Kundentabelle: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 11. Dezember 2012, 11:27 Uhr

Kundentabelle

Übersicht Kundentabelle

Im unteren Bereich der Ansicht, dem Vertragsbereich, sehen Sie jeweils die Verträge des ausgewählten Kunden. Die Spalten, die in den Tabellen der Kunden und Verträge sichtbar sein sollen, können über das Kontextmenü Spalten definieren ausgewählt werden. Alle Funktionen der Symbolleiste stehen auch im Kontextmenü zur Verfügung. Durch die Funktionen der Symbolleisten und des Kontextmenüs werden wichtige Arbeitsbereiche im Programm effizient miteinander verknüpft. Einstellungen für die Spaltenanzeige und das Gruppieren der Tabelle werden im Kontextmenü Kunde vorgenommen und sind nur an dieser Stelle änderbar. Ein Kontextmenü Vertrag ist in angepasster Form für die Vertragstabelle ebenfalls vorhanden. In der Kundentabelle sind verschiedene Anzeigeoptionen zur Anpassung des Anzeigeumfangs vorgesehen.

Mit Gruppe werden alle Kunden der Arbeitsgruppe, zu der der angemeldete Mitarbeiter angehört, angezeigt.

Im Bereich der Verträge können Angebote, Anträge, Eigen- und Fremdverträge einzeln oder zusammen angezeigt werden. Sie unterscheiden sich optisch durch unterschiedliche Farben. Je nach Auswahl der zusätzlichen Selektionsmöglichkeit für den Vertragsstatus kann die Anzeige bzgl. lebender und stornierter Angebote, Anträge, Eigen- und Fremdverträge verändert werden. Die Anzeige wird durch die Übernahme der Einstellungen mit Übernehmen aktualisiert.

Ansicht

Die in der Tabelle angezeigten Spalten wie Name, Strasse, PLZ, Ort usw. entsprechen den Feldern aus der InfoAgent-Datenbank. Sie lassen sich über den Eintrag Spalten definieren aus dem Kontextmenü für die Anzeige in der Kundentabelle entweder ein- oder ausblenden.
Abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall wird so das Erscheinungsbild der Tabelle angepasst. Für das Spalten definieren steht eine Liste mit verschiedenen Feldern zur Verfügung. Diese ist jedoch nicht editierbar. Eine Anpassung kann je nach Bedarf oder Aufgabe durchgeführt werden, wobei die Spalteneinstellungen bis zur erneuten Änderung in der Datenbank gespeichert werden.

Beispiele:

• Ansicht für den Export einer Seriendruckdatei für einen Serienbrief (Word)
• Erstellung einer Kundenübersicht mit Tel.-Nr., gruppiert nach Orten

Tabellenansichten sind in InfoAgent in verschiedenen Modulen vorhanden. Diese lassen sich jeweils unabhängig voneinander konfigurieren und anwenden. Dazu zählen u. a.:

• die Kundentabelle mit dem Vertragsbereich

• die Vertragsverwaltung

• die Auswertung mit dem Bereich Kennzahlen (Kunden, Verträge)

Menü Ansicht

Über einen Klick auf den Link 'Ansicht' in der Kundentabelle öffnet sich ein Menü mit den Einträgen:

• Ansicht ändern

mit diesem Eintrag kann man weitere Ansichten erstellen und speichern; die sich dann nach der Auswahl aus dem darunter liegenden Menü anpassen lassen

• Reset Ansicht

über diese Schaltfläche lässt sich die Ansicht der Kundentabelle mit Spalten, Gruppierfeld usw. in den Anfangszustand versetzen

Mit der Betätigung von Ansicht ändern öffnet sich das Fenster Tabellenansichten erstellen/ändern in der zunächst alle vorhandenen Ansichten aufgelistet werden. Von hier aus ist es möglich :

• Ansichten neu zu erstellen
• Ansichten zu löschen
• Ansichten zu kopieren
• den Status einer Ansicht zu ändern (Standard)

Mit wird eine neue Ansicht hinzugefügt. Zu dieser ist ein Name zu vergeben und optional kann unter Bemerkung eine Beschreibung eingetragen werden, die der besseren Unterscheidung bei ähnlich lautenden Ansichten ermöglicht. Nach dem Speichern wird diese Ansicht in die Liste übernommen und steht zukünftig im entsprechenden Menü für die Auswahl zur Verfügung (siehe folgende Abbildungen).

