Abrechnung 2.9.2 (Masterformel)
Leitfaden Provision | Voraussetzungen | Ansicht | Eingang | Ausgang | Auszahlung | Auswertung | Formeln | Konten |
Einleitung
Über sogenannte Masterformeln wurde die Möglichkeit geschaffen, einmal angelegte und bei mehreren Produkten unterschiedlichster Gesellschaften verwendete Agentur-Formeln per Multiselect - zuweisen zu können. Dazu wurde ein entsprechender Formelgenerator in das Abrechnungsmodul integriert. Diese Funktion wird über das Menü Abrechnung -> Einstellungen aufgerufen. Die Maske enthält die Register "Masterformeln" und "Zuweisung". Während im ersten Register das Erfassen der Formeln durchgeführt wird, werden im zweiten die erfassten Masterformeln zu den einzelnen Gesellschaften bzw. den dort vorhandenen Produkten zugeordnet.
Erstellung Masterformel
Durch Betätigen der Schaltfläche „Neu“, werden alle Bildschirmelemente aktiviert, die zum Erstellen einer Masterformel erforderlich sind. Zunächst wird bei "Formelname:" ein aussagekräftiger Name vergeben und per Button bestätigt. Wenn sie Mitarbeiter abrechnen müssen, ist es wichtig, in der anzulegenden Formel den Begünstigten auszuwählen. Im Allgemeinen verwendet man im Sachbereich, als auch für die Bestandspflege den „Betreuer“ und für einmalige Abschlussprovisionen den “Abschlussvermittler“.
Achtung: Halten Sie den Formelnamen so Allgemein wie möglich umso weniger Formeln müssen angelegt werden.
(Kommen bei Mitarbeitern / Vermittlern Sondervereinbarungen zum Einsatz, dann ist es nicht notwendig im Editor des Masterformel – Generators eine Formel zu hinterlegen, da die Sondervereinbarungen eine höhere Priorität besitzen und zur Anwendung kommen.)
- Vorschau: Hier können Sie sich Provisionszahlungen für die Zukunft max. 365 Tage anzeigen lassen.
- Erste Fälligkeit: Hier legen Sie fest, ab wann die Formel berechnet werden soll. Zur Auswahl stehen: ab Policierungsdatum sowie ab Vertragsbeginn. In der Regel wird der Vertragsbeginn verwendet.
- Zahlweise: Hier legen Sie fest, wann die Provisionen fällig sind. Sie können zwischen vertragszahlweise, einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich wählen.
- Verschiebung: Hier können Sie festlegen, nach wie viel Tagen Ihnen die Provisionen erst im Abrechnungseingang aufgelistet werden sollen. Somit ist zu beachten, dass bei Formeln zur Bestandspflege bei der Verschiebung 365 hinterlegt wird, da in der Regel die Bestandspflege mit Beginn des 2. Versicherungsjahres ausbezahlt wird.
- Haftzeit: Hier können Sie die Haftzeit bezogen auf die Stornoreserve in Monaten eintragen.
- Begünstigter: Hier bestimmen Sie, an wen Provisionen aus der Abschlussprovision der Agentur an den Mitarbeiter weitergegeben werden. Zur Auswahl stehen, ausgehend vom Vertrag (Betreuer, Abschlussvermittler sowie Sachbearbeiter) Multiple choice möglich!
Als nächster Schritt wird im Editor die Formel hinterlegt. Das ist sowohl manuell als auch per Maus möglich. Im unteren Teil ist dafür der Eingabebereich für die Formel integriert. Dazu gehören ein Drop – Down Menü mit verschiedenen Kategorien und den zugehörigen Formelvariablen, die dann gewählt werden können. Zu den Kategorien gehören u. a. "Vertrag", "Unfall Grunddaten", "KFZ Fahrzeugdaten", "Haftpflicht Grunddaten" oder "Hausrat Objektdaten". Die jeweiligen Formelvariablen lassen sich per Doppelklick in den Editorbereich einfügen. Der Vertragsverlauf als auch die Detaildaten eines Vertrages, insoweit vorhanden, werden von dem Abrechnungsmodul berücksichtigt.
Um das Eingeben von Formeln zu erleichtern, ist eine Symbolleiste integriert. Diese enthält verschiedene Schaltflächen, mit denen Operatoren und Bedingungen realisiert werden, um verschiedene Teile einer Formel zu verknüpfen. Per Mausklick lassen sich diese an der erforderlichen Cursorposition einfügen.
