Abrechnung 2.9.2 (Masterformel): Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 1. August 2013, 15:16 Uhr

Formeleditor

Die Maske ist in drei Bereiche unterteilt und enthält die verschiedenen Elemente, wie Menüs, Eingabezeilen, Icons usw., um die für eine Formel notwendigen Bestandteile zu hinterlegen, oder auszuwählen. Dazu gehören im ersten Teil: Die Auswahl für das Produkt und die Begünstigten. Weiterhin ist das Hinterlegen der Agentur- und Vermittlerformel möglich.

Im mittleren Bereich des Fensters sind weitere Konfigurationsmöglichkeiten enthalten, mit denen die Provision beeinflusst werden kann (Erste Fälligkeit, die Zahlweise, eine Stornoreserve, eine Ratenzahlweise und Haftzeit).

Die Zahlung einer Provision in Raten, bei ratierlichen Provisionszahlungen, ist ebenfalls implementiert. Dazu sind die Ratennummer, der Wert und die zugehörige Einheit einzugeben und zu bestätigen. Die Standardvoreinstellung ist hier 1 Rate mit einem Wert von 100%.

Weiterhin ist in diesem Bereich die Selektion für den bzw. die Begünstigten möglich, die dann in der Agentur- bzw. Vermittlerformel gewählt werden können.

Im unteren Teil ist der Eingabebereich für die Formel integriert. Dazu gehören ein Drop – Down Menü mit verschiedenen Kategorien, aus denen dann die zugehörigen Formelvariablen gewählt werden können. Zu den Kategorien gehören u. a. "Vertrag", "Unfall Grunddaten", "KFZ Fahrzeugdaten", "Haftpflicht Grunddaten" oder "Hausrat Objektdaten". Die Formelvariablen lassen sich per Doppelklick in den Editorbereich einfügen.

Um das Eingeben von Formeln zu erleichtern ist eine Symbolleiste integriert. Diese enthält verschiedene Schaltflächen mit denen Operatoren und Bedingungen realisiert werden, um verschiedene Teile einer Formel zu verknüpfen. Per Mausklick lassen sich diese an der erforderlichen Cursorposition einfügen.

Für die zu erstellenden Formeln gilt eine Begrenzung in der Länge. Die Zeichenanzahl ist auf maximal 3000 Elemente (z. B. Ziffern, Operatoren, Felder usw.) begrenzt. In der Fußzeile ist die Anzahl der bereits verwendeten Zeichen angegeben (Zeichen: xx / 3000). Außerdem werden die aktuellen Zeilen und Spalten des Cursors dargestellt.

integrierte Symbolleiste des Formeleditors

Masterformel

Über sogenannte Masterformeln wurde die Möglichkeit geschaffen, einmal angelegte und bei mehreren Produkten unterschiedlichster Gesellschaften verwendete Agentur-Formeln per Multiselect - zuweisen zu können. Dazu wurde ein entsprechender Formelgenerator in das Abrechnungsmodul integriert. Diese Funktion wird über das Menü Abrechnung -> Einstellungen aufgerufen. Die Maske enthält die Register "Masterformeln" und "Zuweisung". Während im ersten Register das Erfassen der Formeln durchgeführt wird, werden im zweiten die erfassten Masterformeln zu den einzelnen Gesellschaften bzw. den dort vorhandenen Produkten zugeordnet.

Erstellung Masterformel

Register für Erstellung der Masterformel

Durch Betätigen der Schaltfläche „Neu“, werden alle Bildschirmelemente aktiviert, die zum Erstellen einer Masterformel erforderlich sind. Zunächst wird bei "Formelname:" ein aussagekräftiger Name vergeben und per Button bestätigt. Wenn sie Mitarbeiter abrechnen müssen, ist es wichtig, in der anzulegenden Formel den Begünstigten auszuwählen. Im Allgemeinen verwendet man im Sachbereich, als auch für die Bestandspflege den „Betreuer“ und für einmalige Abschlussprovisionen den “Abschlussvermittler“.

Achtung: Halten Sie den Formelnamen so Allgemein wie möglich umso weniger Formeln müssen angelegt werden.

(Kommen bei Mitarbeitern / Vermittlern Sondervereinbarungen zum Einsatz, dann ist es nicht notwendig im Editor des Masterformel – Generators eine Formel zu hinterlegen, da die Sondervereinbarungen eine höhere Priorität besitzen und zur Anwendung kommen.)

• Vorschau: Hier können Sie sich Provisionszahlungen für die Zukunft max. 365 Tage anzeigen lassen.