Nach dem Erstellen einer Ansicht kann man diese jeweils aus dem Menü auswählen und anpassen. Über Spalten definieren werden die erforderlichen Spalten (Datenfelder) definiert. In Abhängigkeit vom Anwendungsfall werden die dazu notwendigen Felder eingebunden. Diese Einstellung bleibt für jede der Ansichten bis zur nächsten Änderung erhalten und wird in der Datenbank gespeichert.

Standardansicht ändern

Festlegen der Standard-Ansicht

Die Standardansicht ist die Tabellenansicht, mit der InfoAgent standardmässig aufgerufen wird. In der Konfigurationsmaske können Sie festlegen ob InfoAgent mit der Kunden- oder der Vertragsverwaltung startet. Nach der Installation von InfoAgent ist als einzige Ansicht die Ansicht Standard (Vorlage) vorhanden. Darauf bauen später alle hinzugefügten, benutzerdefinierten Ansichten auf.

Beispiel:

Es wird über Ansicht und Ansicht ändern zunächst wieder die Maske Tabellenansicht ändern/hinzufügen aufgerufen (Kundentabelle). Die aktuelle Standardansicht ist in der Spalte Standard durch ein aktiviertes Auswahlfeld gekennzeichnet. Zur Änderung wird die gewünschte Ansicht in der Liste selektiert und das Auswahlfeld Standard mit der Maus aktiviert (Haken setzen). Über Speichern (Disketten-Icon) wird die Änderung gesichert und danach das Fenster geschlossen.

Fremde Ansicht kopieren

Liste der Tabellenansichten

kopierte Ansicht

In einem Mehrbenutzer-System lassen sich die von anderen Nutzern bereits erstellten Tabellenansichten über die entsprechende Schaltfläche kopieren. Es erscheint eine Liste aller Nutzer, deren Tabellenansichten zur Verfügung stehen.
Mit einem Doppelklick wird die gewünschte Ansicht ausgewählt und zum aktuellen Mitarbeiter kopiert.

Deren Name erscheint bei Ansichtsname, dieser lässt sich ggf. anpassen und muss dann gespeichert werden. Damit wird die Ansicht in die Liste für das entsprechende Menü übertragen. Über Speichern (Disketten-Icon) werden die Änderungen gesichert und das Fenster anschließend geschlossen.

Ansicht löschen

Es besteht auch die Möglichkeit nicht mehr benötigte Tabellenansichten zu entfernen. Diese ist dazu vorher zu markieren. Anschließend wird die Schaltfläche betätigt. Die Sicherheitsabfrage ist zu bestätigen. Damit wird der Eintrag aus der Liste entfernt. Sollte die zu entfernende Tabellenansicht die Standard-Ansicht sein, so ist vorher eine neue Standardansicht zu definieren!

Suche

Nutzen Sie die Suchfunktionen, um in InfoAgent schnell Zugriff auf gespeicherte Informationen zu erhalten. Geben Sie im Feld Schnellsuche z. B. den Namen eines Kunden oder einen Teil davon ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.

Eingabe des Suchbegriffs

Gesucht wird in den Feldern Nachname, Vorname, Zusatz, Anzeigename und Ansprechpartner. Wird die mit dem Pfeil markierte Schaltfläche zusätzlich betätigt, werden Vertragsdetails (Geburtsname, VSNummer, Mehrzweckfeld) in die Suche eingebunden. So ist es möglich, bei Eingabe der VSNummer in das Suchfeld, oder Teilen davon, nach Verträgen suchen zu lassen. Bei der Suche gibt es folgende Varianten:

• Meie - Liste aller Kunden, die mit dieser Buchstabenkombination beginnen
• *meie - Liste aller Kunden, die diese Kombination enthalten, unabhängig von der Position

Eine weitere Möglichkeit zur Schnellsuche besteht über die Funktionstaste F3. Hier werden die selben Felder wie bei der normalen Schnellsuche durchsucht. Alternativ ist die Tastenkombination Shift + F3 möglich. Das Ergebnis erscheint dann in einem eigenen Fenster. Platzhalter beim Suchbegriff sind zugelassen.

Eingabe Parameter

Weiterhin können alle Felder der Kundentabelle zum Suchen verwendet werden. Das Suchfeld ist als Pull-Down-Menü ausgeführt und wird über Feld ausgewählt. Anschließend ist ein Suchparameter einzugeben. Im Beispiel wird im Feld Nachname, und nur in diesem, nach Meier gesucht. Platzhalter beim Parameter (roter Pfeil) sind in der Feld-Suche nicht möglich. Nach Bestätigung mit Enter wird der Datenbestand durchsucht und das Ergebnis in der Kundentabelle dargestellt.

