlung, Auszahlung per DTA oder per Überweisung zu wählen.

Auszahlungen

Auszahlungsmaske

Über erstellt man einen neuen Datensatz für die Auszahlungsliste. Im Detailbereich werden der entsprechende Betrag, die Fälligkeit und die Bankverbindungen (Agentur und Vermittler) hinzugefügt. Der voreingestellte Verwendungszweck sollte durch einen aussagekräftigen Namen ersetzt werden, um die Buchung später besser zuordnen zu können.
Diese Abbildung enthält die Maske des Auszahlungsassistenten mit den einzelnem Bereichen.

In die Eingabezeile bei Verwendungszweck ist eine aussagekräftige Bezeichnung einzutragen. Diese entspricht dem späteren Buchungstext und hilft die Buchung besser zu identifizieren. Danach wird noch die Auszahlungsart für Provision festgelegt. Hier ist per Radio – Button zwischen "Scheck", "Bar", "Überweisung" oder "DTA" zu wählen. "Keine" als Option ist ebenfalls möglich.

Kontoauswahl Vermittler

Weiterhin sind die Bankverbindungen sowohl für die Agentur als auch den Vermittler für die Buchung auszuwählen. Mit einem Klick auf den Auswahl-Button öffnet sich die entsprechende Maske, in der per Doppelklick die gewünschte Bankverbindung ausgewählt und übernommen wird. Ggf. besteht vorher über die Schaltfläche die Möglichkeit die Kontaktverwaltung aufzurufen, um dort im Register "Bank" eine zusätzliche Bankverbindung zu hinterlegen. Die Auswahl der Bankverbindung bei der Agentur ist identisch zur Auswahl beim Vermittler, einschließlich der Neuanlage.

komplette Auszahlungsmaske

Wird in der Auszahlungsliste ein selektierter Datensatz über entfernt, dann erfolgt dadurch eine Rückübertragung in die Konten- und Auszahlungsübersicht. Ist die Eingabe der Daten in die Maske abgeschlossen, wird der Datensatz mit in die Auszahlungsliste übernommen. Danach schließt man das Fenster über das Icon oder dem Button , um mit der Durchführung der Auszahlung(en) fortfahren zu können. Das Fenster des Assistenten schließt sich und es ist wieder die Auszahlungsübersicht aktiv. Darin ist jetzt in der Spalte "Auszahlungsbetrag" ein entsprechender Wert eingetragen und die bis dahin deaktivierte Schaltfläche ist aktiv.

Zahlungen durchführen

Nachdem im Bereich Auszahlungen alle notwendigen Eingaben und Vorbereitungen durchgeführt wurden, wird in diesem Abschnitt beschrieben, wie die Zahlungen durchgeführt werden. Über den Button wird der Auszahlungsassistent mit dem Schritt 1 gestartet.

Dieser ist dreigeteilt. Unter "Anstehende Auszahlungen" sind alle zur Verfügung stehenden Zahlungen der einzelnen Kategorien aufgelistet (siehe Abb.). Im Bereich "Auszahlungen durchführen für" legt man per Radio – Button fest, für welche Kategorie der Betrag auszuzahlen ist. Unter "Allgemeine Einstellungen" lässt sich durch Aktivierung der Kontrollkästchen vor dem Buchen eine Zahlungsliste und / oder ein Kontoauszug als Report erstellen. Der Kontoauszug kann per Datumsassistent (von: bis:) oder manuell auf den gewählten Bereich begrenzt werden, um den Datenumfang bei der Ausgabe zu reduzieren.

Abhängig von der gewählten Kategorie (Auszahlung) erscheint eine Vorschau, die die entsprechenden Daten enthält. Bei der Barauszahlung ist es möglich eine Quittung aus der Vorschau zu drucken. Mit dem Schließen der Vorschau blendet InfoAgent eine Bestätigungsmaske zum Buchen der Zahlung(en) ein. Mit einem Klick auf Ja werden die einzelnen Zahlungen verbucht und in dieser Kategorie die Zahl der "Ausstehenden Zahlungen" auf 0 zurückgesetzt. In der Konten- und Auszahlungsübersicht erfolgt eine Anpassung der Zahlenwerte in den einzelnen Spalten. Über Nein schließt man die Bestätigungsmaske ohne Buchungen durchzuführen. Über kann der Assistent vorher komplett geschlossen werden.

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  Mit wechselt der Assistent in die nächste Maske. Erscheint vorher eine Fehlermeldung mit dem Inhalt "Es sind keine ....auszahlungen vorhanden.", dann stimmt die Zuordnung zwischen anstehenden und durchzuführenden Auszahlungen nicht überein. Die Meldung ist mit OK zu bestätigen. Danach müssen die durchzuführenden Auszahlungen korrekt zugeordnet und mit in den Auszahlungsassistenten (Schritt2) gewechselt werden.