• Erste Fälligkeit: Hier legen Sie fest, ab wann die Formel berechnet werden soll. Zur Auswahl stehen: ab Policierungsdatum sowie ab Vertragsbeginn. In der Regel wird der Vertragsbeginn verwendet.

• Zahlweise: Hier legen Sie fest, wann die Provisionen fällig sind. Sie können zwischen vertragszahlweise, einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich wählen.

• Verschiebung: Hier können Sie festlegen, nach wie viel Tagen Ihnen die Provisionen erst im Abrechnungseingang aufgelistet werden sollen. Somit ist zu beachten, dass bei Formeln zur Bestandspflege bei der Verschiebung 365 hinterlegt wird, da in der Regel die Bestandspflege mit Beginn des 2. Versicherungsjahres ausbezahlt wird.

• Haftzeit: Hier können Sie die Haftzeit bezogen auf die Stornoreserve in Monaten eintragen.

• Begünstigter: Hier bestimmen Sie, an wen Provisionen aus der Abschlussprovision der Agentur an den Mitarbeiter weitergegeben werden. Zur Auswahl stehen, ausgehend vom Vertrag (Betreuer, Abschlussvermittler sowie Sachbearbeiter) Multiple choice möglich!

Eingabebereich für Masterformel

Als nächster Schritt wird im Editor die Formel hinterlegt. Das ist sowohl manuell als auch per Maus möglich. Im unteren Teil ist dafür der Eingabebereich für die Formel integriert. Dazu gehören ein Drop – Down Menü mit verschiedenen Kategorien und den zugehörigen Formelvariablen, die dann gewählt werden können. Zu den Kategorien gehören u. a. "Vertrag", "Unfall Grunddaten", "KFZ Fahrzeugdaten", "Haftpflicht Grunddaten" oder "Hausrat Objektdaten". Die jeweiligen Formelvariablen lassen sich per Doppelklick in den Editorbereich einfügen. Der Vertragsverlauf als auch die Detaildaten eines Vertrages, insoweit vorhanden, werden von dem Abrechnungsmodul berücksichtigt.

Um das Eingeben von Formeln zu erleichtern, ist eine Symbolleiste integriert. Diese enthält verschiedene Schaltflächen, mit denen Operatoren und Bedingungen realisiert werden, um verschiedene Teile einer Formel zu verknüpfen. Per Mausklick lassen sich diese an der erforderlichen Cursorposition einfügen.

Für die Formeln gilt eine Begrenzung in der Länge. Die Zeichenanzahl ist auf maximal 3000 Elemente (z. B. Ziffern, Operatoren, Felder usw.) begrenzt. In der Fußzeile ist die Anzahl der bereits verwendeten Zeichen angegeben (Zeichen: xx / 3000). Außerdem werden die aktuellen Zeilen und Spalten des Cursors dargestellt.

Ist die Formel komplett eingegeben, dann wird sie über gesichert und in die Liste übertragen. Ist ein Fehler enthalten, dann erscheint eine Maske mit dem Hinweis, an welcher Stelle sich der Fehler befindet. Nach der Bestätigung ist es möglich die Formel zu korrigieren und erneut zu speichern.

Syntaxfehler

Wird vor dem Speichern betätigt, werden alle Eingaben im Editor verworfen und nicht gespeichert. Das erscheinende Fenster ist zu bestätigen.

Bestätigung

Sollte eine Masterformel nicht mehr benötigt werden, dann ist es möglich diese aus der Liste zu entfernen. Dazu wird nach der Selektion der Formel die Schaltfläche betätigt und die folgende Warnung mit Ja bestätigt.

Achtung: Sind bereits Formeln bestimmten Produkten zugewiesen worden und löscht man im Nachhinein eine Masterformel, wird die Zuweisung automatisch entfernt und es findet keine weitere Berechnung der Verträge mehr statt.

Besteht die Notwendigkeit eine Masterformel anzupassen, dann ist das im Editor über das Register "Masterformel" möglich. Die Formel wird über ihren Namen selektiert, mit der Schaltfläche "Bearbeiten" zur Bearbeitung aufgerufen, angepasst und erneut gespeichert. Alternativ kann der Aufruf für die Bearbeitung per Doppelklick auf die gewünschte Formel erfolgen. Der Name einer Masterformel kann nicht geändert werden.

Achtung: Sollte sich ein Provisionssatz seitens der Gesellschaft zu einem bestimmten Datum ändern, da z.B. durch eingereichtes Geschäft bestimmte Vorgaben erreicht wurden, muss eine neue Formel über den Editor generiert werden, welche dann einem zuvor neu angelegten und dem Verträgen hinterlegten Produkt entsprechend über den Reiter „Zuweisung“ zugewiesen werden muss.

