Abrechnung 2.9.1 (Formeleditor)

Dieser Artikel oder Abschnitt wird gerade bearbeitet. Um Bearbeitungskonflikte zu vermeiden, warten Sie bitte mit Änderungen, bis diese Markierung entfernt ist, oder wenden Sie sich an den Ersteller.

Formeleingabe

In der Gesellschaftsverwaltung lassen sich zu bereits vorhandenen Produkten Formeln zur Berechnung der Produktprovision hinterlegen. Dabei werden u. a. der bzw. die Begünstigte(n) und verschiedene Parameter für die Berechnung ausgewählt oder festgelegt:

erste Fälligkeit
Zahlweise
Stornoreserve
Verschiebung
Ratenzahlweise
Haftzeit
Vorschau

Produktauswahl

Mit einem Klick auf das Register Abrechnung und dann auf das Register Produktformeln gelangen Sie in die Maske, in der sich die verschiedenen Produktformeln hinterlegen lassen. Aus dem Drop-Down-Menü Produkt: wird zunächst ein vorhandenes Produkt ausgewählt.

Eingabe der Agenturformel

Durch Klick auf 'Neue Formel' (bei Agenturformel:) wird die Erfassung der Agenturformel gestartet, wobei verschiedene Eingabezeilen und Menüs aktiviert werden, die dafür erforderlich sind. Alternativ ist für die Formelerstellung die Verwendung einer Vorlage möglich. Nach der Eingabe von einer aussagekräftigen Bezeichnung ('Formelname:') werden die Fälligkeit (Wann), die Zahlweise (Wie) und die Stornoreserve (Höhe der Stornoreserve) hinterlegt. Anschließend lassen sich durch das Auswählen der Begünstigten (per Kontrollkästchen) weitere Provisionsformeln (Vermittler) hinterlegen.

In die Eingabebox für die Provisionsformel tragen Sie dann die einzelnen Elemente (Felder, Operatoren usw.) der Formel ein (siehe Abb.), die dann mit Speichern übernommen werden. Im Menü Begünstigt: besteht nun die Möglichkeit den bzw. die Begünstigten zu wählen, für den man eine zusätzliche Provisionsformel hinterlegen möchte.

Durch Klicken auf den Button "Neue Formel" (bei "Vermittlerformel:") werden alle Felder zurückgesetzt (geleert) und man kann die Formelwerte für den Begünstigten eingeben. Dann wird mit der Erfassung der Agenturformel fortgesetzt. Nach Eingabe der Werte werden diese durch erneutes Speichern gesichert und sind nun mit der Agenturformel unter dem entsprechenden Produkt zu finden.

Für die zu erstellenden Formeln gilt eine Begrenzung in der Länge. Die Zeichenanzahl ist auf maximal auf 3000 Elemente (z. B. Ziffern, Operatoren, Felder usw.) begrenzt. In der Fußzeile ist die Anzahl der bereits verwendeten Zeichen angegeben (Zeichen: xx / 3000).

Agentur- und Vermittlerformel

Der Ablauf für die Eingabe bzw. Zusammenstellung der Agentur- als auch der Vermittlerformel ist identisch. Dazu wird aus dem Drop–Down Menü der Feld-Kategorien zunächst der entsprechende Feldbereich gewählt. Die jeweils zur Verfügung stehenden InfoAgent-Felder lassen sich dann beim Erstellen der Provisionsformel mit der Maus per Drag & Drop einfügen. Verknüpft werden diese Felder dann über Operatoren, Sonderzeichen und Bedingungen (Wenn, Dann, Sonst), die sich manuell, per Tastatur oder über die entsprechenden Icon`s des Editors hinzufügen lassen. Alternativ können Felder über das Kontextmenü der Kategorie, zu der sie gehören, hinzugefügt werden.

Mit Eingabe der Kategorie und Doppelpunkt, z. B. "Vertrag:", erscheint das Kontextmenü mit allen zugehörigen Feldern. Per Mausklick übernehmen Sie das gewünschte Feld in das Editor-Fenster und können danach, verbunden mit Operatoren, weitere Felder zur Vervollständigung der Formel hinzufügen.

Zu den Kategorien gehören u. a. Daten aus den folgenden Bereichen:

Vertrag
IA
Kfz - Daten
Personendaten
Haftpflichtdaten
Wohngebäudedaten
Feuer
Hausrat

usw.

Abhängig von der gewählten Kategorie stehen unterschiedliche Datenfelder für die Formelerstellung zur Verfügung.

Produktprovision

Zur Berechnung der Produktprovision ist sowohl die Erstellung einer Agentur- als auch einer Vermittlerformel notwendig. Dadurch wird es ermöglicht, die von der Gesellschaft gezahlte Provision auf das Agentur- bzw. das Vermittlerkonto zu verbuchen.

Voraussetzungen:

in der Gesellschaftsverwaltung ist das betreffende Produkt vorhanden
unter Mitarbeiter ist der entsprechende Vermittler als Mitarbeiter angelegt

Agenturformel anlegen

Produktauswahl

Nach dem Aufruf der Gesellschaft klicken Sie auf das Register "Abrechnung" und wählen in dieser Maske den Reiter "Produktformeln". Das Drop–Down Menü Produkte: enthält alle zur Gesellschaft vorhandenen Produkte. Daraus wird per Mausklick das gewünschte Produkt übernommen.

