Kontaktmaske: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 3. August 2012, 10:13 Uhr

Neuer Kontakt

Allgemein

In dieser Maske beginnen Sie die Daten zu erfassen. Zur Auswahl stehen die Register Privat oder Geschäftlich. Es stehen entsprechende Felder zur Eingabe der Allgemeinen Angaben zum Kontakt zur Verfügung.

Die Kontakt-Nr. wird aus einem definierten Nummernkreis der Konfigurationsmaske (Konfigurationsbaum) automatisch vergeben. Briefanrede und Anzeigename werden von InfoAgent vorgeschlagen, nachdem die Felder Anrede, Titel, Nachname und Vorname ausgefüllt sind, können aber auch per Menü ausgewählt werden. Das Geburtsdatum kann von Hand oder per Assistent eingegeben werden. Im Feld Empfohlen von: wird der Kontakt ausgewählt, auf dessen Empfehlung die Verbindung zum Unternehmen zustande gekommen ist.

Anschriften zum Kontakt

Anschriften

Sie können beliebig viele Anschriften zum Kontakt erfassen.

Der Assistent enthält eine Toolbar, die Sie beim Anlegen und Verwalten von Kontakten unterstützt. Über jedem Symbol wird eine Beschreibung angezeigt, wenn Sie kurze Zeit mit dem Mauszeiger darüber verbleiben.

Per Klick auf Neu wird ein Datensatz für eine neue Anschrift angelegt. Aus der Spalte Bezeichnung wird zunächst per Menü die Kategorie für die Anschrift ausgewählt, hier die Hauptanschrift. Weiterhin stehen zur Auswahl:

• Zweitanschrift
• Firmenanschrift
• Privatanschrift
• Postfach
• Lieferanschrift
• Niederlassung
• Zweigstelle

Das Feld Bezeichnung ist selbstlernend. Sie können zusätzliche Bezeichnungen in dieses Feld eintragen, die dann zukünftig zur Verfügung stehen.

Führen mehrere Orte die gleiche PLZ, ist die korrekte Auswahl aus einem Pull-Down-Menü möglich. Mit Speichern werden die eingegebenen Daten in die Anschriftenliste übernommen. Weiter> speichert den letzten Eintrag und wechselt zur nächsten Maske.

Kommunikation zum Kontakt

Kommunikationsverbindungen

Sie können beliebig viele Kommunikationsverbindungen zum Kontakt erfassen.

• Telefon
• E-Mail
• Handy
• Fax
• Pager
• Internet

Die Kategorie wird aus einem Pull-Down-Menü ausgewählt. Verwenden Sie die Tabulator-Taste zum Wechsel in das Feld Eintrag. Unter Bezeichnung können Sie jede Kommunikationsverbindung beliebig bezeichnen. Zur Auswahl stehen bereits Privat oder Geschäftlich. Mit Speichern werden die eingegebenen Daten übernommen. Weiter> speichert den letzten Eintrag und es wird die nächste Maske aufgerufen.

Bankverbindung zum Kontakt

Bankverbindungen

Zu einem Kontakt können mehrere Bankverbindungen angelegt werden. Mit Neu aus der Symbolleiste wird eine neue Bankverbindung eingerichtet. Zuerst erfolgt bei Bezeichnung: eine Auswahl bzgl. der Art des Kontos. Folgende stehen zur Auswahl:

• Geschäftskonto
• Privatkonto
• Depot
• Bausparvertrag

Anschließend wird als "Kontoinhaber" der Hauptkontakt bzw. einer der vorhandenen Unterkontakte aus dem Menü ausgewählt. Mit der Eingabe von Konto-Nr. und BLZ werden die Eingaben fortgesetzt. Der Bankname wird automatisch ergänzt.

Auf der Grundlage der Datei kchk.dll werden Konto-Nr. und BLZ bei "KTO/BLZ -> OK?:" verifiziert. Erscheint dort der Haken nach Eingabe der Bankdaten nicht, dann besteht Anlass aufgrund von Fehleingaben bei BLZ bzw. Konto-Nummer, diese noch einmal zu korrigieren. Verwenden Sie die Tabulator-Taste zum Wechsel in das nächste Feld.