In diesen Fällen nutzen Sie bitte die halbautomatische Produktzuweisung, welche sie bei der Gesellschaft unter Produkte/Aktionen finden.

Zuweisung der Formel

Nach dem Erstellen der Masterformel ist es notwendig in das Register "Zuweisung" zu wechseln, da hier diese Formeln zielgerichtet zu den Gesellschaften und den entsprechenden Produkten zugeordnet werden können. Hier das Drop-Down Menü "Formel" und die "Produktübersicht" mit den verschiedenen Spalten wie Gesellschaft, Sparten und Produktübersicht unterteilt. Ein Gruppierfeld sowie für jede Spalte ein Autofilter sind ebenfalls vorhanden.

Aus dem Menü "Formel" wird dann die gewünschte Masterformel per Mausklick ausgewählt.

Auswahl der Masterformel

Daraufhin erscheinen in der Produktübersicht die Produkte mit Sparte, Tarif und Gesellschaft, denen die Masterformel zugeordnet werden kann.

Weiterhin sind die Spalten "Masterformel", "Produktformel" und "Zuweisen als Checkboxen realisiert, wobei nur "Zuweisen" aktiviert / deaktiviert werden kann. Die anderen beiden besitzen lediglich eine Anzeigefunktion.

Alternativ lassen sich über das Kontrollkästchen "Alle/Keine" die Datensätze in der Produktübersicht für die Zuweisung einer Masterformel komplett aktivieren oder deaktivieren. Über den Button wird die selektierte Masterformel den ausgewählten Produkten zugeordnet.

Masterformel zuweisen

Nachdem die Zuweisung durchgeführt wurde, erscheint folgendes Info-Fenster. Es enthält die Anzahl der Verträge, bei denen die Masterformel zugewiesen wurde (siehe Abb.). Es ist mit OK zu bestätigen.

In der Produktübersicht ist die Zuweisung der Formeln danach noch nicht sichtbar. Das geschieht erst, wenn aus dem Drop-Down Menü "Formel", eine andere Masterformel gewählt wird. Dann sehen Sie in der Spalte "Masterformel" die entsprechend aktivierten Kontrollkästchen für die jeweils zugewiesenen Masterformeln bei den betreffenden Produkten.

zugewiesene Masterformeln

Zu einer vorhandenen Masterformel besteht die Möglichkeit eine weitere hinzuzufügen. Über die aktivierten Kontrollkästchen unter Masterformel wird signalisiert, das bereits eine Masterformel hinterlegt wurde. Mit Aktivierung der Kontrollkästchen "Zuweisen" und über kann der Vorgang fortgesetzt werden. Dabei erscheint die folgende Warnung (siehe Abb.):

Masterformel hinzufügen oder ersetzen

Vorgang ohne Änderungen abbrechen

Die enthaltenen Schaltflächen besitzen folgende Bedeutung:

Schaltfläche	Bedeutung
	Die vorhandene Masterformel durch die neu ausgewählte ersetzen
	Die ausgewählte Masterformel zur vorhandenen hinzufügen
	Vorgang ohne Änderungen abbrechen

Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche werden die hinterlegten Funktionen ausgeführt.

Achtung: Vermeiden Sie Doppelzuweisungen, da es sonst zu Doppelberechnungen kommt. Eine Doppelzuweisung ist im Leben bzw. KV Bereich aufgrund einer vorhandenen AP und BP sinnvoll.

Sondervereinbarung Mitarbeiter

InfoAgent bietet Ihnen die Möglichkeit, vom Produkt abweichende Provisionseinstellungen für die Mitarbeiter zu hinterlegen und anzuwenden. Zu deren Eingabe führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

Rufen Sie die Mitarbeiterverwaltung aus der Menü-Leiste über Stammdaten -> Mitarbeiter auf. Markieren Sie den betreffenden Mitarbeiter und aktivieren Sie das Register „Abrechnung“ und dann „Formeln“.

Mit dem Button „Neu“ können Sie nun entsprechend neue Formeln anlegen.

Als ersten Schritt geben Sie den Formelnamen ein. Hier ist es zwingend notwendig, sich auf eine Masterformel bzw. eine Produktformel zu beziehen. Mit betätigen einer dieser Schaltflächen öffnet sich ein Fenster, in dem sämtliche angelegte, Formeln zu Produkten aufgelistet sind.

Achtung: Über die Schaltfläche Masterformel sind nur bereits zugewiesene Formeln auswählbar.

Je nach dem, von welcher Agenturformel der Vermittler abgerechnet werden soll, muss diese entsprechend mit Doppelklick ausgewählt werden.