Einfügen der Produktformel

Mit Klick auf den Button Neue Formel starten Sie die Formelerstellung. Gleichzeitig werden die zur Eingabe erforderlichen Menü und Felder aktiviert. Unter Formelname: ist eine aussagekräftige Bezeichnung einzugeben. Weiterhin sind die Fälligkeit, die Zahlweise und die Stornoreserve, der an die Agentur zu zahlenden Provision, einzugeben bzw. auszuwählen.

Im Menü Begünstigter: lassen sich diejenigen auswählen, für die später Provisionsformeln hinterlegt werden sollen (Kontrollkästchen aktivieren). Anschließend werden die Eingaben über Speichern gesichert. Gleichzeitig wird der vergebene Formelname in die Eingabezeile Agenturformel: übertragen.

Vermittlerformel anlegen

Die Grundlage zur Anlage der Vermittlerformel bildet eine vorhandene Agenturformel mit bereits hinterlegten Begünstigten (Mitarbeitern).

Im Register Produktformeln (Gesellschaftsverwaltung) werden zunächst das Produkt und anschließend die dazu hinterlegte Agenturformel aufgerufen, die mit ihrer Bezeichnung und den Einstellungen im Editor angezeigt wird. Unter 'Begünstigt:' wählt man einen vorhandenen Eintrag, z. B. 'Betreuer'. Per Klick auf den Button 'Neue Formel' (Vermittlerformel:) werden alle Eingabefelder geleert und anschließend mit der Formeleingabe (Vermittler) fortgesetzt. Alternativ ist die Verwendung einer Vorlage möglich. Wie bei der Erstellung der Agenturformel sind die Werte für

Fälligkeit
Zahlweise
Stornoreserve
Ratenzahlweise
Haftzeit

in angepasster Form zu hinterlegen. Für die Eingabe der spezifischen Vermittlerformel im Editor gilt analog dasselbe. Über Speichern werden die Eingaben gesichert.

Vorlage verwenden

Hauptfenster Formelvorlagen

Klicken Sie dazu auf den Button 'Vorlage verwenden' . In der sich öffnenden Maske werden alle Formeln aufgelistet, die zur Verfügung stehen. Diese ist in die Bereiche 'Formelfilter', 'Sparten- und Produktfilter', 'Formeln' und 'Gewählte Formel' unterteilt. Die verschiedenen Filter wurden integriert, um die Formelliste auf einen interessierenden Bereich reduzieren zu können. Dazu gehört z. B. der Formelfilter. Mit diesem ist folgende Auswahl möglich:

Alle Formeln anzeigen
Formeln einer oder mehrerer Sparte(n) anzeigen
Formeln eines oder mehrerer Produkte(s) anzeigen

Über die Auswahl 'Alle Formeln anzeigen' werden Sparten- sowie Produktfilter deaktiviert, dadurch werden alle Sparten und Produkte in die Anzeige einbezogen. Die mittlere Option aktiviert nur den Spartenfilter (incl. Produkte). Mit der unteren Auswahl werden sowohl Produkt- als auch Spartenfilter aktiv gesetzt.

Spartenauswahl

Weiterhin ist ein Sparten- und Produktfilter integriert, mit dem die Formelvorlagen zusätzlich nach

Sparte(n)
Produkt(e)

selektiert werden können. Das ist jedoch von der gesetzten Option im Formelfilter abhängig. Die Selektion erfolgt jeweils per Kontrollkästchen aus dem entsprechenden Drop-Down Menü (siehe Abb.).

Formel löschen

Mit Betätigung des entsprechenden Icons wird die selektierte Formel zur Produktprovision gelöscht. Die Meldung dafür ist mit Ja zu bestätigen. Eine weitere Sicherheitsabfrage erscheint nicht. Damit wird die Formel entfernt und ist nicht wieder herstellbar. Abbrechen lässt sich der Vorgang über Nein. Wurde eine Formel irrtümlich gelöscht, dann kann sie nur durch eine Neueingabe wieder hergestellt werden.

gewählte Formel entfernen

Beim Löschen muss die Reihenfolge zuerst der/die Vermittlerformel(n) und danach die Agenturformel zu entfernen eingehalten werden, da das Lösch - Icon der Agenturformel erst dann aktiviert wird, nachdem keine Formeln für die Vermittlerprovision mehr vorhanden sind.

Elemente

Register Konto

Das Register Konto dient sowohl zur Darstellung der Buchungen auf dem Gesellschafts- als auch auf dem Stornoreservekonto. Zum Konfigurieren sind ein Menü zur Währungsverwaltung und ein sogenannter Filterbaukasten, hier zur Datumseingabe, vorhanden. Über die integrierte Symbolleiste lassen sich die entsprechenden Funktionen zur Verwaltung der Buchungen durchführen. Die Auswahl der Konten (Gesellschaftskonto, Stornoreservekonto) wird dabei über Radio-Button gesteuert.