Hat das Konto den Status eines Gemeinschaftskontos, dann sollte die Auswahlbox mit einem Haken aktiviert werden. Damit erhöht sich der Wert, der unter "Freibetrag" eingetragen werden kann. Der Freibetrag betrifft den Wert der Zinsfreistellung. In die Felder Frei von: und Frei bis: wird über einen Assistent der Freistellungszeitraum eingetragen, alternativ ist das per Hand möglich.

Mit Speichern wird die Anzeige aktualisiert und der Freibetrag wird in Summe der Freibeträge des Kunden übernommen. Hat der Kunde weitere Konten, dann werden alle Freibeträge addiert und als ein Wert ausgegeben.

Mit Klick auf die Schaltfläche Haupt-Bankverb.: wird die ausgewählte von allen vorhandenen Bankverbindungen zur Hauptverbindung definiert.

Mit der Schaltfläche Weiter> wird der letzte Eintrag gespeichert und die nächste Maske aufgerufen.

inaktive Bankverbindung

Ab Version 2.9.0.12 besteht nun die Möglichkeit bestehende Bankverbindungen auf den Status "inaktiv" zu setzen. Dazu wird der Kontakt (Haupt- oder Unterkontakt) über die Kundenverwaltung aufgerufen. Im Register Bank (siehe Screenshot) kann dann das Auswahlfeld inaktiv: für die Bankverbindung gesetzt werden (Haken setzen). Nach dem Speichern der Daten im Kontakt ist diese nicht mehr aktiv, d. h. diese ist in den Modulen, in denen sie zur Auswahl kommen könnte, nicht mehr wählbar. Da die Bankverbindung jedoch nicht gelöscht wurde, kann man sie jederzeit wieder aktivieren.

Mit Version 2.9.0.39 von InfoAgent wurde die Art und Weise geändert, wie bei Bankverbindungen der Status "inaktiv" zuzuordnen ist. Damit ist es ab dieser Version nicht mehr wie bisher möglich, eine Bankverbindung direkt auf dem Register Bank zu deaktivieren, sondern es kommt ein gesonderter Ablauf dafür zur Anwendung. Zunächst erfolgt der Aufruf des Kunden über die Kundentabelle mit einem nachfolgenden Wechsel in das Register "Kontakte". Dort wird der gewünschte Kontakt per Doppelklick aufrufen und auf den Reiter "Bank" gewechselt.

In dieser Maske werden alle Bankverbindungen zum Kontakt dargestellt, die jeweils nach "aktiv" oder "inaktiv" aus dem entsprechenden Drop - Down Menü selektiert wurden. Das Setzen für den Status "inaktiv" per Checkbox ist in dieser Maske aber nicht mehr möglich. Dazu wird der entsprechende Assistent über die Schaltfläche aufgerufen.

In diesem Fenster werden alle Bankverbindungen des Kontaktes, unabhängig von ihrem Status, aufgelistet. Hier werden in diversen Spalten verschiedene Informationen zu den einzelnen Konten dargestellt. Dazu gehören der Bankname, der Kontoinhaber und weitere. Die Spalte "inaktiv" zeigt an (Checkbox), welche Bankverbindungen deaktiviert sind, während die Zahl unter "Verträge" angibt, bei wieviel Verträgen diese Verwendung findet. Die selektierte Checkbox unter der Spalte "Haupt" kennzeichnet die sogenannte Hauptbankverbindung und wird fett dargestellt (siehe Abb.). Die bisher gewohnte Übersicht von Bankverbindungen wurde um 4 Spalten ergänzt:

• Inaktiv
• Haupt (kennzeichnet die Hauptbankverbindung des Kontaktes)
• Verträge (Anzahl der Verträge, die diese Bankverbindung verwenden)
• In Tabellen (Häkchen ist gesetzt, wenn diese Bankverbindung in der Tabelle "Vermittler" oder "MaPerskonto" enthalten ist)