Im unteren Bereich wählen Sie nun die entsprechende Gesellschaft, die Sparte sowie den Begünstigen aus und betätigen dann die Schaltfläche „Anlegen“.

Auch hier finden Sie den Formeleditor wieder.

Tragen Sie nun die entsprechende Berechnung für den Vermittler ein. Hierbei können Sie sich auf den Agenturbetrag beziehen.

Achtung:

Die explizite Auswahl einer Gesellschaft bzw. Sparte ist unter den Sondervereinbarungen nur erforderlich, wenn ein Mitarbeiter bei einer bestimmten Gesellschaft bzw. Sparte einen anderen als den üblichen Prozentsatz bekommt. Somit ist die Auswahl der Gesellschaft bzw. Sparte nur bei bestimmten Ausnahmen erforderlich.

Bekommt der Mitarbeiter wie im nachfolgendem Beispiel beschrieben im Sach- als auch Lebenbereich immer seine 50% vom Agenturbetrag, ist das erstellen einer Ausnahme nicht erforderlich.

z.B. Jahresnetto im Vertrag sind 500,00 € Der Makler erhält 40% vom Jahresnetto des Vertrages (=200,00 €) Von diesen 200,00 € (ia:Agenturbetrag)soll der Vermittler nun 50% erhalten (=100,00€)

Für alle Produkte können Sie nun Vermittlerabrechnungen einstellen, sofern sich diese auf eine Agenturformel beziehen.

Achtung:

Ihr Vermittler erhält für alle Abschlüsse den gleichen Prozentsatz bzw. Betrag? Dies ist folgendermaßen realisierbar:

Wir gehen zurück zu den Masterformeln unter Abrechnung – Einstellungen. Hier legen Sie Formeln mit dem gleichen Namen an und differenzieren diese anhand der Beschreibung.

Die Zuweisung der Formeln zu den entsprechenden Produkten erfolgt wie unter Zuweisung der Formel.

Nach Erstellung und Zuweisung der Masterformeln wechseln Sie wieder in die Stammdaten unter Mitarbeiter – Abrechnung – Formeln und legen eine neue Formel an.

Bei der Auswahl der Agenturformel haben Sie nun nur einen Formelnamen zur Auswahl, hinter dem jedoch unterschiedliche Agenturvereinbarungen liegen.

Sofern Sie diesen Formelnamen auswählen, können Sie wieder im Formeleditor die Vereinbarung des Vermittlers hinterlegen.

Hintergrund:

Für alle Vertragsabschlüsse, bei der die Agentur über die gleichbenannte Formel (in unserem Fall „Abrechnung“) abgerechnet wird, erhält der Vermittler immer (in unserem Fall 50 % vom Agenturbetrag) einen bestimmten Prozentsatz, oder einen festgelegten Betrag.

Hiermit wird vermieden, dass zu einem Vermittler eine Vielzahl von Vereinbarungen hinterlegt werden müssen, die sich immer auf die unterschiedlichsten Formeln der Agentur beziehen.

Im Unterschied dazu, dass zu verschieden benannten Agenturformeln, sich die Mitarbeitervereinbarungen immer auf diese verschiedenen Formeln beziehen müssen, um eine Berechnung herbeizuführen, ist es nun möglich, lediglich eine Vereinbarung für den Vermittler zu treffen, der sich jedoch auf unterschiedliche Produkte bezieht.

Produktformel

Zur Berechnung der Produktprovision ist sowohl die Erstellung einer Agentur-, als auch einer Vermittlerformel notwendig. Dadurch wird es ermöglicht, die von der Gesellschaft gezahlte Provision auf das Agentur- bzw. das Vermittlerkonto zu verbuchen.

Voraussetzungen:

• Bei der Gesellschaft ist ein betreffendes Produkt vorhanden
• Unter Mitarbeiter ist der entsprechende Vermittler als Mitarbeiter angelegt

Produktauswahl

In der Gesellschaft lassen sich zu vorhandenen Produkten die Formeln zur Berechnung der Provision hinterlegen. Dabei werden u. a. das Produkt selektiert, der bzw. die Begünstigte(n) und verschiedene Parameter für die Berechnung ausgewählt, oder festgelegt. Dazu gehören z.B.:

• Vorschau: Hier können Sie sich Provisionszahlungen für die Zukunft max. 365 Tage anzeigen lassen.

• Erste Fälligkeit: Hier legen Sie fest, ab wann die Formel berechnet werden soll. Zur Auswahl stehen: ab Policierungsdatum sowie ab Vertragsbeginn. In der Regel wird der Vertragsbeginn verwendet.