Schaltfläche	Bedeutung
CHF	Schweizer Franken
DEM	Deutsche Mark
EUR	Euro
GBP	Britische Pfund
USD	US Dollar

Nach der Auswahl der Währung werden die Beträge der Buchungen angezeigt, die in der entsprechenden Währung vorhanden sind.

Gesellschaftskonto

Gesellschaft mit Register Abrechnung und Konto

Neue Buchung

Per Klick auf den Button öffnet sich der Assistent zum Durchführen von manuellen Buchungen, z. B. zwischen Gesellschaft und Agentur. Dieser startet im Modus für die Durchführung von Einzelbuchungen. Per Klick auf die Schaltfläche wird in den entsprechenden Modus gewechselt.

Einzelbuchung

Hier ist jede Buchung einzeln zu erfassen und durchzuführen. Im Detailbereich der Maske sind die erforderlichen Daten einzugeben bzw. auszuwählen. Nach Eingabe von "Betrag" und "Fälligkeit" wird über der entsprechende Betrag zwischen Mandanten und Gegenkonto verbucht. Ist das Kontrollkästchen "Stornoreserve buchen" aktiviert, dann wird diese ebenfalls in den Buchung einbezogen. Dazu wird die Stornoreserve selbst und ggf. eine Haftzeit hinterlegt. Um eine bessere Übersicht bei den Buchungen zu behalten, ist ein aussagekräftiger Buchungstext einzugeben. Mit lassen sich die Eingaben ohne Buchung verwerfen und das Fenster des Assistenten wird geschlossen.

Maske zur manuellen Buchung

Sammelbuchung

In diesem Assistenten werden zunächst alle Buchungen im Detailbereich erfasst und dann mit in die "Buchungsliste" übertragen. Die Eingabe der Daten ist identisch zur "Einzelbuchung" und wird deshalb an dieser Stelle nicht noch einmal erläutert. Bei Bedarf lassen sich vor dem Buchen einzelne oder fehlerhaft erfasste Datensätze über löschen. Die erfassten Datensätze werden dann über ohne Rückfrage aus der "Buchungsliste" zwischen Mandanten- und Gegenkonto verbucht und das Fenster wird automatisch geschlossen. Bei bei Bedarf lassen sich über die Eingaben ohne Buchung verwerfen, das Fenster des Assistenten wird geschlossen. Alternativ kann die Maske komplett über ohne Buchungsvorgang geschlossen werden.
Per Klick auf die Schaltfläche erfolgt wieder ein Wechsel zum entsprechenden Modus.

Maske mit Sammelbuchung

Kontoauszug

Über das Menü kann für die dargestellte Gesellschaft eine Kontenübersicht generiert werden. Dazu wird der Eintrag "Drucken" gewählt. Begrenzt durch Datumseinstellungen erfolgt die Darstellung über den Reporting Service als Vorschau am Bildschirm. Von hier ist es möglich die Übersicht mit drucken oder exportieren weiterzuverarbeiten.

Kontenübersicht der Gesellschaft

Weitere Informationen zu den Elementen des Reports sind hier zu finden.

Export

Über das Menü können die in der Liste vorhandenen Datensätze in einer externen xls-Datei gespeichert werden. Daraus wählt man den Eintrag . Es öffnet sich die folgende Maske mit den integrierten Navigationselementen, und man wählt den Pfad zum Speichern aus. Der Dateityp ist mit "xls" fest vorgegeben und nicht änderbar. Die Vorbelegung des Dateinamens kann entweder übernommen oder durch einen eigenen ersetzt werden. Per Klick auf wird der Export durchgeführt, über lässt sich der Export vorher verwerfen.

Ist der Export abgeschlossen, dann erscheint ein Info-Fenster mit der Meldung, das dieser erfolgreich durchgeführt wurde. In der Maske ist noch einmal der vollständige Pfad der Export-Datei enthalten. Per Klick auf wird die Maske geschlossen und der Excel-Export ist damit beendet.

Nach dem Export ist es möglich die erstellte xls - Datei über den Speicherpfad im Dateisystem in Excel aufzurufen, um sie weiter be- oder verarbeiten zu können. Der Transfer der Daten in andere Systeme, zwecks Datenaustausch oder Datenabgleich, ist ebenfalls möglich.

Stornoreservekonto

Die Stornoreserve ist eine Versicherung gegen den Forderungsausfall bei der Stornierung eines Versicherungsvertrages eines Makler gegenüber dem Versicherungsunternehmen. Dieses Konto dient der Pflege der Stornoreserve zwischen Gesellschaft und Agentur. Dabei ist es möglich diese per Menü in verschiedenen Währungen zu verwalten. Folgende stehen zur Auswahl:

Schaltfläche	Bedeutung
CHF	Schweizer Franken
DEM	Deutsche Mark
EUR	Euro
GBP	Britische Pfund
USD	US Dollar

Nach der Auswahl werden nur die Datensätze mit einer Stornoreserve angezeigt, die in der entsprechenden Währung vorhanden sind.