Briefvorlagen
Das Einbinden der Briefvorlagen rufen Sie über den Einrichtungsassistenten aus der Kategorie Datenübernahme oder über das Menü Einstellungen -> Briefvorlagen auf. Eine effektive Nutzung dieser Schnittstelle wird aber erst mit den Briefvorlagen aus unserem Produkt-Portfolio möglich. Das sind einsatzfertige Vorlagen, die nach dem Import zur Verfügung stehen.
Unterstützt werden die Word-Versionen 2003 bis Word 2007 (siehe Systemvoraussetzungen). Dabei setzt InfoAgent voraus, dass die Textverarbeitung korrekt mit allen Service-Packs installiert ist. Word als Einzelapplikation oder als Bestandteil des Office-Paketes gehört nicht zum Lieferumfang von InfoAgent. Der Word-Viewer darf auf dem Betriebssystem nicht zeitgleich installiert sein.
Nur als Administrator können Sie diese Funktion ausführen.
Als weitere Voraussetzung müssen der Dokumentenpfad und der Vorlagenpfad korrekt gesetzt sein. Dies wird unter Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Benutzerkonfiguration - <Benutzername> festgelegt. Dazu dient die Kategorie Office im Netzwerk im Konfigurationsbaum. Mit der Auswahl-Schaltfläche werden die Pfade entsprechend festgelegt.
Die Anpassung ist für jeden Benutzer separat durchzuführen und die Pfade sind entsprechend dem PC oder im Netzwerk zu setzen. Über Schließen werden die Einstellungen beendet und abgespeichert. Danach ist InfoAgent neu zu starten.
Die Vorlagepfade sollten als UNC-Pfad angegeben werden, z. B. \\Rechnername\Programme\Infoagent\Dokumente\
Es werden dann alle Vorlage-Dateien einschließlich der Datei ExpVorlage.dat in den Vorlagen-Ordner kopiert. Von dort erfolgt das Einbinden der Vorlagen. Dazu wird der Vorlagen-Assistent über das Menü Einstellungen -> Briefvorlagen aufgerufen. Das Einbinden wird durch die Schaltfläche Import gestartet. Das folgende Bestätigungs-Fenster kann verneint werden.
Als nächster Dialog ist das Öffnen der Datei ExpVorlage.dat vorgesehen. Darin sind alle Vorlagen und deren Verwendungszweck angegeben. Die Vorlagen und der Inhalt der ExpVorlage.dat müssen unbedingt zusammenpassen, da sonst der Import nicht in gewünschter Weise funktioniert. Navigieren Sie mit dem Pull-Down Menü Suchen in: bis zum Vorlagen-Ordner, übernehmen mit einem Doppelklick in Dateiname und betätigen danach Öffnen. Der Inhalt der *.dat-Datei wird eingelesen und die Vorlagen zur Benutzung in InfoAgent angemeldet.
Alternativ können Sie über den Briefdesigner eigene Vorlagen erstellen. Diese werden dann ähnlich der eben beschriebenen Art und Weise zur Benutzung angemeldet.
