Abrechnung 2.9.2 (Formeleditor)
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Formeleingabe
In der Gesellschaft lassen sich zu vorhandenen Produkten die Formeln zur Berechnung der Provision hinterlegen. Dabei werden u. a. das Produkt selektiert, der bzw. die Begünstigte(n) und verschiedene Parameter für die Berechnung ausgewählt oder festgelegt. Dazu gehören z.B.:
- erste Fälligkeit
- Zahlweise
- Stornoreserve
- Verschiebung
- Ratenzahlweise
- Haftzeit
- Vorschau
Nach dem Öffnen einer Gesellschaft werden nacheinander das Register "Abrechnung" und dann das Register "Produktformeln" geöffnet. Damit gelangen Sie in die Maske, in der die Formeln zu hinterlegen sind. Aus dem Drop-Down-Menü "Produkt:" wird zunächst ein vorhandenes Produkt ausgewählt.
Durch Klick auf "Neue Formel" 
(bei Agenturformel:) wird die Erfassung der Agenturformel gestartet, wobei verschiedene Eingabezeilen und Menüs aktiviert werden, die dafür erforderlich sind. Alternativ ist für die Formelerstellung die Verwendung einer Vorlage möglich.
Nach der Eingabe von einer aussagekräftigen Bezeichnung ('Formelname:') werden die Fälligkeit (Wann), die Zahlweise (Wie) und die Stornoreserve (Höhe der Stornoreserve) hinterlegt. Anschließend lassen sich durch das Auswählen der Begünstigten (per Kontrollkästchen) weitere Provisionsformeln (Vermittler) hinterlegen.
In die Eingabebox für die Provisionsformel tragen Sie dann die einzelnen Elemente (Felder, Operatoren usw.) der Formel ein (siehe Abb.), die dann mit Speichern übernommen werden. Im Menü "Begünstigt:" besteht nun die Möglichkeit den bzw. die Begünstigten zu wählen, für den oder die zusätzliche Provisionsformeln zu hinterlegen sind.
Durch Klick auf den Button "Neue Formel" (bei "Vermittlerformel:") werden alle Felder zurückgesetzt (geleert) und man kann die Formelwerte für den Begünstigten eingeben. Dann wird mit der Erfassung der Agenturformel fortgesetzt. Nach Eingabe der Werte werden diese durch erneutes Speichern gesichert und sind nun mit der Agenturformel unter dem entsprechenden Produkt zu finden.
Formeleditor
Die Maske ist drei Bereiche unterteilt und enthält die verschiedenen Elemente, wie Menüs, Eingabezeilen, Icons usw., um die für eine Formel notwendigen Bestandteile zu hinterlegen oder auszuwählen. Dazu gehören im ersten Teil die Auswahl für das Produkt und die Begünstigten. Weiterhin ist das Hinterlegen der Agentur- und Vermittlerformel möglich. Im mittleren Bereich des Fensters sind weitere Konfigurationsmöglichkeiten enthalten, mit denen die Provision beeinflusst werden kann. Dazu zählen u. a. die erste Fälligkeit, die Zahlweise, eine Stornoreserve, eine Ratenzahlweise und ggf. einer Haftzeit. Die Zahlung einer Provision in Raten, als sogenannte Ratenzahlweise, ist ebenfalls implementiert. Dazu sind die Ratennummer, der Wert und die zugehörige Einheit einzugeben und zu bestätigen. Die Standardvoreinstellung ist hier 1 Rate mit einem Wert von 100%. Weiterhin ist in diesem Bereich die Selektion für den bzw. die Begünstigten möglich, die dann in der Agentur- bzw. Vermittlerformel gewählt werden können. Im unteren Teil ist der Eingabebereich für die Formel integriert. Dazu gehören ein Drop – Down Menü mit verschiedenen Kategorien, aus denen dann die zugehörigen Formelvariablen gewählt werden können. Zu den Kategorien gehören u. a. "Vertrag", "Unfall Grunddaten", "KFZ Fahrzeugdaten", "Haftpflicht Grunddaten" oder "Hausrat Objektdaten". Die Formelvariablen lassen sich per Doppelklick in den Editorbereich einfügen. Um das Eingeben von Formeln zu erleichtern ist eine Symbolleiste integriert. Diese enthält verschiedene Schaltflächen mit denen Operatoren und Bedingungen realisiert werden, um verschiedene Teile einer Formel zu verknüpfen. Per Mausklick lassen sich diese an der erforderlichen Cursorposition einfügen. Für die zu erstellenden Formeln gilt eine Begrenzung in der Länge. Die Zeichenanzahl ist auf maximal auf 3000 Elemente (z. B. Ziffern, Operatoren, Felder usw.) begrenzt. In der Fußzeile ist die Anzahl der bereits verwendeten Zeichen angegeben (Zeichen: xx / 3000). Außerdem werden die aktuellen Zeilen und Spalten des Cursors dargestellt.