Inaktive Bankverbindungen werden mit grauer Schrift dargestellt, Hauptbankverbindungen mit fetter Schrift. Bankverbindungen, die gelöscht werden können, werden mit hellgrünem Hintergrund dargestellt. Die Anzahl der Verträge, in der die Bankverbindung verwendet wird, berücksichtigt den gesamten Vertragsverlauf der Verträge, d.h. es kann sich dabei um die aktuelle Bankverbindung des Vertrages handeln oder um eine Bankverbindung in der Vergangenheit oder Zukunft. Folgende Aktionen können über das Popup-Menü mit der jeweiligen Bankverbindung ausgeführt werden:

*Hauptbankverbindung setzen:

Nur bei aktiver Bankverbindung möglich!

*"Aktiv" setzen / "inaktiv" setzen:

Hauptbankverbindung lässt sich nicht auf inaktiv setzen!

*Löschen :Eine Bankverbindung kann nur dann gelöscht werden, wenn sie keine Hauptbankverbindung ist, in keinem Vertrag verwendet wird, keinem Vermittler zugeordnet ist und nicht für Provisionszwecke in der DB gespeichert wurde. Außerdem können alle Verträge, die diese Bankverbindung enthalten, in einer separaten Vertragstabelle angezeigt (und ggf. bearbeitet) werden. Das Ersetzen einer Bakverbindung in Verträgen ist über das Popup-Menü auf zweierlei Weise möglich:

1. "in Verträgen ändern"

Diese Aktion entspricht dem Link "Bankverbindung in Verträgen ändern u. den Gesellschaften mitteilen". Zu einem Gültigkeitsdatum kann die ausgewählte (aktive oder inaktive) Bankverbindung in allen Verträgen, in denen sie die aktuell gültige Bankverbindung ist, durch eine neue Bankverbindung ersetzt werden. Für die Auswahl der neuen Bankverbindung werden nur die aktiven Bankverbindungen angeboten. Die Bankänderungen können hier den Gesellschaften mitgeteilt werden.

2. "in Verträgen komplett ersetzen"

Für diese Aktion sind Admin-Rechte erforderlich: Wenn die in der Gesamtübersicht der Bankverbindungen gewählte Bankverbindung an irgendeiner Stelle im Vertragsverlauf eines Vertrages erscheint, wird folgendermaßen vorgegangen:

• Es wird eine neue, aktive Bankverbindung ausgewählt (dies darf bei einer aktiven Bankverbindung auch die ursprüngliche Bankverbindung sein!).
• Die neue Bankverbindung wird im Vertrag für das erste Gültigkeitsdatum (von Bankverbindungen) hinterlegt.
• Alle weiteren im Vertrag hinterlegten Bankverbindungen werden gelöscht.

Zur Verwaltung und Anpassung der Konten dient ein Kontextmenü, welches per Rechtsklick aufgerufen wird. Deaktivierte Einträge lassen sich nicht ausführen, wie im Beispiel "Vertragstabelle" ist die Bankverbindung keinen Verträgen zugeordnet, d. h. es ist nicht möglich eine Vertragstabelle anzuzeigen und daher grau hinterlegt.

Die einzelnen Menüpunkte besitzen folgende Bedeutung:

Per Rechtsklick auf das untere Privatkonto wird das Kontextmenü aufgerufen. Anschließend wählt man den Eintrag "inaktiv setzen". Das Konto erscheint daraufhin sofort deaktiviert und das Kontrollkästchen in der Spalte "inaktiv" ist selektiert. Das Konto ist aber noch vorhanden und kann über den Punkt "aktiv setzen" per Kontextmenü wieder reaktiviert werden. Danach ist das Fenster zu schließen.