Suchoptionen

Das Konfigurieren der Suche wird über die Datenbankweite Konfiguration realisiert. Wählen Sie dazu Menü Einstellungen -> Konfiguration -> Datenbankweite Konfiguration -> Kundenverwaltung. Folgende Optionen können eingestellt werden:

Standardmodus Schnellsuche

• Aufruf mit Enter

Auswahlmöglichkeiten:

Hauptkontakt

alle Kontakte (Standard)

Standardmodus Schnellsuche

• Aufruf mit Shift + Enter

Auswahlmöglichkeiten:

Hauptkontakt (Standard)

alle Kontakte

Schnellsuche erkennt Umlaute

• Ausführung als Auswahlbox (Checkbox)

Standard (aktiviert)

Ist diese Option gesetzt, dann bezieht InfoAgent bei der Eingabe eines Umlautes diesen in die Schnellsuche ein, z. B. die Suche nach "Müller" sucht auch in Mueller bzw. umgekehrt. Sollten ggf. Performanceprobleme in der Kundensuche auftreten, dann kann man diese Option evtl. experimentell deaktivieren.

Suche nach VS-Nummern

Mit Version 2.9.0.12 wurde in der Kundentabelle die Suche nach VS-Nummern im gesamten Vertragsverlauf implementiert. Die Einstellung dafür wird in der Konfiguration realisiert. Nach Eingabe der VS-Nummer in das Feld 'Schnellsuche' und Drücken von "Strg (rechts) + Enter" wird diese gesucht. Diese Suche erfolgt unter Einbeziehung des Vertragsverlaufs. Das Ergebnis erscheint dann in der Kundentabelle.

Reports

Über das Kontextmenü der Kundentabelle können Sie folgende Reports erstellen:

• Vertragsspiegel (Gruppe 1)
• Angebotsspiegel (Gruppe 1)
• Kundenspiegel (Gruppe 1)
• Besuchsbericht (Gruppe 1)
• Fälligkeitsliste
• Schadenspiegel
• Beitragsübersicht
• Übersicht über Detaildaten KFZ
• Übersicht über Detaildaten Krankenversicherung
• Übersicht über Detaildaten mehrerer Sparten
• Eigene Reports (Gruppe 1)

Das Layout dieser Reports kann hier auch geändert werden. Über das Kontextmenü des Kunden gibt es für jeden speziellen Report eine eigene Schaltfläche zum Ändern. Alle Reports der Gruppe 1 (das sind Reports mit derselben Bereitstellungsart der Reportdaten) lassen sich über die Schaltfläche Report ändern anpassen. Hier ist auch die Erstellung eigener Reports möglich. Mit der Schaltfläche Report drucken kann man alle Reports der Gruppe 1 drucken.

Über das kleine Druckersymbol im Kopf der Kundentabelle (siehe Abb.) können Sie eine Kundenliste drucken. Sie enthält eine Kurzübersicht zu den Kunden, die gerade in der Kundentabelle angezeigt werden.
Über die Schaltfläche Akte in der oberen Menüleiste der Kundentabelle können Sie die Akte des selektierten Kunden öffnen und einen Report zur Akte erstellen.

Druck Kundenliste

Anlage

Mit einem Klick auf Neu im Bereich Kunden der Kundentabelle wird der Assistent für die Kundenneuanlage gestartet. Alternativ ist der Weg über das Menü Start -> Kunden -> Neu möglich.

Der Kontakt ist die Visitenkarte einer Person. Diese gibt es InfoAgent nur einmal. Natürlich kann die gleiche Person mehrmals Kunde sein. Zum Beispiel innerhalb einer Familie und auch noch mit der Firma. Sie würden dann jeweils den gleichen Kontakt als Hauptkontakt auswählen. Die Daten zum Kontakt werden nur einmal erfasst. In InfoAgent wird also ein Kontakt zum Kunden erstellt.

Wählen Sie den Hauptkontakt des Kunden aus der Kontakttabelle aus. Ist der Hauptkontakt in InfoAgent noch nicht vorhanden, dann legen Sie ihn über Neuer Kontakt an.

Damit verzweigt InfoAgent in die Kontaktverwaltung und der Assistent für dessen Neuanlage wird aufgerufen. Kontakte werden InfoAgent von mehreren Modulen benötigt.
Dazu gehören u. a.:

• Kundenverwaltung
• Gesellschaftsverwaltung, Mitarbeiter
• Versicherungsunternehmen, Mitarbeiter

Das Anlegen und Verwalten von Kontakten aus den Modulen ist identisch und unterscheidet sich nur durch den Inhalt (privat, geschäftlich).