integrierte Symbolleiste des Formeleditors
Agentur- und Vermittlerformel
Der Ablauf für die Eingabe bzw. Zusammenstellung der Agentur- als auch der Vermittlerformel ist identisch. Dazu wird aus dem Drop–Down Menü der Feld-Kategorien zunächst der entsprechende Feldbereich gewählt. Die jeweils zur Verfügung stehenden InfoAgent-Felder lassen sich dann beim Erstellen der Provisionsformel mit der Maus per Drag & Drop einfügen. Verknüpft werden diese Felder dann über Operatoren, Sonderzeichen und Bedingungen (Wenn, Dann, Sonst), die sich manuell, per Tastatur oder über die entsprechenden Icons des Editors hinzufügen lassen. Alternativ können Felder über das Kontextmenü der Kategorie, zu der sie gehören, hinzugefügt werden.
Mit Eingabe der Kategorie und Doppelpunkt, z. B. "Vertrag:", erscheint das Kontextmenü mit allen zugehörigen Feldern. Per Mausklick übernehmen Sie das gewünschte Feld in das Editor-Fenster und können danach, verbunden mit Operatoren, weitere Felder zur Vervollständigung der Formel hinzufügen.
Zu den Kategorien gehören u. a. Daten aus den folgenden Bereichen:
- Vertrag
- IA
- Kfz - Daten
- Personendaten
- Haftpflichtdaten
- Wohngebäudedaten
- Feuer
- Hausrat
usw.
In Abhängigkeit von der gewählten Kategorie stehen in dem Menü unterschiedliche Datenfelder für die Formelerstellung zur Verfügung.
Produktprovision
Zur Berechnung der Produktprovision ist sowohl die Erstellung einer Agentur- als auch einer Vermittlerformel notwendig. Dadurch wird es ermöglicht, die von der Gesellschaft gezahlte Provision auf das Agentur- bzw. das Vermittlerkonto zu verbuchen.
Voraussetzungen:
- in der Gesellschaftsverwaltung ist das betreffende Produkt vorhanden
- unter Mitarbeiter ist der entsprechende Vermittler als Mitarbeiter angelegt
Agenturformel anlegen
Nach dem Aufruf der Gesellschaft klicken Sie auf das Register "Abrechnung" und wählen in dieser Maske den Reiter "Produktformeln". Das Drop–Down Menü "Produkte:" enthält alle zur Gesellschaft vorhandenen Produkte. Daraus wird per Mausklick das gewünschte Produkt übernommen.
Mit Klick auf den Button Neue Formel starten Sie die Formelerstellung. Gleichzeitig werden die zur Eingabe erforderlichen Menü und Felder aktiviert. Unter "Formelname:" ist eine aussagekräftige Bezeichnung einzugeben. Weiterhin sind die Fälligkeit, die Zahlweise und die Stornoreserve, der an die Agentur zu zahlenden Provision, einzugeben bzw. auszuwählen.
Im Menü "Begünstigter:" lassen sich diejenigen auswählen, für die später Provisionsformeln hinterlegt werden sollen (Kontrollkästchen aktivieren).
Anschließend werden die Eingaben über Speichern gesichert. Gleichzeitig wird der vergebene Formelname in die Eingabezeile "Agenturformel:" übertragen.
Vermittlerformel anlegen
Die Grundlage zur Anlage der Vermittlerformel bildet eine vorhandene Agenturformel mit bereits hinterlegten Begünstigten (Mitarbeitern).
Im Register Produktformeln (Gesellschaftsverwaltung) werden zunächst das Produkt und anschließend die dazu hinterlegte Agenturformel aufgerufen, die mit ihrer Bezeichnung und den Einstellungen im Editor angezeigt wird. Unter 'Begünstigt:' wählt man einen vorhandenen Eintrag, z. B. 'Betreuer'. Per Klick auf den Button 'Neue Formel' (Vermittlerformel:) werden alle Eingabefelder geleert und anschließend mit der Formeleingabe (Vermittler) fortgesetzt. Alternativ ist die Verwendung einer Vorlage möglich. Wie bei der Erstellung der Agenturformel sind die Werte für
- Fälligkeit
- Zahlweise
- Stornoreserve
- Ratenzahlweise
- Haftzeit
in angepasster Form zu hinterlegen. Für die Eingabe der spezifischen Vermittlerformel im Editor gilt analog dasselbe. Über Speichern werden die Eingaben gesichert.