Für die Formeln gilt eine Begrenzung in der Länge. Die Zeichenanzahl ist auf maximal 3000 Elemente (z. B. Ziffern, Operatoren, Felder usw.) begrenzt. In der Fußzeile ist die Anzahl der bereits verwendeten Zeichen angegeben (Zeichen: xx / 3000). Außerdem werden die aktuellen Zeilen und Spalten des Cursors dargestellt.
Ist die Formel komplett eingegeben, dann wird sie über 
gesichert und in die Liste übertragen. Ist ein Fehler enthalten, dann erscheint eine Maske mit dem Hinweis, an welcher Stelle sich der Fehler befindet. Nach der Bestätigung ist es möglich die Formel zu korrigieren und erneut zu speichern.
Wird vor dem Speichern 
betätigt, werden alle Eingaben im Editor verworfen und nicht gespeichert. Das erscheinende Fenster ist zu bestätigen.
Sollte eine Masterformel nicht mehr benötigt werden, dann ist es möglich diese aus der Liste zu entfernen. Dazu wird nach der Selektion der Formel die Schaltfläche 
betätigt und die folgende Warnung mit Ja bestätigt.
Achtung: Sind bereits Formeln bestimmten Produkten zugewiesen worden und löscht man im Nachhinein eine Masterformel, wird die Zuweisung automatisch entfernt und es findet keine weitere Berechnung der Verträge mehr statt.
Besteht die Notwendigkeit eine Masterformel anzupassen, dann ist das im Editor über das Register "Masterformel" möglich. Die Formel wird über ihren Namen selektiert, mit der Schaltfläche "Bearbeiten" zur Bearbeitung aufgerufen, angepasst und erneut gespeichert. Alternativ kann der Aufruf für die Bearbeitung per Doppelklick auf die gewünschte Formel erfolgen. Der Name einer Masterformel kann nicht geändert werden.
Achtung: Sollte sich ein Provisionssatz seitens der Gesellschaft zu einem bestimmten Datum ändern, da z.B. durch eingereichtes Geschäft bestimmte Vorgaben erreicht wurden, muss eine neue Formel über den Editor generiert werden, welche dann einem zuvor neu angelegten und dem Verträgen hinterlegten Produkt entsprechend über den Reiter „Zuweisung“ zugewiesen werden muss.
In diesen Fällen nutzen Sie bitte die halbautomatische Produktzuweisung, welche sie bei der Gesellschaft unter Produkte/Aktionen finden.
Zuweisung der Formel
Nach dem Erstellen der Masterformel ist es notwendig in das Register "Zuweisung" zu wechseln, da hier diese Formeln zielgerichtet zu den Gesellschaften und den entsprechenden Produkten zugeordnet werden können. Hier das Drop-Down Menü "Formel" und die "Produktübersicht" mit den verschiedenen Spalten wie Gesellschaft, Sparten und Produktübersicht unterteilt. Ein Gruppierfeld sowie für jede Spalte ein Autofilter sind ebenfalls vorhanden.
Aus dem Menü "Formel" wird dann die gewünschte Masterformel per Mausklick ausgewählt.
Daraufhin erscheinen in der Produktübersicht die Produkte mit Sparte, Tarif und Gesellschaft, denen die Masterformel zugeordnet werden kann. Weiterhin gehören die Spalten "Masterformel", "Produktformel" und "Zuweisen" dazu. Diese sind als Checkbox realisiert, wobei nur "Zuweisen" aktiviert / deaktiviert werden kann. Die anderen beiden besitzen lediglich eine Anzeigefunktion. Alternativ lassen sich über das Kontrollkästchen "Alle/Keine" die Datensätze in der Produktübersicht für die Zuweisung einer Masterformel komplett aktivieren oder deaktivieren. Über den Button 
wird die selektierte Masterformel den ausgewählten Produkten zugeordnet.
Nachdem die Zuweisung durchgeführt wurde erscheint das folgende Info-Fenster. Es enthält die Anzahl der Verträge, bei denen die Masterformel zugewiesen wurde (siehe Abb.). Es ist mit OK zu bestätigen.
In der Produktübersicht ist die Zuweisung der Formeln danach noch nicht sichtbar. Das geschieht erst, wenn aus dem Drop-Down Menü "Formel", eine andere Masterformel gewählt wird. Dann sehen Sie in der Spalte "Masterformel" die entsprechend aktivierten Kontrollkästchen für die jeweils zugewiesenen Masterformeln bei den betreffenden Produkten.