Nach der Deaktivierung des Kontos und dem Schließen des Fensters ist wieder die Kontaktmaske des Kunden mit dem Register "Bank" aktiv. Wie der Abb. zu entnehmen ist, werden danach nur die "aktiven Bankverbindungen" angezeigt. Hier wird das Konto ausgeblendet, welches im Schritt zuvor deaktiviert wurde. Über das Drop-Down Menü Selektieren nach "inaktiv"/"aktiv" lässt sich im Register "Bank" die Anzeige zwischen aktiven und inaktiven Bankverbindungen umschalten. Mit OK und Speichern und Schließen werden dann die Änderungen gespeichert und die Kontaktverwaltung geschlossen.

Kontaktdetails

Details

In diesem Register können zusätzliche Informationen zum Kontakt hinterlegt werden. Dazu gehören u. a.:

• Beruf
• Branche
• Arbeitgeber
• Familienstand
• Berufsstatus
• Tätigkeit
• Geburtstagskarte

Die Eingabe der Informationen erfolgt in Form von Pull-Down-Menüs, Eingabezeilen oder Auswahlfeldern.

Im Register Einkommen-Daten kann das jährliche Bruttoeinkommen in Verbindung mit einem Datum eingegeben werden. Die Daten werden dann als Säule dargestellt. Dazu sind mindestens zwei Datensätze bei Einkommen-Daten nötig.

Notizen zum Kontakt

Notizen

Hier können Informationen zum Kontakt in Textform eingetragen werden, die nicht zur Dokumentation gehören. Mit <Zurück gelangen Sie in die vorhergehenden Masken und es besteht die Möglichkeit Daten zu korrigieren.

Mit Fertigstellen erscheint ein Fenster mit den kundenspezifischen Grunddaten.

Der angelegte Kontakt ist als Hauptkontakt eingetragen. Das Feld Kundentyp ist selbstlernend. Dieses Feld ist ein wichtiges Selektionsmerkmal in der Kundentabelle. Anhand des Inhalts lassen sich Kunden und Interessenten unterscheiden.

Auf dieser Seite werden auch Betreuer und eventuell ein weiterer Sachbearbeiter des Kunden eingetragen. Klicken Sie auf Speichern und Schließen. Dadurch werden alle erfassten Daten zum Kontakt gespeichert und das Fenster geschlossen.

Anzeige

Auswahlfelder für Neuanlage

Nach dem Erstellen und Speichern eines Kontaktes wird ein zusätzliches Register mit dem Namen Anzeige eingeblendet. Mit der Aktivierung der darin enthaltenen Auswahlfelder kann man festlegen, bei welchen Neuanlagen der Kontakt angezeigt wird.
Dazu gehören:

• die Kundenneuanlage

• die Mitarbeiterneuanlage

• die Gesellschaftsanlage

• Polizeidienststellen

Diese Einstellungen sind einzeln für jeden Kontakt vorzunehmen, z. B. wenn ein Kontakt als Mitarbeiter in einer Agentur angelegt werden soll. Als Standard ist die Kundenneuanlage voreingestellt.

Logbuch

Logbuch zum Kontakt

Das Register Logbuch stellt einen Ausschnitt aus der Datenbank-Historie dar, der sich auf die Darstellung der Änderungen eines Objektes und dessen untergeordneter Objekte beschränkt. In diesem Logbuch werden beispielsweise alle Änderungen zum Kontakt aufgezeichnet. Aussehen, Funktionalität und Bedienung gleichen denen der Datenbank-Historie.

Adresswechsel an Gesellschaft

Ab Version 2.8.12.0 wurde in InfoAgent die Möglichkeit integriert, um den Gesellschaften per E-Mail einen Adresswechsel mitteilen zu können. Zunächst wird dazu über die Kundenmaske der Kontakt des Kunden aufgerufen und das Register Anschriften aktiviert.

Nach dem Verschicken der Mail ist wieder die Maske Änderung Adresse aktiv. Über den Button Fertigstellen beenden Sie das Fenster und kehren zum Kontakt des Kunden zurück. Dieses Fenster bestätigen Sie mit OK.
Um die Daten zu speichern, betätigen Sie in der Symbolleiste der Kundenmaske Speichern bzw. Speichern und Schließen.