Vorlage verwenden
Klicken Sie dazu auf den Button 'Vorlage verwenden' 
. In der sich öffnenden Maske werden alle Formeln aufgelistet, die zur Verfügung stehen. Diese ist in die Bereiche "Formelfilter", "Sparten- und Produktfilter", "Formeln" und "Gewählte Formel" unterteilt. Die verschiedenen Filter wurden integriert, um die Formelliste auf einen interessierenden Bereich reduzieren zu können. Dazu gehört z. B. der Formelfilter. Mit diesem ist folgende Auswahl möglich:
- Alle Formeln anzeigen
- Formeln einer oder mehrerer Sparte(n) anzeigen
- Formeln eines oder mehrerer Produkte(s) anzeigen
Über die Auswahl "Alle Formeln anzeigen" werden Sparten- sowie Produktfilter deaktiviert, dadurch werden alle Sparten und Produkte in die Anzeige einbezogen. Die mittlere Option aktiviert nur den Spartenfilter (incl. Produkte). Mit der unteren Auswahl werden sowohl Produkt- als auch Spartenfilter aktiv gesetzt.
Weiterhin ist ein Sparten- und Produktfilter integriert, mit dem die Formelvorlagen zusätzlich nach
- Sparte(n)
- Produkt(e)
selektiert werden können. Das ist jedoch von der gesetzten Option im Formelfilter abhängig. Die Selektion erfolgt jeweils per Kontrollkästchen aus dem entsprechenden Drop-Down Menü (siehe Abb.).
Ratenplan
Der Ratenplan dient dazu, eine errechnete Provision nach der Einstellung im Drop-Down Menü 'Ratenzahlweise:' in den Provisionseingang zu übertragen und dann von dort zu verbuchen. Als Standardvorbelegung ist eine Rate (Rate 1) mit 100% eingestellt. Der Plan ist als Tabelle realisiert, in der die Raten als Liste dargestellt werden. Die Tabelle enthält die Spalten Ratennummer, Wert und Einheit für die Darstellung. Zur Verwaltung sind entsprechende Drop-Down Menüs, eine Eingabezeile und verschiedene Buttons integriert.
Rate hinzufügen
Im Drop-Down Menü "Ratennummer" wählt man zunächst die höchste Nummer und anschließend die Einheit aus dem identisch bezeichnet Menü. Darin sind die folgenden Auswahlmöglichkeiten vorhanden:
- %
- €
- Raten
Abhängig von dieser Auswahl, ist in die Textzeile 'Wert' eine entsprechende Eingabe vorzunehmen. Dadurch wird es ermöglicht, die in Raten aufgeteilte Provision, zielgerichtet in den Provisionseingang zu übertragen.
Nach der Eingabe und der Auswahl aller Werte überträgt man mit der Schaltfläche 
die erstellte Rate in die Liste. Diese ist dann der zunächst letzte Eintrag. Durch das Verschieben lässt sich die Position anpassen.
Der Wert aller vorhandenen Raten darf einen Gesamtwert von 100% nicht überschreiten!
Rate löschen
Um einen vorhandenen Plan anzupassen, lassen sich einzelne Raten aus der Liste entfernen. Dazu wird die gewünschte Rate markiert und anschließend der Löschen-Button 
betätigt. Dieser Vorgang wird ohne Nachfrage durchgeführt und kann beliebig erfolgen, d. h. aus einer Liste mit mehreren Raten kann z.B. Rate 2 entfernt werden ohne dass sich die übrigen Listeneinträge dadurch prozentual ändern. Es erfolgt nur eine Anpassung der Ratennummer.
Rate verschieben
Über das Verschieben ist es möglich die Position einer Rate innerhalb der Liste zu verändern, um diese Rate der Provision für die Auszahlung vorziehen oder auf später verschieben zu können. Nach der Selektion einer Rate wird diese anschließend über den entsprechenden Button in die gewünschte Richtung 
oder 
verschoben. Es werden nur der bzw. die Button für die Richtung aktiviert, in die das Verschieben möglich ist.
Die Änderungen sind anschließend über Speichern oder Speichern und schließen in der Formel zu sichern.
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