• Zahlweise: Hier legen Sie fest, wann die Provisionen fällig sind. Sie können zwischen vertragszahlweise, einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich wählen.

• Verschiebung: Hier können Sie festlegen, nach wie viel Tagen Ihnen die Provisionen erst im Abrechnungseingang aufgelistet werden sollen. Somit ist zu beachten, dass bei Formeln zur Bestandspflege bei der Verschiebung 365 hinterlegt wird, da in der Regel die Bestandspflege mit Beginn des 2. Versicherungsjahres ausbezahlt wird.

• Haftzeit: Hier können Sie die Haftzeit bezogen auf die Stornoreserve in Monaten eintragen.

• Begünstigter: Hier bestimmen Sie, an wen Provisionen aus der Abschlussprovision der Agentur an den Mitarbeiter weitergegeben werden. Zur Auswahl stehen, ausgehend vom Vertrag (Betreuer, Abschlussvermittler sowie Sachbearbeiter) Multiple choice möglich!

Nach dem Öffnen einer Gesellschaft werden nacheinander das Register "Abrechnung" und dann das Register "Produktformeln" geöffnet. Damit gelangen Sie in die Maske, in der die Formeln zu hinterlegen sind. Aus dem Drop-Down-Menü "Produkt:" wird zunächst ein vorhandenes Produkt ausgewählt.

Agenturformel

Vermittlerformel

Ansicht konfigurieren

Um die Übersichtlichkeit in sehr langen Produktlisten zu verbessern, wurden in die Produktübersicht sowohl eine Gruppierfläche als auch für jede Spalte ein Autofilter integriert. Diese beiden Elemente lassen sich unabhängig als auch in Kombination mit einander anwenden.

Gruppierung

Standardmäßig wird die Gruppierfläche angezeigt. Sollte das nicht der Fall sein, wird sie über das Kontextmenü (per Rechtsklick auf einen Spaltenkopf) mit dem Eintrag "Gruppierfläche anzeigen" eingeschaltet. Zieht man nun eine Spalte per Drag & Drop auf diese Fläche, dann werden die Informationen entsprechend zusammengefasst, z. B. nach "Sparte". Zum Gruppieren kann jede der dargestellten Spalten verwendet werden. Die eingestellte Gruppierung bleibt so lange gespeichert, bis die Spalte, nach der gruppiert wurde, wieder per Drag & Drop an ihren ursprünglichen Platz gezogen wird.
Eine Kombination von zwei Spalten zur Gruppierung ist ebenfalls möglich. Dazu werden die entsprechenden Spalten nacheinander auf die Gruppierfläche gezogen, z. B. "Gesellschaft" und "Sparte". Die Datensätze werden dann nach der Gesellschaft gruppiert und innerhalb dieser erfolgt noch einmal eine Gruppierung nach der Sparte.

Gruppierung nach Sparte

Autofilter

Unter dem Autofilter versteht man Kriterien, mit denen die Anzahl der Datensätze in der Produktübersicht reduziert werden kann. Zum Filtern kann jede der angezeigte Spalten (Felder) über das integrierte Menü im Spaltenkopf verwendet werden. Anhand der Spalte "Produkt" wird die Verwendung des Autofilters erklärt.

Autofilter für Produkt

Zunächst wird mit der Maus auf den Spaltenkopf gezeigt. Dadurch wird ein Menübutton (schwarzes Dreieck) in den Spaltenkopf eingeblendet. Per Klick darauf öffnet sich das Menü, in dem die entsprechenden Möglichkeiten zur Filterung angezeigt werden. Diese stehen im Kontext zu der Spalte, aus welcher der Aufruf erfolgte.

Autofilter für "Produkt"

Das Menü enthält die Einträge "Alle", "(Benutzerdefiniert ...)" und die Filterkriterien, welche jeweils mit einem Kontrollkästchen verknüpft sind. Werden nun, wie in der Abb. dargestellt, die Kontrollkästchen bei "Haftpflichtversicherung" und "Risiko - LV" selektiert, dann wird die Produktliste sofort auf diese Produkte reduziert. Dadurch erhöht sich die Übersichtlichkeit. Mit der Taste Esc lässt sich das Menü wieder schließen. Die einzelnen Einträge aus diesem Menü besitzen folgende Bedeutung:

Eine Kombination der Autofilter aus zwei Spalten ist ebenfalls möglich, so z.B. im ersten Schritt nach "Gesellschaft" und im zweiten Schritt nach "Sparte", um zielgerichtet nach einer Sparte wie "Lebensversicherung" bei einer einzelnen Gesellschaft filtern zu können.

siehe auch Autofilter