Störfall
Einführung
Eine Situation, die den reibungslosen Verlauf eines Vertrages negativ beeinflusst, wird als Störfall bezeichnet. Dieser bezieht sich immer auf den entsprechenden Vertrag. Gekennzeichnet ist jeder Störfall durch einen Grund, der bei dessen Anlage aus dem entsprechenden Menü zugeordnet wird.
Störfall
Die Anlage eines Störfalls lässt sich nur über den Vertragsbereich der Kundentabelle realisieren. In dieser Maske werden die zu diesem Vertrag gehörenden Störfälle angezeigt. Über die integrierte Symbolleiste ist eine effizientere Verwaltung und Bearbeitung der Einträge möglich. Folgende Schaltflächen sind vorhanden:
Schaltfläche | Funktion |
---|---|
Neuer Störfall | neuen Störfall anlegen |
Störfall kopieren | vorhandenen Störfall kopieren und neu speichern |
Störfall öffnen | vorhandenen Störfall zur Bearbeitung öffnen |
Störfall erledigt | nach Wegfall des Grundes, den Status auf erledigt setzen |
Störfall löschen | wenn Status erledigt, kann Störfall hierüber gelöscht werden |
Vertrag öffnen | per Klick zugehörigen Vertrag aufrufen |
Klemmbrett | Eintrag auf dem Klemmbrett zum Störfall hinterlegen |
ELO | öffnet den Ablagepfad in ELO oder legt diesen neu an (wenn noch nicht vorhanden) |
Menü Export | Störfall-Liste als Datei in entsprechendes Format exportieren (csv; xls; xml; Serienbrief; html) |
Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Störfall) im Listenbereich lassen sich die einzelnen Funktionen alternativ aufrufen und nutzen. Mit der Selektion eines Listeneintrages erscheinen im Textbereich des Fensters die zum Störfall eingegebenen Notizen.
Anzeigefilter Unerledigt / Erledigt / Alle
Die Schaltflächen haben folgende Funktionen:
Schaltfläche | Funktion |
---|---|
Unerledigte | nur unerledigte Störfälle anzeigen |
Erledigte | nur erledigte Störfälle anzeigen |
Alle | alle Störfälle anzeigen |
Der zuletzt eingestellte Filter bleibt solange aktiv, bis ein neuer ausgewählt wird. Ist der Grund für die Störung beseitigt, z. B. ein Beitragsrückstand bezahlt, kann der Störfall über die Schaltfläche Störfall erledigen auf den Status erledigt gesetzt werden.
Während der Laufzeit eines Vertrages ist es möglich das mehrere Störfälle auftreten.
Anlage
Klicken Sie dazu in der Menüleiste oder im Kontextmenü des betreffenden Vertrages auf Störfälle. Über die Schaltfläche Neuer Störfall öffnet sich die Eingabemaske, in der Sie dann mit der Eingabe bzw. Auswahl der Daten beginnen können.
Die grau hinterlegten Felder werden aus dem Vertrag übernommen und durch InfoAgent befüllt. Das Editieren durch den Anwender ist somit nicht möglich. Dazu gehören u. a.:
- VS-Nummer
- Name
- Gesellschaft
- Sparte
- Beitrag
- Betreuer
- Vermittler
- VS-Beginn
- VS-Ende
Das Feld interne Störfall-Nr. wird direkt über InfoAgent verwaltet und die ersichtliche Nummer entsprechend der Nummernkreise vergeben. Der Grund wird aus dem identischen Menü gewählt und per Mausklick zugeordnet. Dazu sind hinterlegt:
- Beitragsrückstand
- Betreuerwechsel
- Freistellungsauftrag
- Kfz - Angaben
- Kündigung Gesellschaft
- Kündigung Wechsel
- Kündigung Kunde
- Meldebogen
- Risikowegfall
- Sonstiges
- Tarifanpassung
- Vertragserhöhung
- Vertragsreduzierung
- Widerspruch
Das Feld Frist: ist vorbelegt, der Wert kann aber auch angepasst werden. In die Felder Eingang: und Fälligkeit: tragen Sie das entsprechende Datum entweder von Hand ein oder wählen es aus dem Menü per Assistent. Unter Erledigt: vermerkt InfoAgent selbständig ob und wann ein Störfall als erledigt gilt.
Die Eingabezeile Rückstand: ist bei Gründen wie einem Beitragsrückstand von Interesse, hier trägt man dann den entsprechenden Wert als Zahl ein. Die Formatierung erfolgt automatisch.
Als Sachbearbeiter: übernimmt InfoAgent hier als Standard zunächst den im Vertrag hinterlegten. Über das identisch bezeichnete Menü besteht die Möglichkeit aus allen vorhandenen Sachbearbeitern einen anderen zuzuweisen. Der Bereich Notizen ist als Eingabefeld für Text realisiert. Hier lassen sich zusätzlich Informationen in Textform zum Störfall eingeben. Diese werden ebenfalls gespeichert, lassen sich bei Bedarf editieren und wieder entfernen.