• 

  Hier sind die Bereiche Auftraggeber, Empfänger und Buchung enthalten und es lassen sich ggf. Anpassungen vornehmen. Über ist es möglich den Designer zur Anpassung der Vordrucke oder mit die Kontoübersicht des Vermittlers aufzurufen.

Aufgrund der vorhandenen Provisionsdaten und der Einstellungen im Auszahlungsassistenten, enthält die Kontenübersicht die entsprechenden Daten dargestellt. Dazu gehören der alte und der neue Kontostand, der Buchungszeitraum sowie der Mitarbeiter. Die Provision selbst wird durch Typ, VN, VSNummer, Buchungstext, Jahresnetto und Fälligkeit charakterisiert. In Abhängigkeit des eingestellten Datums (Auszahlungsassistent Schritt 1) kann diese Übersicht mehrere Seiten betragen.

In dem Fenster ist eine Symbolleiste integriert, über die folgende Funktionen realisiert werden:

• gespeicherte Übersicht öffnen
• Übersicht speichern
• Übersicht drucken
• Text suchen
• Übersicht schließen (alternative über )

Nach dem Schließen der Vorschau ist wieder der Schritt 2 des Auszahlungsassistenten zum Ausdruck der Überweisung aktiv. Wie bereits im Schritt 1 des Assistenten ersichtlich steht diese zum Druck bereit. An dieser Stelle im Assistent erfolgt die Aufforderung den Überweisungsträger in den Drucker einzulegen. Mit OK wird der Druck gestartet und zur nächsten Maske gewechselt. Per Klick auf Abbrechen lässt sich der Druck, sowie alle darauf folgenden Vorgänge unterbinden.

Nach dem erfolgreichen Erstellen von Überweisungsträgern (siehe anstehende Auszahlungen, Assistent Schritt1) ist es noch erforderlich die Provisionen korrekt auf die Konten von Agentur und Vermittler zu buchen. Die nachstehenden Maske ist dazu mit Ja zu bestätigen.

Nachdem das Verbuchen beendet erscheint das folgende Info - Fenster, das mit OK zu bestätigen ist. Der Auszahlungsassistent für die Überweisung ist damit beendet.

Mitarbeiterkonto

Mitarbeiterkonto gruppiert nach Datum

In der Mitarbeiterverwaltung werden die verbuchten Provisionen, die Auszahlungen als auch die Stornoreserven dargestellt. Dazu wird aus der Menüleiste der Eintrag Stammdaten -> Mitarbeiter gewählt. Aus der Vermittlerliste wird dann per Mausklick derjenige selektiert, dessen Konto als Übersicht angezeigt werden soll. Im Register Abrechnung werden unter Konto sowohl das Mitarbeiterkonto als auch das Stornoreservekonto dargestellt. Diese lassen sich einzeln per Radio-Button aktivieren.

In dieser Abb. ist das Mitarbeiterkonto eines Vermittlers dargestellt. Es ist nach dem Datum gruppiert, um die Anzeige auf den interessierenden Bereich zu reduzieren. Die dem Konto zugeflossenen Beträge (z.B. von Gesellschaften oder Agenturen) besitzen einen positiven Wert, Auszahlungen vom Konto einen negativen.

Beispiel:

Am 22.02. 2012 erfolgt mit einem Betrag von -274,51 EUR eine Auszahlung vom Konto des Mitarbeiters Michael Buchholz. Es handelt sich dabei um eine Überweisung von Provisionen auf dessen Privatkonto.

Es können nur die anstehenden Auszahlungen durchgeführt werden, wenn der Wert >0 ist, da sonst eine Fehlermeldung ausgegeben wird, siehe Info-Fenster! Diese Meldung ist dann mit zu bestätigen.

Stornoreserve freigeben

Einstellungen

In diesem Abschnitt lassen sich die Druckeinstellungen für die verwendeten Zahlungsmethoden festlegen. Dadurch soll beim Druck das bestmögliche Ergebnis erreicht werden. Über kann individuell die Druckvorlage für den Scheck- bzw. Überweisungsdruck eingestellt werden. Dazu wird die Vorlage in den integrierten Designer zwecks Anpassung geladen.

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  Aufruf des Designers über Einstellen

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  Designer zur Anpassung der Druckvorlage (Scheck)

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  Designer zur Anpassung der Druckvorlage (Überweisung)

Sind alle gewünschten Änderungen an der Vorlage abgeschlossen, dann müssen diese nur noch gespeichert werden. Zum Test, ob diese Änderungen das gewünschte Ergebnis bringen, sollte ein nicht - produktiv - System verwendet werden, um ggf. noch existierende Fehler auffinden und korrigieren zu können.