Zu einer vorhandenen Masterformel besteht die Möglichkeit eine weitere hinzuzufügen. Über die aktivierten Kontrollkästchen unter Masterformel wird signalisiert, das bereits eine Masterformel hinterlegt wurde.
Mit Aktivierung der Kontrollkästchen "Zuweisen" und über kann der Vorgang fortgesetzt werden. Dabei erscheint die folgende Warnung (siehe Abb.):
Die enthaltenen Schaltflächen besitzen folgende Bedeutung:
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
 |
Die vorhandene Masterformel durch die neu ausgewählte ersetzen |
 |
Die ausgewählte Masterformel zur vorhandenen hinzufügen |
 |
Vorgang ohne Änderungen abbrechen |
Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche werden die hinterlegten Funktionen ausgeführt.
Ansicht konfigurieren
Um die Übersichtlichkeit in sehr langen Produktlisten zu verbessern, wurden in die Produktübersicht sowohl eine Gruppierfläche als auch für jede Spalte ein Autofilter integriert. Diese beiden Elemente lassen sich unabhängig als auch in Kombination mit einander anwenden.
Gruppierung
Standardmäßig wird die Gruppierfläche angezeigt. Sollte das nicht der Fall sein, wird sie über das Kontextmenü (per Rechtsklick auf einen Spaltenkopf) mit dem Eintrag "Gruppierfläche anzeigen" eingeschaltet. Zieht man nun eine Spalte per Drag & Drop auf diese Fläche, dann werden die Informationen entsprechend zusammengefasst, z. B. nach "Sparte". Zum Gruppieren kann jede der dargestellten Spalten verwendet werden. Die eingestellte Gruppierung bleibt so lange gespeichert, bis die Spalte, nach der gruppiert wurde, wieder per Drag & Drop an ihren ursprünglichen Platz gezogen wird.
Eine Kombination von zwei Spalten zur Gruppierung ist ebenfalls möglich. Dazu werden die entsprechenden Spalten nacheinander auf die Gruppierfläche gezogen, z. B. "Gesellschaft" und "Sparte". Die Datensätze werden dann nach der Gesellschaft gruppiert und innerhalb dieser erfolgt noch einmal eine Gruppierung nach der Sparte.
Autofilter
Unter dem Autofilter versteht man Kriterien, mit denen die Anzahl der Datensätze in der Produktübersicht reduziert werden kann. Zum Filtern kann jede der angezeigte Spalten (Felder) über das integrierte Menü im Spaltenkopf verwendet werden. Anhand der Spalte "Produkt" wird die Verwendung des Autofilters erklärt.
Zunächst wird mit der Maus auf den Spaltenkopf gezeigt. Dadurch wird ein Menübutton (schwarzes Dreieck) in den Spaltenkopf eingeblendet. Per Klick darauf öffnet sich das Menü, in dem die entsprechenden Möglichkeiten zur Filterung angezeigt werden. Diese stehen im Kontext zu der Spalte, aus welcher der Aufruf erfolgte.
Das Menü enthält die Einträge "Alle", "(Benutzerdefiniert ...)" und die Filterkriterien, welche jeweils mit einem Kontrollkästchen verknüpft sind. Werden nun, wie in der Abb. dargestellt, die Kontrollkästchen bei "Haftpflichtversicherung" und "Risiko - LV" selektiert, dann wird die Produktliste sofort auf diese Produkte reduziert. Dadurch erhöht sich die Übersichtlichkeit. Mit der Taste Esc lässt sich das Menü wieder schließen. Die einzelnen Einträge aus diesem Menü besitzen folgende Bedeutung:
| Menüeintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Alle | Filterergebnis löschen (komplette Liste wiederherstellen) |
| (Benutzerdefiniert ...) | benutzerdefinierten Filter setzen |
| Filterkriterien | Spalte nach verschiedenen Inhalten filtern (Kontrollkästchen setzen) |
Eine Kombination der Autofilter aus zwei Spalten ist ebenfalls möglich, so z.B. im ersten Schritt nach "Gesellschaft" und im zweiten Schritt nach "Sparte", um zielgerichtet nach einer Sparte wie "Lebensversicherung" bei einer einzelnen Gesellschaft filtern zu können.
siehe auch Autofilter
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