Aus dem geöffneten Störfall ist es direkt möglich, eine Aufgabe oder einen Termin zu diesem zu hinterlegen. Aus dem Menü Kalender der Störfall-Maske wird dazu selektiv der gewünschte Eintrag aufgerufen. Der Abschnitt Termin-/Aufgabenverwaltung beschreibt die detaillierte Vorgehensweise bei der Erstellung von Terminen bzw. Aufgaben zu einem Objekt.
Ist die Termin- oder Aufgabenerfassung beendet, befindet man sich wieder im Modul Störfall. Nach der vollständigen Eingabe aller Daten in die Maske werden diese über Speichern und Schließen gesichert und in die Liste der Störfälle übertragen.
Verwaltung von Störfällen
Das Modul Störfälle wird als Tabelle mit frei definierbaren Spalten dargestellt. Hier lassen sich die vorhandenen Störfälle organisieren und bearbeiten. Der Aufruf erfolgt über die Kategorie Start und dann mit Doppelklick auf das Symbol Störfälle in der Outlook-Leiste. Als zweiter Weg ist der Start über das Menü Start -> Störfälle möglich.
In der hier abgebildeten Übersicht werden die angezeigten Störfälle verwaltet. Dazu sind in der Maske neben einer Symbolleiste zur Bearbeitung und Arbeitserleichterung zwei Anzeigefilter eingefügt. Diese reduzieren den Inhalt der Liste und verbessern gleichzeitig die Übersichtlichkeit. Folgende Schaltflächen stehen in der Symbolleiste zur Verfügung:
Schaltfläche | Bedeutung |
---|---|
Störfall öffnen | vorhandenen Störfall zur Bearbeitung öffnen |
Störfall erledigen | den Status des Störfalls auf erledigt setzen |
Störfall löschen | wenn Status erledigt kann Störfall gelöscht werden |
Vertrag öffnen | per Klick zugehörigen Vertrag aufrufen |
Menü Export | Liste der Störfälle exportieren (Formate: csv; xls; xml; Serienbrief; html) |
Menü Email | E-Mail an Kunde oder an VN versenden |
Kalender | Termine oder Aufgaben zum Störfall anlegen bzw. wieder abrufen |
Klemmbrett | Eintrag im Klemmbrett zum Störfall hinterlegen |
ELO | öffnet den Ablagepfad zum Störfall in ELO oder legt ihn neu an (wenn nicht vorhanden) |
Menü Reports | folgende Reports generieren: Betreuerliste, Gesellschaftsliste, Vermittlerliste |
Alternativ besteht die Möglichkeit diese Funktionen aus dem sogenannten Kontextmenü aufzurufen (siehe Screenshot). Die Funktion Reports ist hier nicht implementiert.
Ansicht definieren
Über diesen Befehl aus dem Kontextmenü lassen sich die darstellbaren Spalten (Felder) anpassen. Nach Aufruf der Funktion erscheint das Fenster Spalteneinstellungen.
Hier sind unter Spaltenname alle darstellbaren Felder aufgelistet. Bei Sichtbar befindet sich für jedes Feld eine Auswahlbox. Mit dessen Aktivierung per Mausklick wird es ohne Verzögerung in der Tabelle angezeigt. Bei Deaktivierung einer Box wird die entsprechende Spalte der Tabelle wieder ausgeblendet.
Die festgelegten Spalteneinstellungen bleiben solange erhalten, bis diese erneut verändert werden.
Anzeigefilter Gruppe / Eigene
Anzeigefilter Unerledigt / Erledigt / Alle
Ist der Grund für die Störung beseitigt, z. B. ein Beitragsrückstand bezahlt, kann der Störfall über die entsprechende Schaltfläche auf den Status 'erledigt' gesetzt werden.
Export
Um eine vorhandene Störfall-Liste zur weiteren Bearbeitung nutzen zu können, ist in InfoAgent eine Export-Funktion vorhanden (Kontextmenü oder Toolbar). Die angezeigten Daten werden dabei in eine externe Datei übertragen. Folgende Export-Typen werden unterstützt:
- XML
- CSV
- Html
- Serienbrief in Word
- Excel
Nach Auswahl vom Export-Typ öffnet sich die Maske Speichern unter. Der Dateityp (Export-Typ) ist fest vorgegeben und nicht änderbar. Unter Dateiname wird die Bezeichnung für die Export-Datei vergeben und mit Speichern gesichert. Über Abbrechen kann man den Vorgang vorher verwerfen, z. B. um den Export-Typ zu ändern oder die Liste durch Setzen eines Filters anzupassen.